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Die Tätigkeiten einer One-Person Librarian

Garantiert 10.9.2003, Jürgen Plieninger, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Jürgen Plieninger: Die Tätigkeiten einer One-Person Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.8.4)

Weiter oben wurde bemerkt, dass die Tätigkeiten einer One-Person Librarian so sehr variieren wie die Aufgabenstellungen der verschiedenen OPLs, in denen sie tätig sind. Daher soll hier nicht auf die speziellen Inhalte der Tätigkeit von One-Person Librarians eingegangen werden, sondern vielmehr auf das, was sie allgemein von anderen Bibliothekarinnen unterscheidet. Was ist das besondere Profil der Tätigkeit in einer OPL, was die besondere Leistung, die hier erbracht wird? Dies soll in den Aspekten

Selbstmanagement,

Zeitmanagement und Planung,

Personalmanagement und

Veränderungsmanagement

dargestellt werden.

Selbstmanagement

Jürgen Plieninger: Selbstmanagement (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.8.4.1)

Die richtige Einstellung zur Arbeit, die richtige Motivation, um die OPL voranzubringen, die Fähigkeit, richtig zu planen und Akzeptanz für die Pläne bei der Leitungsebene zu gewinnen, um die Pläne dann adäquat umzusetzen, dabei Rückschläge, Stress, Unterbrechungen aller Art auszuhalten, ohne den roten Faden aus den Augen zu verlieren – all dies sind Facetten des Selbstmanagements.

Die typische Situation in einer OPL besteht darin, dass tendenziell zu viel Arbeit vorliegt, dass der Anfall von Arbeiten nicht so planbar ist wie in anderen Bibliotheken und dass folglich nicht nur verschiedene Arbeitsvorgänge gegeneinander abgewogen werden müssen, sondern das Ranking der zu erledigenden Aufgaben sich ständig ändert. Man muss richtig auf aktuelle Anforderungen von außen reagieren (und sie manchmal auch ablehnen!) und kurz- und langfristige Tätigkeiten in einem guten Verhältnis zueinander durchführen. Selbstmanagement kann unter diesen Rahmenbedingungen nur heißen, dass man in der Lage ist,

mit den offenen und versteckten Anforderungen der Tätigkeit produktiv umzugehen,

mit den eigenen Ressourcen zu haushalten,

seine Tätigkeit nicht nur kurzfristig, sondern auch mittel- und langfristig auszurichten und

mit den versteckten Fallen, welche die Tätigkeit bietet, umzugehen.

Nicht nur sind die Anforderungen vielfältig, oftmals handelt es sich um konkurrierende Anforderungen, welche an eine One- Person Librarian gestellt werden und welche mit Hilfe von knappen Ressourcen erledigt werden müssen. Daher gehört beispielsweise das Nein-Sagen zu einer wichtigen Fähigkeit der One-Person Librarian, denn Dienstleistungsorientierung bedeutet nicht, dass man willfährig alles ausführt, was als Anforderung von außen kommt! Das wird schon allein dadurch verhindert, dass man gar nicht über die Runden käme und schnell ausgebrannt wäre, wollte man alles erledigen, was einem angetragen wird. Also heißt das Motto nicht: Alles ausführen, sondern den jeweiligen Anforderungen in spezifischer Art und Weise gerecht zu werden bzw. Überforderungen diplomatisch ablehnen. Zum Nein-Sagen gehört übrigens bereits, dass man nur im Ausnahmefall Überstunden macht und ansonsten versucht, mit Effizienz und Zielgerichtetheit in der normalen Arbeitszeit so viel und so gut als möglich die Dinge erledigt.

Zuletzt soll noch der Gesichtspunkt angeführt werden, dass jeder Job Fallstricke bietet. Manche liegen nicht offen da, manches Mal stolpert man auch zweimal über denselben!

Einer der gängigsten Fallstricke besteht darin, „noch schnell“ Dinge fertig zu machen und auf diese Weise langsam Überstunden aufzubauen. Hier sollte man mit sich selbst klar umgehen, das Zeitlimit einhalten und ansonsten bei Überlastung überlegen, wie man planerisch mit dieser Situation umgeht, beispielsweise indem man Dienste rationalisiert oder abbaut. Vielleicht sollte man noch erwähnen, dass bei dem intensiven Arbeitsalltag in einer OPL auch die Freizeit notwendig ist. Mit einem steigenden oder gleich bleibenden Überstundenvolumen und dennoch hohen Arbeitsanforderungen von außen begibt man sich in die Gefahr, ausgebrannt zu werden („burn out-Syndrom“).

Checkliste Selbstmanagement

bin ich langfristig gesehen an meinem Arbeitsplatz mit mir selbst im Reinen?

wenn nein, woran liegt es, was muss ich ändern, um zufrieden arbeiten zu können?

Arbeite ich in einem richtigen Rhythmus von Anspannung und Entspannung?

Wo kann ich Arbeiten delegieren, rationalisieren, outsourcen (d.h. nach außen vergeben)?

Wo entstehen neue Anforderungen (Bedürfnisse von Benutzern, Entwicklungen im Angebot, technische Entwicklungen), auf die ich in irgendeiner Form reagieren muss, wenn nicht morgen, dann übermorgen?

wo habe ich, wo entstehen Lücken in meiner Kompetenz, die ich durch Fortbildung schließen muss?

Wo kann ich Informationen und Leistungen erhalten, die ich selbst nicht oder nur mit großem Aufwand erstellen kann? Was muss ich dafür im Gegenzug leisten? (Netzwerkgedanke)

 

Zeitmanagement und Planung

Jürgen Plieninger: Zeitmanagement und Planung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.8.4.2)

Ist Zeitmanagement das dasselbe wie Selbstmanagement? Ist das nicht so eine amerikanische „How to“-Strategie, wo einem beispielsweise gesagt wird, dass man kein Papier zweimal anfassen soll? Oft wird es so vermittelt, aber es geht um mehr!

Ten Myths About Time

  1. Myth: Time can be managed.
    Truth: Activities are managed, not time itself.

  2. Myth: The longer and harder you work, the more you accomplish.
    Truth: Its better to work effectively.

  3. Myth: If you want something done right, do it yourself.
    Truth: Delegating is good if done properly, and for an OPL delegating is necessary.

  4. Myth: You are not supposed to enjoy work.
    Truth: If you do not enjoy what you are doing, you will just become frustrated and feel as if you are always behind.

  5. Myth: We should take pride in working hard.
    Truth: Librarians should take pride in working smart.

  6. Myth: You should try to do the most in the least amount of time.
    Truth: It is better to do it right.

  7. Myth: Technology will help you do it better and faster.
    Truth: Technology can speed up routine stuff but not creative work.

  8. Myth: Do one thing at a time.
    Truth: Use your multi-level, multi-tasking abilities (or lose them).

  9. Myth: Handle Paper only once.
    Truth: This is an impossible and unnecessary rule. (What planet do they live on?)

  10. Myth: Get more done, and you will be happier.
    Truth: No, you will just get more done.

aus: Siess (2001), S. 68 f.

Sie merken, worum es sich handelt? Es geht um einen ganzheitlichen Blick auf die Aufgaben, nicht primär um Methoden, etwas schneller und effektiver zu erledigen. Dies ist vielleicht der Schlüssel zu dieser Problematik: Effektivität (als die Fähigkeit, eine Aufgabe rationell und schnell zu erledigen) ist gut, Effizienz (als die Fähigkeit, insgesamt eine „schlanke“ Linie der Erledigung von Aufgaben herzustellen) ist besser. Deshalb gehört auch der Begriff der Planung in jede Behandlung des Themas Zeitmanagement: Was könnte besser sein, Aufgaben so zu planen, dass sie optimal und zur rechten Zeit ausgeführt werden, mit den richtigen Ressourcen und durch die richtigen Kräfte? Dazu gehört übrigens auch das richtige Timing des Arbeitsalltags: Man sollte ruhige Abschnitte des Tages für Arbeiten nutzen, welche Konzentration und Konstanz erfordern und sich solche Arbeiten eben nicht für Perioden vornehmen, in der es in der Bibliothek „rund“ geht! Hier kann man beispielsweise besser seine E-Mails durchsehen. Weiter ist wichtig, Prioritäten zu setzen und Dinge nicht zu verschleppen. Wer wichtige Dinge liegen lässt, fühlt sich nicht gut und hat womöglich noch Folgearbeiten, falls beispielsweise Fristen versäumt wurden. Hier kommt auch die Erfordernis einer guten Unterstützung durch leistungsfähige Office-Programme und EDV-Tools zum Tragen, welche einen Dinge nicht vergessen lassen, Anforderungen und Tätigkeiten gut dokumentieren und fällige Arbeiten anmahnen. Wie ausgefuchst und umfangreich dies sein muss, das muss jede Kollegin für sich entscheiden, erfahrungsgemäß hat jede ihr eigenes System, Aufgaben zu dokumentieren und zu erledigen.

Hilfreich im Bereich des Zeitmanagements ist noch der Gedanke der Projektplanung und -durchführung. Man sollte immer einige Projekte planen und durchführen, um die OPL vorwärts zu bringen. Was könnten das für Projekte sein? – Einführung von EDV, Einrichtung eines CD-ROM-Servers, Retrokatalogisierung, Umzug, Veränderungen des Bestandes, Erstellung eines Schulungskonzepts, Erstellung eines Intranets und vieles andere mehr könnte Gegenstand eines Projektes sein. Projekte haben den Vorteil, dass Sie sie selbst mobilisieren, Sie können aber auch in Ihrer Organisation dafür werben, Mittel einwerben, Hilfe mobilisieren. Nicht zuletzt eignen sich Projekte hervorragend für die Selbstdarstellung, bilden die Rosinen in Ihrem Jahresbericht, der ansonsten vom Allgemeinen und Wiederkehrenden handelt, was niemanden so recht interessiert!

Checkliste Zeitmanagement:

Planung nicht vergessen

Prioritäten setzen

Aufgaben ablehnen

Aufgaben aufgeben, Ausschau halten nach „white elephants“ (Keiser), d.h. Arbeiten, welche nicht (mehr) notwendig sind

mit einem Optimum an Ressourcen im EDV-Bereich arbeiten, unnötigen Zeitaufwand vermeiden

rationalisieren: Arbeitsprozesse standardisieren, Anleitungen erstellen, (teil-)automatisieren oder ggf. delegieren

Aufgaben nicht verschleppen

Personalmanagement

Jürgen Plieninger: Personalmanagement (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.8.4.3)

Vielleicht mag das etwas seltsam anmuten, dass in einer One-Person Library auch Personalmanagement notwendig sein soll, nichtsdestotrotz ist die OPL bevölkert von vielen hilfreichen Geistern, welche der Fachkraft zur Hand gehen: Non-Professionals wie Aufsichts- und Verwaltungskräfte, wissenschaftliche Hilfskräfte, Ehrenamtliche, Praktikantinnen und Praktikanten, Studierende und Schüler, die zu Urlaubs- und Semesterferienzeiten ein Zubrot verdienen, ABM-Kräfte, Sozialhilfeempfänger und Asylanten und nicht zuletzt jene Kräfte, die eigentlich woanders „im Haus“ angestellt sind, aber zeitweise in der Bibliothek mitarbeiten.


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