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10 Zeitspar-Tipps für den Büroalltag

18.7.2012, Ursula della Schiava-Winkler, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Personal-Expertin Ursula della Schiava-Winkler gibt Ihnen Tipps in diesem Auszug aus der Fachbroschüre „Zeitmanagement für Frauen”.

Tipp 1: Den Überblick bewahren und Zeit gewinnen

Am Gipfel des Berges mit der Rundumsicht in die umliegenden Täler stellt sich das Gefühl der Freiheit und der Ruhe ein. Sie bekommen in dieser Situation Abstand zu dem stetigen Tun und Handeln und erkennen aus jener Perspektive Zusammenhänge. So bewahren Sie sich den Blick fürs Wesentliche.

Tipp 2: Zusagen oder Absagen?

Viele Menschen geraten unter Zeitdruck, weil es ihnen zunächst angenehmer erscheint, zuzusagen. Je näher der Termin rückt, desto unangenehmer wird die Zusage dann aber. Häufige Folge ist ein kurzfristiges Absagen. Schnell erntet man aber dadurch den Ruf der Unzuverlässigkeit.

Tipp 3: Aufschieberitis ade

Es gibt unterschiedliche Grundeinstellungen: Entweder erledigen Sie Unangenehmes sofort, oder Sie warten, bis es sich von selbst erledigt oder eskaliert. Unangenehmes hat selten die Eigenschaft, dass es sich transformiert und Sie es doch als angenehm erleben können. Was Sie allerdings wirklich tun können: Fragen Sie sich nach dem Nutzen dieser Situation und leiten Sie Ihre persönlichen Lernschritte daraus ab.

Tipp 4: Beobachten Sie sich wie ein Luchs

Wenn Sie ein paar Tage lang aufschreiben, womit Sie Ihre Zeit verbracht haben, dann werden Sie unweigerlich Verbesserungsmöglichkeiten finden. Das muss nicht minutengenau sein. Eine viertel- bis halbstündliche Darstellung reicht, um Erkenntnisse zu gewinnen.

Tipp 5: Die Zeit gerecht verteilen

Erschaffen Sie genaue Zeiten für sich selbst, die Sie sich gut einteilen und wenn es sein muss auch verteidigen. Außerdem sollten Sie Ihre Zeit unterteilen in jene für die Familie und jene für die Arbeit, für Kunden, Kollegen und andere Geschäftspartner. Es gilt, immer erreichbar zu sein - das sollten aber nur diejenigen beachten, die sich dadurch nicht belastet fühlen.

Tipp 6: Zuerst den großen Berg abarbeiten

Wenn Sie die großen Brocken zuerst erledigen, dann findet sich meist nebenbei noch Zeit für die kleineren Aufgaben. Psychologisch fällt das Starten mit einer großen Aufgabe im Tages- und Wochenablauf schwerer, weil immer weniger Zeit übrig bleibt.

Tipp 7: Gleiches mit Gleichem erledigen

Versuchen Sie, gleichartige Tätigkeiten gebündelt zu verrichten, das heißt beispielsweise nur zwei bis drei Mal am Tag die Emails abzurufen und dann deren Beantwortung möglichst am Stück zu abzuarbeiten. Fassen Sie alle Telefonate in einen Block zusammen, um diese nicht nur gesammelt, sondern auch in einem sinnvollen Zeitraum und bei guter Erreichbarkeit zu erledigen.

Tipp 8: Geübte Routinearbeiten erlauben Multitasking

Routinearbeiten, die ohne bewusste Konzentration ablaufen, können durch andere Tätigkeiten ergänzt und so die Zeit intensiver genutzt werden. Genau an solchen Stellen ist Multitasking sinnvoll.

Tipp 9: Rasch entscheiden spart Zeit

Versuchen Sie, Dinge nur einmal in die Hand zu nehmen und möglichst schnell zu entscheiden, ob eine Erledigung rasch oder terminisiert erfolgen muss oder ob die Aufgabe möglicherweise delegierbar ist. Häufig beschäftigt man sich mehrfach mit einem Vorgang, weil beim ersten Mal schlichtweg keine klare Entscheidung gefällt wurde wurde. Mit einer klaren Entscheidung aber vermeiden Sie Doppelarbeiten.

Tipp 10: Erreichbarkeit selbst steuern

Entscheiden Sie bewusst, wann und wo Sie erreichbar sein wollen und in welchen Situationen das nicht der Fall sein sollte.

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