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Auf dem Weg zum webbasierten Geschäftsgang in Bibliotheken

Garantiert 26.3.2013, Andreas Mittrowann, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Andreas Mittrowann: Auf dem Weg zum webbasierten Geschäftsgang in Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2013, Abschn. 2.2.1)

Literatur

Andreas Mittrowann: Literatur (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2013, Abschn. 2.2.1.0)

Jochimsen, Hanno: Ein virtuell integrierter Geschäftsgang. In: Wätjen, Hans-Joachim (Hrsg.): Perspektiven für Bibliotheken, Wissenschaft und Kultur; Festschrift zum 60. Geburtstag von Hermann Havekost / bis, Bibliotheks- und Informationssystem der Universität Oldenburg. Hrsg. von Hans-Joachim Wätjen.– Oldenburg: BIS-Verl., 1995

Meyer, Anke Verena: Netzpublikationen: Geschäftsgang und Verfügbarmachung / von Anke Meyer. – Berlin: Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin, 2007. – 112 S. – (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft; 210)

Siebert, Irmgard: Integrierte Buchbearbeitung – noch immer ein Phantom? Erfahrungen aus der UB Marburg und der UB Essen. In: Bibliotheksdienst. Jg. 34 (2000), S. 234–242.

Problemstellung

Andreas Mittrowann: Problemstellung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2013, Abschn. 2.2.1.1)

Die Kundenerwartungen an Öffentliche Bibliotheken steigen ständig: Nach dem Vorbild der kommerziellen Dienstleister in Innenstädten, auf der grünen Wiese vor der Stadt oder im Internet erwarten Bibliotheksnutzer schnellen und freundlichen Service, attraktive und aktuelle Medienbestände und ergänzende Dienstleistungen. Mit ihrem Tochterunternehmen divibib hat die ekz.bibliotheksservice bereits bewiesen, dass sich das Modell der Ausleihe von qualitätsgesicherten Beständen auch auf das digitale Zeitalter übertragen lässt (www.onleihe.net). Der komplette Wandel hin zu digitalen Medien ist allerdings noch längst nicht vollständig vollzogen. Ganz im Gegenteil: Körperliche Medien werden auch mindestens in den nächsten zehn Jahren noch den größeren Teil der Medienakquisitionen in Öffentlichen Bibliotheken ausmachen.

Effizienzgewinne der vergangenen Jahre

Andreas Mittrowann: Effizienzgewinne der vergangenen Jahre (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2013, Abschn. 2.2.1.2)

Gerade vor diesem Hintergrund bleibt die Frage: Wie können die körperlichen Medien sachgerecht und noch schneller das Neuerwerbungsregal und den Kunden erreichen? Die in den 1970er und 1980er Jahren erbrachten Zeitgewinne durch die Einführung integrierter Softwarelösungen waren bereits beeindruckend und haben Vorteile erzielt, die für die vorherigen Generationen von Bibliothekaren kaum vorstellbar waren: Daten nur einmal erfassen für Erwerbung, Katalogisierung und Ausleihe, automatische Bestell- und Lieferroutinen, Reklamationsmanagement und eine deutliche erhöhte Transparenz für die Kunden sind nur einige der Schlagwörter aus der Diskussion um den integrierten Geschäftsgang in Bibliotheken. Die ekz hat als Komplettanbieter für Bibliotheken ihrerseits auf der Lieferantenseite in den vergangenen Jahren weitere entscheidende Schritte unternommen: Die internen Bearbeitungszeiten konnten signifikant gesenkt werden. Ganz im Sinne des „lean management“ wurden Prozesse und Bausteine in Medienbearbeitung, Versand und Fakturierung auf die Probe gestellt, kritisch hinterfragt, Prozessschleifen eliminiert und die Transparenz über die täglich und monatlich zu erreichenden Ziele für die Mitarbeiter deutlich erhöht. Hinzu kamen verbesserte Kommunikations- und Teamstrukturen, so dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Medien heute zwischen 24 und 72 Stunden liegt – das ist so schnell, dass die Lieferanten der ekz wiederum an ihren Prozessen arbeiten müssen, um eine entsprechend schnelle Zulieferung in ihrer Rolle als Verlage oder Sortimenter zu gewährleisten.

Schließlich muss konstatiert werden, dass sich der Personalspiegel in Öffentlichen Bibliotheken während der vergangenen 20 Jahre konsequent nach unten bewegt hat. Öffentliche Bibliotheken müssen überlegen und entscheiden, wo sie vor dem Hintergrund dieser veränderten Rahmenbedingungen ihre Prioritäten setzen wollen und wo entsprechende weitere Rationalisierungspotenziale liegen.

Lösungen gemeinsam erarbeitet

Andreas Mittrowann: Lösungen gemeinsam erarbeitet (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2013, Abschn. 2.2.1.3)

So stellte sich Anfang 2006 die Frage: Was kann in den Bibliotheken selbst noch unternommen werden, um Potenziale zur Verschlankung und Beschleunigung aufzufinden und zu nutzen? Welche gewohnten Handlungsweisen müssen verändert werden, um den Mediendurchfluss effizienter zu gestalten? Wie muss das Zusammenspiel zwischen den Dienstleistungen der ekz und den in den Bibliotheken installierten Software-Lösungen verbessert werden? Diese Fragen können nur im Zusammenspiel mit den Kunden beantwortet werden und so fand in Reutlingen ein erster Workshop mit zehn Bibliotheken unterschiedlicher Größenordnungen und jeweils individuellen Ablaufprozessen vor Ort statt. Hinzu kam der Einsatz diverser unterschiedlicher Softwarelösungen. Die eingehenden Analysen der jeweiligen Geschäftsgänge und die Diskussionen zwischen den Teilnehmern erbrachten im Kern die folgenden Ergebnisse:

  • Die Geschäftsgänge in allen Bibliotheken sind durch häufige Medienbrüche gekennzeichnet, von der Sichtung des Medienmarktes bis zum Einfügen der Medien in den Bestand und zur Rechnungsfreigabe.

  • Gewechselt wird zwischen Printmedien (Informationsdienst „ID“ der Lektoratskooperation, Börsenblatt des Buchhandels, Bestell-, Liefer- und Reklamationslisten, Lieferscheine, Rechnungen) sowie zwischen den proprietären lokalen DV-Systemen und webbasierten Diensten (ekz Online-Shop, Amazon, jpc etc.). Diese Sprünge und die damit verbundenen Brüche sind zeitaufwändig und bergen die Gefahr von unnötiger Mehrarbeit sowie Erfassungsfehlern.

  • Hinzu kommen weitere Supportsysteme wie EDIFACT / Z.39.50, Fax oder E-Mail.

Die Komplexität und die Medienbrüche gehen einher mit einer organisatorischen Herausforderung, die gekennzeichnet ist durch die verschiedenen Verantwortlichkeiten von Lektoren für diverse Sachgebiete sowie die Trennung von Auswahl- und Bestellmanagement in vielen Häusern: Wer die Medien auswählt, ist nicht unbedingt auch verantwortlich für die Eingabe der Bestelldaten. Eine entsprechende Lösung für die Medienbrüche muss diese Situation berücksichtigen. Erkenntnis: Ein einheitlicher und webbasierter Geschäftsgang ist grundsätzlich möglich. Als Vision im Workshop entstand so schließlich die Idee eines Webmoduls, in dem der weit überwiegende Teil der oben genannten Prozessschritte zusammengefasst wird. Funktionalitäten für die optimalen Abläufe wurden im Workshop abschließend vordefiniert.

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