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Benutzen Sie ein Zeitplantool?

18.7.2012, Kerstin Ratzeburg, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Planen Sie Ihre Vorhaben oder lassen Sie sich verplanen? Benutzen Sie ein Zeitplantool oder versuchen Sie, alle Vorhaben nur in Ihrem Kopf zu managen? Haben Sie sich immer mal wieder mit einer Zeitplanung versucht und dann doch wieder aufgegeben?

Unser Tipp: Starten Sie zunächst mit einer Tagesplanung und nutzen Sie ein Zeitplantool, das individuell zu Ihnen passt.

Erstellen Sie Zeitpläne!

Bevor Sie starten, vorab die "Erlaubnis", im Sinne von Seneca achtsam mit sich und Ihrer Zeit umzugehen: "Etwas von Deiner Zeit nimm auch für Dich" und das 10 - 30 Minuten am Tag!

Wenn noch nicht getan, beginnen Sie die Planung zunächst mit der Erstellung von Tagesplänen, weil ...

  • ein Tag überschaubarer ist als eine Woche, ein Monat oder gar ein Jahr.
  • Sie jeden Tag mit einer neuen Planung starten können, wenn die vorherige wenig erfolgreich war.
  • Sie damit eine gute Grundlage für die Planung größerer Zeiträume haben.
Weniger zu verplanen bringt erfahrungsgemäß viel, viel mehr! Und: Planung bedeutet Zeitersparnis! Nehmen Sie sich dafür täglich 5-10 Minuten.

Unser Tipp: Verplanen Sie maximal 60-70% der zur Verfügung stehenden Zeit und halten Sie jeweils 15-20% für spontane und einem 8-Stunden-Tag ungefähr 5 Stunden.

Ein Hilfsmittel dazu ist die sog. ALPEN-Methode:

  • A lle Aufgaben notieren
  • L änge schätzen
  • P ufferzeiten einplanen
  • E ntscheidungen treffen
  • N achkontrolle

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Planung auch Ihre persönliche Leistungskurve. Im Leistungstief empfehlen wir die Erledigung von Routinetätigkeiten.

Vielleicht erinnern Sie sich an die Übersicht mit den abzuschließenden und offenen Tätigkeiten aus dem vorherigen Newsletter. Diese können Sie für Ihre Tagesplanung ganz einfach abwandeln:

Uhrzeit Tätigkeit
(am Tag abzuschließende Tätigkeiten)
to do- Liste
(offene Tätigkeiten für Folgetage)
... ... ...

Überprüfen Sie Ihre Planung in regelmäßigen Abständen und korrigieren Sie mutig, wenn es Ihnen nötig erscheint. Im nächsten Schritt können Sie eine Wochen- oder gar Jahresplanung ausprobieren.

Nutzen Sie individuell passende Zeitplantools!

Für eine erfolgreiche Planung wählen und nutzen Sie am besten einen zu Ihnen passenden Zeitplaner! Das ist umso wichtiger, je mehr Sie dazu neigen, ...

  • bei Ihrer Planung eher intuitiv vorzugehen.
  • sich eher auf Ihr Gefühl statt auf Ihre Uhr zu verlassen.
  • sich bei der Einschätzung der Dauer Ihrer Tätigkeiten schwerzutun.
  • Störungen, Unterbrechungen und Zeitdiebe „willkommen zu heißen“.
  • nicht langfristig zu planen.
  • keine Prioritäten zu setzen, weil Ihnen viele Dinge gleich wichtig sind und Sie am liebsten alles gleichzeitig tun.
  • Zeitplanbücher / Kalender lästig zu finden, es sei denn, sie sehen "schön" aus.

Passende Zeitplantools können einzeln oder in Kombination sein:

  • Laptop bzw. PC
  • Kollegeblock mit Jahreskalender
  • Kalender mit künstlerisch gestaltetem Einband und ggf. mit Zwischenseiten aus Bildern oder Zitaten
  • Post-it™-Blöcke in verschiedenen Formen und Farben
  • DIN A6- / 5- / 4-Buch mit Rand und ggf. weiteren Spalten, häufig auch angeboten mit dem Corporate Design Ihrer Organisation
  • Smartphone
  • Filofax-Organiser
  • Familienplaner

Alle Tools finden Sie im Internet, in einem gut sortierten Fachhandel oder auch in größeren Buchhandlungen.

Und noch einmal zum Abschluss: Gönnen Sie sich Auszeiten - größere und viele kleinere zwischendurch im Sinne von:

„Will mich die Arbeit unterkriegen, bin ich beleidigt, lass' sie liegen – und freu' mich über meinen Mut: denn manchmal liegt sie da auch gut!“
(unbekannt)

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