Hans-Christoph Hobohm: Bereiche operativen Managements: Büromanagement (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und
Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.1.2)
Ein
wesentlicher Aspekt operativen Managements wird ebenso immer wieder
vernachlässigt, weil er so allgegenwärtig ist, dass alle glauben sie
beherrschten ihn. Auf die Bedeutung der „Logistik im Büro“ hat in letzter
Zeit medienwirksam Edith Stork hingewiesen und damit darauf aufmerksam
gemacht, dass Sekretariatsarbeit, Ablage und Büroorganisation auch im
Zeitalter des PCs wichtige Komponenten des Arbeitsalltags sind. Organisation
und „Aufgeräumtheit“ im Büro ist nicht nur ein Kosten- und Zeitfaktor,
sondern kann auf das ganze Unternehmen ausstrahlen. Wie oft begegnet einem
nicht das Bild des Sekretariats, das die Seele des Geschäfts ist und ohne
das „nichts läuft“.
Es gehört zu den Pflichten der Leitungspersonen, sich über gute
Sekretariatsarbeit bewusst zu sein, um diese effektiv im Sinne der gesamten
Bibliothek einsetzen zu können. Selbst ohne eigenes Sekretariat – wie in
einer OPL – sind dessen Funktionen wie Steuerung der Kommunikationswege,
Terminkontrolle, Ablage etc. äußerst wichtig. In allen Ebenen von
Unternehmen wird stillschweigend vorausgesetzt, dass man Büromanagement,
Aktenverwaltung, Ablage und Archivierung beherrscht. Nur in den wenigsten
(zunehmend weniger) Fällen kann man es tatsächlich an die professionelle
„Sekretärin“ delegieren. Und selbst wenn man in dieser glücklichen Lage ist,
sollte man wissen, wie das optimale Büro aussieht, um die Professionalität
des Vorzimmers einschätzen und ggf. steuern zu können.
Gutes Büromanagement kann enorme Ressourcen freisetzen: an „Zeit
– Raum und Kultur“ (Stork, 24). Bedenkt man z.B. – wie Edith Stork uns
vorrechnet –, dass jede Ablage eines Blattes in einem Ordner ca. 0,20 Euro
kostet und zusätzlich ca. 10 %–15 % der Arbeitszeit jeden Mitarbeiters
darauf verwendet wird, Dokumente zu suchen, neu auszudrucken oder zu
ersetzen, so wird schnell ersichtlich, welche Ressourcen durch Chaos im Büro
verschwendet werden können.
Ein einheitliches Ablagesystem, ohne viele Schnörkel in erster
Linie nach den drei Bereichen „Administration“, „Projekt“ und
„Dokumentation“ und ansonsten nach dem Alphabet geordnet, sichert
bereichsübergreifenden Informationsfluss und Einsatzbereitschaft auch im
Vertretungsfall. Bürologistik ist also keineswegs nur Individualsache,
sondern bibliotheksweite Managementaufgabe. Wer kennt nicht die Akten- und
Postberge, die jedem Mitarbeiter die Urlaubserholung bei Arbeitsbeginn
sofort zunichte machen. Eine für alle ersichtliche (wenn nicht verbindliche)
Systematik der Ablage würde z.B. die im Qualitätsmanagement so wichtige
Funktion der Vertretung zumindest im Routinebereich erleichtern und damit
Ressourcen und Arbeitsklima schonen.
Tabelle 1: Beispiel für ein Ablagesystem nach Stork
Administration |
Projekte A-Z |
Dokumentation |
Haushalt |
Abwicklung |
Adressen |
Korrespondenz |
Anträge |
Fachliteratur (Aufsätze) |
Kostenrechnung |
Konzepte |
Planungspapiere (KGSt, WR) |
Mieten |
Meilensteine |
Sekretariatsschriften |
Rechnungen |
Veranstaltungen |
Werbeprospekte |
Reisekosten |
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