Hans-Christoph Hobohm: Bereiche operativen Managements: Büromanagement (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.1.2)

Ein wesentlicher Aspekt operativen Managements wird ebenso immer wieder vernachlässigt, weil er so allgegenwärtig ist, dass alle glauben sie beherrschten ihn. Auf die Bedeutung der „Logistik im Büro“ hat in letzter Zeit medienwirksam Edith Stork hingewiesen und damit darauf aufmerksam gemacht, dass Sekretariatsarbeit, Ablage und Büroorganisation auch im Zeitalter des PCs wichtige Komponenten des Arbeitsalltags sind. Organisation und „Aufgeräumtheit“ im Büro ist nicht nur ein Kosten- und Zeitfaktor, sondern kann auf das ganze Unternehmen ausstrahlen. Wie oft begegnet einem nicht das Bild des Sekretariats, das die Seele des Geschäfts ist und ohne das „nichts läuft“.

Es gehört zu den Pflichten der Leitungspersonen, sich über gute Sekretariatsarbeit bewusst zu sein, um diese effektiv im Sinne der gesamten Bibliothek einsetzen zu können. Selbst ohne eigenes Sekretariat – wie in einer OPL – sind dessen Funktionen wie Steuerung der Kommunikationswege, Terminkontrolle, Ablage etc. äußerst wichtig. In allen Ebenen von Unternehmen wird stillschweigend vorausgesetzt, dass man Büromanagement, Aktenverwaltung, Ablage und Archivierung beherrscht. Nur in den wenigsten (zunehmend weniger) Fällen kann man es tatsächlich an die professionelle „Sekretärin“ delegieren. Und selbst wenn man in dieser glücklichen Lage ist, sollte man wissen, wie das optimale Büro aussieht, um die Professionalität des Vorzimmers einschätzen und ggf. steuern zu können.

Gutes Büromanagement kann enorme Ressourcen freisetzen: an „Zeit – Raum und Kultur“ (Stork, 24). Bedenkt man z.B. – wie Edith Stork uns vorrechnet –, dass jede Ablage eines Blattes in einem Ordner ca. 0,20 Euro kostet und zusätzlich ca. 10 %–15 % der Arbeitszeit jeden Mitarbeiters darauf verwendet wird, Dokumente zu suchen, neu auszudrucken oder zu ersetzen, so wird schnell ersichtlich, welche Ressourcen durch Chaos im Büro verschwendet werden können.

Ein einheitliches Ablagesystem, ohne viele Schnörkel in erster Linie nach den drei Bereichen „Administration“, „Projekt“ und „Dokumentation“ und ansonsten nach dem Alphabet geordnet, sichert bereichsübergreifenden Informationsfluss und Einsatzbereitschaft auch im Vertretungsfall. Bürologistik ist also keineswegs nur Individualsache, sondern bibliotheksweite Managementaufgabe. Wer kennt nicht die Akten- und Postberge, die jedem Mitarbeiter die Urlaubserholung bei Arbeitsbeginn sofort zunichte machen. Eine für alle ersichtliche (wenn nicht verbindliche) Systematik der Ablage würde z.B. die im Qualitätsmanagement so wichtige Funktion der Vertretung zumindest im Routinebereich erleichtern und damit Ressourcen und Arbeitsklima schonen.

Tabelle 1: Beispiel für ein Ablagesystem nach Stork