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Bereiche operativen Managements: Organisation

Garantiert 23.6.2004, Hans-Christoph Hobohm, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Hans-Christoph Hobohm: Bereiche operativen Managements: Organisation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.1.4)

Wie die Strukturierung und Organisation der Arbeit in den engeren Einzugsbereichen ein Instrument zur Steigerung von operativer Effektivität ist, so gilt dies auch für die Informationseinrichtung als Ganzes. Hierbei sind zwei Perspektiven üblich: die Aufbau- und die Ablauforganisation.

Die klassisch bibliothekarische Aufbauorganisation ist funktional organisiert als stark hierarchische, sog. Linienorganisation, häufig mit den Funktionen („Abteilungen“): Erwerbung, Katalogisierung, Benutzung + Sonderabteilungen und/oder Verwaltung + technische Dienste. Bei zunehmender Größe kommen noch eine Reihe von Stabsstellen wie Personal oder Öffentlichkeitsarbeit hinzu, so dass die Kontrollspanne und damit die Zahl der Hierarchieebenen recht groß werden. Von Linienorganisation wird vor allem wegen des erwähnten Einlinienprinzips gesprochen. Doch schon Henry Mintzberg machte in den 80er Jahren darauf aufmerksam, dass diese rein hierarchische Sichtweise auf die Organisation inadäquat ist. Er beschreibt in seiner „Mintzberg-Struktur“ (dt. 1991) fünf grundlegende Teile aller Organisationen, nämlich die operative Basis, die strategische Spitze, die „Technostruktur“, den „Support“ und die mittlere Linie. Letztere besteht nicht nur aus dem „middle management“ zwischen den Ebenen, sondern steht auch noch zwischen den Flanken „Technostruktur“ und „Support“ und muss deshalb praktisch in alle vier Richtungen vermitteln. Im bibliothekarischen Kontext sind dies typischerweise die Abteilungsleiter, während die operative Basis die Bibliothekare im Nutzerkontakt sind und die „Flanken“ die EDV und Verwaltung (vgl. Stueart/Moran 2002, 150).

Gleichzeitig gibt es im Bibliothekarischen eine starke prozessorientierte Organisationskultur, die Ablauforganisation, die sich im Geschäftsgang von der Erwerbung bis zur Benutzung durch die Funktionsabteilungen quer hindurchzieht. Durch die Integration, die der bibliothekarische Geschäftsgang im umfassenden Bibliothekssystem erfuhr, ist auch diese Strukturierung der Arbeitsprozesses nicht mehr eindeutig.

Beide Tendenzen gehen einher mit der Feststellung, dass die traditionellen, eher starren, tayloristisch-bürokratischen Organisationsstrukturen sich eher für stabile Märkte und Produkte eignen. Deshalb ist zu beobachten, dass – nicht nur im Informationsmarkt – die Organisationsformen von Unternehmen immer offener und flexibler werden, um auf Umweltentwicklungen schneller reagieren zu können. Wenn Projekt- und Teamarbeit in die Gesamtstrukturen der Organisation einbezogen werden, spricht man von Matrixorganisation. Hierbei werden Arbeitsgruppen zu jeweils unterschiedlichen (zeitlich befristeten) Projekten gebildet mit immer wieder verschiedenen Weisungsstrukturen. Diese komplexe Organisationsform stellt eine Reihe von Managementprinzipien auf den Kopf, allen voran das Einlinienprinzip. Im privatwirtschaftlichen (for-profit-) Bereich hat sich dieses Managementprinzip wegen seiner Komplexität nicht flächendeckend durchgesetzt. In den von sich aus schon komplexeren Strukturen des non-profit-Bereichs scheint es häufiger Anwendung zu finden, wie z.B. der Erfahrungsbericht aus der Herzogin-Anna-Amalia-Bibliothek in Weimar zeigt (Andermann/Weinberg 2003).

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