Cornelia Vonhof: Besprechungsmanagement – Ein notwendiges Übel? (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und
Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.5.1)
Führungskräfte verbringen bis zu drei Viertel ihrer Arbeitszeit in
Besprechungen, Konferenzen und Meetings (Rausch 2008, S. 367). Werden Meetings
richtig eingesetzt, so zählen sie – das behauptet jedenfalls der Schweizer
Management-Guru Fredmund Malik – zu den wichtigsten und wirksamsten Werkzeugen
von Führungskräften (Malik 2006, S. 272). Dennoch haben Besprechungen, Meetings
und Sitzungen bei Führungskräften und Mitarbeitenden einen schlechten Ruf: zu
viele, zu lange, zu wenig Resultate. Ron Ashkenas, Autor beim Harvard Business
Blog, vermutet, dass viele Manager Sitzungen insgeheim dennoch schätzen, und
zwar aus drei Gründen:
Sitzungen fördern soziale Kontakte:
Viele Menschen arbeiten ungern
alleine und tauschen sich gerne zu verschiedenen Themen aus – über ihre
Arbeit oder auch Anderes. Sitzungen erfüllen damit eine wichtige soziale
Funktion, selbst wenn nur „getratscht“ wird.
Sitzungen halten den Informationsfluss aufrecht:
Immer häufiger wird
in Projekt- oder Matrixorganisationen gearbeitet. Die formale
Unternehmenskommunikation wird durch den informellen Kanal der Meetings
ergänzt.
Sitzungen bedeuten Status:
An vielen Sitzungen teilzunehmen bedeutet
auch, dass die eigene Meinung geschätzt wird und man bei wichtigen
Entscheidungen dabei ist. Selbst eine einmalige Präsentation bringt
Sichtbarkeit und kann den eigenen Stellenwert in der Organisation
erhöhen. (Ashkenas 2010)
Diese Faktoren mögen zwar die Flut von Meetings erklären, als Freifahrschein,
Sitzungen immer mehr Raum zu geben, dürfen sie nicht verstanden werden.
Organisationen sollten ihre Sitzungskultur regelmäßig zu überprüfen.
Kommunikations-Check: Besprechungen auf dem Prüfstand
Cornelia Vonhof: Kommunikations-Check: Besprechungen auf dem Prüfstand (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und
Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.5.1.1)
Um einen Maßstab für die Dringlichkeit der Überprüfung der eigenen
Sitzungskultur zu erhalten, bietet es sich an zu erheben, welche Sitzungen
und Besprechungen mit welchen Teilnehmenden, welchen Zielen und welchen
Zeitinvestitionen stattfinden.
Folgende Aspekte sollten beim Kommunikations-Check systematisch analysiert
werden:
Wer sind dieBeteiligten an Besprechungen der Bibliothek, an Besprechungen der
Verwaltung, externer Gremien und Kooperationspartner?
Leitungsteam
BibliothekarInnen
AssistentInnen / FaMIs
Ehrenamtliche
Alle MitarbeiterInnen
WelcheFunktion hat eine Besprechung?
Vermittlung eines Gesamtüberblicks („Big Picture“)
Planung des Tagesgeschäfts (kurz-/mittelfristige Ziele)
Koordination von Aufgaben (konkrete Arbeitsabsprachen)
Pflegen der Organisationskultur (Einbindung aller)
In welcherFrequenz finden die Besprechungen statt?
Regel-Besprechung (wöchentlich, monatlich, jährlich, sonstiges)
Ad-hoc-Besprechung (wöchentlich, monatlich, jährlich, sonstiges)
Krisen-Besprechung
WelcherZeitaufwand entsteht für eine/alle Besprechungen?
Besprechungsdauer
Zeitaufwand pro Teilnehmer (inkl. Vor- und Nachbereitung, ggf. inkl.
An- und Abreise)
Zeitaufwand gesamt (inkl. Vor- und Nachbereitung, ggf. inkl. An- und
Abreise)
Wie erfolgt dieDokumentation der Besprechung und der Ergebnisse?
Besprechungsarten
Cornelia Vonhof: Besprechungsarten (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und
Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.5.1.2)
Dieser Kommunikations-Check sollte für jede in der Bibliothek praktizierte
Besprechungsart durchgeführt werden. Dazu ist es hilfreich, die
Besprechungen zu
systematisieren (Malik 2006, S. 278):
Besprechungsart (nach Malik) |
Beispiele für Sitzungen in Bibliotheken |
Große, formelle Sitzung z.B. Aufsichtsrats-,
Verwaltungsrats- und Beiratssitzungen, Gesellschafter-
und Generalversammlungen |
Gremien des Trägers (Gemeinderat, Ausschüsse,
Senat)
Beirats-/ Fördervereinssitzungen
Dezernatsbesprechungen
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Routine-Sitzung z.B. regelmäßig stattfindende
Vorstandssitzungen, Geschäftsleitungs-, Abteilungs-
oder Bereichssitzungen |
Dienstbesprechung des Leitungsteams
Dienstbesprechungen unterschiedlicher
Teilnehmerkreise (bibliothekarisch
Dienstbesprechung,
Dienstbesprechung der Fachangestellten,
Dienstbesprechung der Ehrenamtlichen, etc.)
Sitzungen einzelner Abteilungen Themenbezogene
Sitzungen (z.B. Veranstaltungsplanung)
Besprechungen mit dem übergeordneten Amt,
Dezernat o.ä.
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Sitzungen von Arbeits- und Projektgruppen |
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