Cornelia Vonhof: Besprechungsorganisation: Vor der Besprechung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und
Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.5.1.4.1)
Terminfindung
Besprechungen bringen Menschen aus unterschiedlichen Kontexten häufig an
einem Ort, immer aber zu einem Termin zusammen. Eine Terminierung, die
für alle Teilnehmenden akzeptabel ist und in den jeweiligen
Arbeitsalltag möglichst gut eingepasst werden kann, ist deshalb
entscheidend für die Haltung, mit der an eine Sitzung herangegangen
wird. Je nach Besprechungsart erfolgt die Terminfindung auf
unterschiedlichen Wegen:
Große und formelle Sitzungen sollten langfristig (mindestens
sechs Monate im Voraus) geplant werden. Dadurch können die
Termine in noch leeren Terminkalendern meist vergleichsweise
problemlos geblockt werden.
Routine-Sitzungen (z.B. wöchentliche Dienstbesprechungen) sind
als feste Termine im Kalender verbindlich einzutragen.
Termine für Ad-hoc-Besprechungen, Arbeitsgruppen- oder
Projektgruppensitzungen zu finden, gestaltet sich häufig sehr
schwierig, v.a. dann, wenn versucht wird, Terminvereinbarungen
per Mail zu treffen und ohne einen gegenseitigen Einblick in
Kalender zu haben.
Hierfür eignet sich das im Internet frei
verfügbare Tool Doodle (www.doodle.com). Damit können sehr einfach
Terminabstimmungen durchgeführt werden. Vorteilhaft ist, dass alle
Beteiligten jederzeit den Stand der Abstimmung sehen und damit
gegebenenfalls auf Einträge und Terminangaben anderer reagieren können.
Erfahrungsgemäß lassen sich durch die Transparenz des Verfahrens
langwierige Diskussionen vermeiden.
Erstellung einer Tagesordnung und der Einladung
Am Beginn einer guten Besprechung steht die Klärung des Ziels und der
Funktion einer Besprechung, die in eine Tagesordnung münden. Je nach
Besprechungsart erfolgt die Erstellung der Tagesordnung auf
unterschiedlichen Wegen. Zu bedenken ist, dass mit der
Gestaltung der Tagesordnung entscheidend Einfluss
auf den Verlauf einer Sitzung genommen werden kann: So ist die Setzung
des Zeitrahmens für einzelne Punkte oder auch die zeitliche
Positionierung eines Tagesordnungspunkt ein wirksames
Steuerungsinstrument.
Formelle Gremiensitzungen machen es in der Regel nötig, Regularien
zu beachten, so z.B.:
Frist, bis zu der die Einladung mit Tagesordnung bei den
Teilnehmenden eingegangen sein muss
Frist, bis zu der Anträge, die behandelt werden sollen,
eingereicht sein müssen.
Tagesordnungspunkte, die behandelt werden müssen (z.B.
Verabschiedung des Protokolls der vorhergehenden Sitzung)
Bereitet man eine solche Sitzung vor,
greift man sinnvoller Weise auf eine Geschäftsordnung zurück.
Routine-Sitzungen mit einem weniger formellen Charakter oder
Arbeitssitzungen können schon bei der Erstellung der Tagesordnung so
konzipiert werden, dass die Teilnehmenden aktiv eingebunden sind. Dabei
sind verschieden Stufen der Beteiligung denkbar:
1. Entwurf einer Tagesordnung, die mit der Einladung versandt wird
und der bis zu einem Stichtag von den Teilnehmenden ergänzt werden
kann:
Sehr verbreitet ist es, dies per Mail abzuwickeln. Dies hat jedoch den
Effekt, dass alle Änderungs- und Ergänzungswünsche nur zwischen
Sitzungsleitung und einzelnen Teilnehmenden ausgetauscht werden. Alle
anderen werden kurzfristig vor der Sitzung oder gar per Tischvorlage mit
der endgültigen Tagesordnung konfrontiert.
2. Gemeinsame Arbeit an einerTagesordnung, die im Intranet hinterlegt wird:
Bei dieser Form ist es möglich, jederzeit den aktuellen Stand der
Tagesordnung abzufragen und ggf. eigene Ergänzungen und Änderungswünsche
einzubringen. In kleinen Teams kann diese Funktion auch schlicht durch
ein Blatt Papier am schwarzen Brett übernommen werden. So können alle
Mitarbeiter jederzeit sehen, welche Themen gerade anstehen.
Eine spezielle Form, die eine solche kollaborative Erstellung einer
Tagesordnung befördert, ist der Einsatz von
Mindmapping-Software. Soweit keine
Mindmapping-Software im Betrieb vorhanden ist, auf die alle
Mitarbeitenden zugreifen können, oder wenn externe und interne
Teilnehmer gemeinsam eine Tagesordnung bearbeiten möchten, kann z.B. die
frei verfügbare Software „MindMeister“ (www.mindmeister.com) genutzt
werden.
Mit diesem Tool kann von der Sitzungsleitung eine Tagesordnung in ihren
zentralen Punkten vorstrukturiert werden, die dann von den Teilnehmenden
ergänzt werden. MindMeister bietet darüber hinaus die Möglichkeit,
Notizen beizufügen sowie Dokumente und Links anzuhängen, die zur
Vorbereitung der einzelnen Tagesordnungspunkte dienen. Das Mindmap kann
(soweit erforderlich) als Word-Dokument in Listenform exportiert und
ausgedruckt werden.
Abb. 2: Kollaborative Erstellung einer Tagesordnung mit
MindMeisterEine detaillierte Vorbereitung der Sitzung schafft sowohl für die
Sitzungsleitung als auch für die Teilnehmenden die Voraussetzungen, sich
mit anstehenden Themen und Inhalten vorab auseinanderzusetzen und damit
die Wahrscheinlichkeit eines zügigen Verlaufs der Sitzung und der
Entscheidungsfindung zu steigern. Die Offenlegung der Planung verteilt zudem die
Verantwortung für die Einhaltung des Zeitrahmens einzelner
Tagesordnungspunkte auf alle Teilnehmenden.
Abb. 3: Muster einer TagesordnungSetting der Besprechung
Zu den Vorüberlegungen einer Besprechung gehört die Entscheidung über die
Form, in der sie stattfinden soll. Neben den üblichen Besprechungen, in
der sich die Teilnehmenden in einem Raum um einen Tisch setzen, sollten
weitere Formen in Erwägung gezogen werden:
Stand up Meetings –Besprechungen im Stehen
Diese Form eignet sich für regelmäßige Besprechungen in einer kleineren
Gruppe von Personen (max. 10 Personen). Das Stehen fördert eine
informelle Atmosphäre und dadurch einen intensiveren Gedankenaustausch,
begrenzt aber andererseits die Dauer einer Besprechung sehr wirksam.
Geeignet ist diese Form, wenn es darum geht, tagesaktuelle Informationen
auszutauschen – ggf. auch mit einer Tasse Kaffee in der Hand.
Telefon-Konferenzen
In einigen Fällen ist es nicht möglich oder nicht nötig, dass sich die
Teilnehmenden zu einer Besprechung persönlich treffen. Dann kann das
Instrument der Telefonkonferenz eingesetzt werden. Komfortabel,
stabil und sehr einfach in der Bedienung ist Talkyoo (www.talkyoo.net).
Nach der Anmeldung wird dem Einladenden eine Raumnummer zugewiesen, die
den weiteren Teilnehmenden der Telko per E-Mail mitgeteilt wird. Zum
vereinbarten Zeitpunkt wählen sich alle Teilnehmenden unter der
entsprechenden Nummer ein. Für jeden Teilnehmer entstehen Kosten in Höhe
eines Telefongesprächs ins Festnetz.
Webkonferenzen
Sollen neben den mündlichen Austausch im Rahmen einer Telefonkonferenz
weitergehende Funktionen, z.B. das gemeinsame Betrachten einer
Präsentation oder das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments treten, dann
können auch Online-Meetings eine Lösung
sein. Über das Internet wird ein virtuelles Treffen organisiert, bei dem
an Stelle des realen Konferenztisches der PC-Desktop des
Sitzungsmoderators tritt. Die Teilnehmenden können in einem Fenster auf
ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC-Desktop des Moderators
verfolgen („Desktop Sharing“). Im Laufe einer Webkonferenz kann die
Rolle des Moderators zwischen den Teilnehmern (und ihren Desktops)
gewechselt werden.
Rollen in einer Besprechung
Je größer der Teilnehmerkreis und je formeller eine Besprechung ist,
desto wichtiger werden Vorüberlegungen zu den Rollen, die zu vergeben
sind. Dies sind:
Üblich ist es, eine Person zu bestimmen, die das
Protokoll erstellt. Diese nicht
sehr beliebte Aufgabe spielt jedoch in einem professionellen
Besprechungsmanagement eine entscheidende Rolle: Nur was im Protokoll
dokumentiert ist, hat letztlich stattgefunden! (zur Gestaltung von
Protokollen vgl. 4.5.1.4.3)
Ratsam ist es, eine Person zu benennen, die dieUhr im Blick behält und die sich
immer dann einschaltet, wenn der Besprechungsverlauf droht aus dem
Zeitrahmen zu laufen. Dies gelingt besonders gut, wenn in der
Tagesordnung für jeden Tagesordnungspunkt ein Zeitrahmen gesetzt wurde.
(s.o.).
Die zentrale Rolle für den Erfolg einer Besprechung kommt der
Sitzungsleitung zu. Zu
prüfen sind dabei folgende Punkte:
Muss die Sitzungsleitung (und damit die Moderation) von der
Führungskraft übernommen werden?
Muss eine Person die gesamte Sitzung leiten, oder können
unterschiedliche Tagesordnungspunkte auch von
unterschiedlichen
Personen geleitet und moderiert werden?
Kann die Sitzungsleitung bei regelmäßigen Sitzungen zwischen den
Teilnehmenden rollieren?
Ist bei sehr konfliktträchtigen Inhalten
eine externe Moderation und Sitzungsleitung angemessen?
Für die Entkoppelung von Sitzungsleitung und Führungsaufgabe sprechen
verschiedene Punkte:
Klare Trennung von Moderation (inhaltlich neutrale Position) und
inhaltlicher Positionierung zu wichtigen Themen durch die
Führungskraft
Entlastung der Führungskraft
Geteilte Verantwortung für das Gelingen einer Besprechung
Lernchance für noch nicht moderationserfahrene Mitarbeitende
Mit einer Abgabe der Sitzungsleitung wird jedoch auch die zentrale
Machtposition abgegeben.