Cornelia Vonhof: Besprechungsorganisation: Vor der Besprechung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.5.1.4.1)

Terminfindung

Besprechungen bringen Menschen aus unterschiedlichen Kontexten häufig an einem Ort, immer aber zu einem Termin zusammen. Eine Terminierung, die für alle Teilnehmenden akzeptabel ist und in den jeweiligen Arbeitsalltag möglichst gut eingepasst werden kann, ist deshalb entscheidend für die Haltung, mit der an eine Sitzung herangegangen wird. Je nach Besprechungsart erfolgt die Terminfindung auf unterschiedlichen Wegen:

• Große und formelle Sitzungen sollten langfristig (mindestens sechs Monate im Voraus) geplant werden. Dadurch können die Termine in noch leeren Terminkalendern meist vergleichsweise problemlos geblockt werden.

• Routine-Sitzungen (z.B. wöchentliche Dienstbesprechungen) sind als feste Termine im Kalender verbindlich einzutragen.

• Termine für Ad-hoc-Besprechungen, Arbeitsgruppen- oder Projektgruppensitzungen zu finden, gestaltet sich häufig sehr schwierig, v.a. dann, wenn versucht wird, Terminvereinbarungen per Mail zu treffen und ohne einen gegenseitigen Einblick in Kalender zu haben.

Hierfür eignet sich das im Internet frei verfügbare Tool Doodle (www.doodle.com). Damit können sehr einfach Terminabstimmungen durchgeführt werden. Vorteilhaft ist, dass alle Beteiligten jederzeit den Stand der Abstimmung sehen und damit gegebenenfalls auf Einträge und Terminangaben anderer reagieren können. Erfahrungsgemäß lassen sich durch die Transparenz des Verfahrens langwierige Diskussionen vermeiden.

Erstellung einer Tagesordnung und der Einladung

Am Beginn einer guten Besprechung steht die Klärung des Ziels und der Funktion einer Besprechung, die in eine Tagesordnung münden. Je nach Besprechungsart erfolgt die Erstellung der Tagesordnung auf unterschiedlichen Wegen. Zu bedenken ist, dass mit der Gestaltung der Tagesordnung entscheidend Einfluss auf den Verlauf einer Sitzung genommen werden kann: So ist die Setzung des Zeitrahmens für einzelne Punkte oder auch die zeitliche Positionierung eines Tagesordnungspunkt ein wirksames Steuerungsinstrument.

Formelle Gremiensitzungen machen es in der Regel nötig, Regularien zu beachten, so z.B.:

• Frist, bis zu der die Einladung mit Tagesordnung bei den Teilnehmenden eingegangen sein muss

• Frist, bis zu der Anträge, die behandelt werden sollen, eingereicht sein müssen.

• Tagesordnungspunkte, die behandelt werden müssen (z.B. Verabschiedung des Protokolls der vorhergehenden Sitzung)

Bereitet man eine solche Sitzung vor, greift man sinnvoller Weise auf eine Geschäftsordnung zurück.

Routine-Sitzungen mit einem weniger formellen Charakter oder Arbeitssitzungen können schon bei der Erstellung der Tagesordnung so konzipiert werden, dass die Teilnehmenden aktiv eingebunden sind. Dabei sind verschieden Stufen der Beteiligung denkbar:

1. Entwurf einer Tagesordnung, die mit der Einladung versandt wird und der bis zu einem Stichtag von den Teilnehmenden ergänzt werden kann:

Sehr verbreitet ist es, dies per Mail abzuwickeln. Dies hat jedoch den Effekt, dass alle Änderungs- und Ergänzungswünsche nur zwischen Sitzungsleitung und einzelnen Teilnehmenden ausgetauscht werden. Alle anderen werden kurzfristig vor der Sitzung oder gar per Tischvorlage mit der endgültigen Tagesordnung konfrontiert.

2. Gemeinsame Arbeit an einerTagesordnung, die im Intranet hinterlegt wird:

Bei dieser Form ist es möglich, jederzeit den aktuellen Stand der Tagesordnung abzufragen und ggf. eigene Ergänzungen und Änderungswünsche einzubringen. In kleinen Teams kann diese Funktion auch schlicht durch ein Blatt Papier am schwarzen Brett übernommen werden. So können alle Mitarbeiter jederzeit sehen, welche Themen gerade anstehen.

Eine spezielle Form, die eine solche kollaborative Erstellung einer Tagesordnung befördert, ist der Einsatz von Mindmapping-Software. Soweit keine Mindmapping-Software im Betrieb vorhanden ist, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können, oder wenn externe und interne Teilnehmer gemeinsam eine Tagesordnung bearbeiten möchten, kann z.B. die frei verfügbare Software „MindMeister“ (www.mindmeister.com) genutzt werden.

Mit diesem Tool kann von der Sitzungsleitung eine Tagesordnung in ihren zentralen Punkten vorstrukturiert werden, die dann von den Teilnehmenden ergänzt werden. MindMeister bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen beizufügen sowie Dokumente und Links anzuhängen, die zur Vorbereitung der einzelnen Tagesordnungspunkte dienen. Das Mindmap kann (soweit erforderlich) als Word-Dokument in Listenform exportiert und ausgedruckt werden.

Eine detaillierte Vorbereitung der Sitzung schafft sowohl für die Sitzungsleitung als auch für die Teilnehmenden die Voraussetzungen, sich mit anstehenden Themen und Inhalten vorab auseinanderzusetzen und damit die Wahrscheinlichkeit eines zügigen Verlaufs der Sitzung und der Entscheidungsfindung zu steigern. Die Offenlegung der Planung verteilt zudem die Verantwortung für die Einhaltung des Zeitrahmens einzelner Tagesordnungspunkte auf alle Teilnehmenden.

Setting der Besprechung

Zu den Vorüberlegungen einer Besprechung gehört die Entscheidung über die Form, in der sie stattfinden soll. Neben den üblichen Besprechungen, in der sich die Teilnehmenden in einem Raum um einen Tisch setzen, sollten weitere Formen in Erwägung gezogen werden:

Stand up Meetings –Besprechungen im Stehen

Diese Form eignet sich für regelmäßige Besprechungen in einer kleineren Gruppe von Personen (max. 10 Personen). Das Stehen fördert eine informelle Atmosphäre und dadurch einen intensiveren Gedankenaustausch, begrenzt aber andererseits die Dauer einer Besprechung sehr wirksam. Geeignet ist diese Form, wenn es darum geht, tagesaktuelle Informationen auszutauschen – ggf. auch mit einer Tasse Kaffee in der Hand.

Telefon-Konferenzen

In einigen Fällen ist es nicht möglich oder nicht nötig, dass sich die Teilnehmenden zu einer Besprechung persönlich treffen. Dann kann das Instrument der Telefonkonferenz^* eingesetzt werden. Komfortabel, stabil und sehr einfach in der Bedienung ist Talkyoo (www.talkyoo.net). Nach der Anmeldung wird dem Einladenden eine Raumnummer zugewiesen, die den weiteren Teilnehmenden der Telko per E-Mail mitgeteilt wird. Zum vereinbarten Zeitpunkt wählen sich alle Teilnehmenden unter der entsprechenden Nummer ein. Für jeden Teilnehmer entstehen Kosten in Höhe eines Telefongesprächs ins Festnetz.

Webkonferenzen^*

Sollen neben den mündlichen Austausch im Rahmen einer Telefonkonferenz weitergehende Funktionen, z.B. das gemeinsame Betrachten einer Präsentation oder das gemeinsame Bearbeiten eines Dokuments treten, dann können auch Online-Meetings eine Lösung sein. Über das Internet wird ein virtuelles Treffen organisiert, bei dem an Stelle des realen Konferenztisches der PC-Desktop des Sitzungsmoderators tritt. Die Teilnehmenden können in einem Fenster auf ihrem Bildschirm das Geschehen auf dem PC-Desktop des Moderators verfolgen („Desktop Sharing“). Im Laufe einer Webkonferenz kann die Rolle des Moderators zwischen den Teilnehmern (und ihren Desktops) gewechselt werden.

Rollen in einer Besprechung

Je größer der Teilnehmerkreis und je formeller eine Besprechung ist, desto wichtiger werden Vorüberlegungen zu den Rollen, die zu vergeben sind. Dies sind:

• Protokollant

• Zeitnehmer / Zeitwächter

• Moderator / Sitzungsleitung

Üblich ist es, eine Person zu bestimmen, die das Protokoll erstellt. Diese nicht sehr beliebte Aufgabe spielt jedoch in einem professionellen Besprechungsmanagement eine entscheidende Rolle: Nur was im Protokoll dokumentiert ist, hat letztlich stattgefunden! (zur Gestaltung von Protokollen vgl. 4.5.1.4.3)

Ratsam ist es, eine Person zu benennen, die dieUhr im Blick behält und die sich immer dann einschaltet, wenn der Besprechungsverlauf droht aus dem Zeitrahmen zu laufen. Dies gelingt besonders gut, wenn in der Tagesordnung für jeden Tagesordnungspunkt ein Zeitrahmen gesetzt wurde. (s.o.).

Die zentrale Rolle für den Erfolg einer Besprechung kommt der Sitzungsleitung zu. Zu prüfen sind dabei folgende Punkte:

• Muss die Sitzungsleitung (und damit die Moderation) von der Führungskraft übernommen werden?

• Muss eine Person die gesamte Sitzung leiten, oder können unterschiedliche Tagesordnungspunkte auch von unterschiedlichen Personen geleitet und moderiert werden?

• Kann die Sitzungsleitung bei regelmäßigen Sitzungen zwischen den Teilnehmenden rollieren?

• Ist bei sehr konfliktträchtigen Inhalten eine externe Moderation und Sitzungsleitung angemessen?

Für die Entkoppelung von Sitzungsleitung und Führungsaufgabe sprechen verschiedene Punkte:

• Klare Trennung von Moderation (inhaltlich neutrale Position) und inhaltlicher Positionierung zu wichtigen Themen durch die Führungskraft

• Entlastung der Führungskraft

• Geteilte Verantwortung für das Gelingen einer Besprechung

• Lernchance für noch nicht moderationserfahrene Mitarbeitende

Mit einer Abgabe der Sitzungsleitung wird jedoch auch die zentrale Machtposition abgegeben.