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Besprechungsorganisation: Vor der Besprechung

Garantiert 24.11.2010, Cornelia Vonhof, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Cornelia Vonhof: Besprechungsorganisation: Vor der Besprechung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.5.1.4.1)

Terminfindung

Besprechungen bringen Menschen aus unterschiedlichen Kontexten häufig an einem Ort, immer aber zu einem Termin zusammen. Eine Terminierung, die für alle Teilnehmenden akzeptabel ist und in den jeweiligen Arbeitsalltag möglichst gut eingepasst werden kann, ist deshalb entscheidend für die Haltung, mit der an eine Sitzung herangegangen wird. Je nach Besprechungsart erfolgt die Terminfindung auf unterschiedlichen Wegen:

  • Große und formelle Sitzungen sollten langfristig (mindestens sechs Monate im Voraus) geplant werden. Dadurch können die Termine in noch leeren Terminkalendern meist vergleichsweise problemlos geblockt werden.

  • Routine-Sitzungen (z.B. wöchentliche Dienstbesprechungen) sind als feste Termine im Kalender verbindlich einzutragen.

  • Termine für Ad-hoc-Besprechungen, Arbeitsgruppen- oder Projektgruppensitzungen zu finden, gestaltet sich häufig sehr schwierig, v.a. dann, wenn versucht wird, Terminvereinbarungen per Mail zu treffen und ohne einen gegenseitigen Einblick in Kalender zu haben.

Hierfür eignet sich das im Internet frei verfügbare Tool Doodle (www.doodle.com). Damit können sehr einfach Terminabstimmungen durchgeführt werden. Vorteilhaft ist, dass alle Beteiligten jederzeit den Stand der Abstimmung sehen und damit gegebenenfalls auf Einträge und Terminangaben anderer reagieren können. Erfahrungsgemäß lassen sich durch die Transparenz des Verfahrens langwierige Diskussionen vermeiden.

Erstellung einer Tagesordnung und der Einladung

Am Beginn einer guten Besprechung steht die Klärung des Ziels und der Funktion einer Besprechung, die in eine Tagesordnung münden. Je nach Besprechungsart erfolgt die Erstellung der Tagesordnung auf unterschiedlichen Wegen. Zu bedenken ist, dass mit der Gestaltung der Tagesordnung entscheidend Einfluss auf den Verlauf einer Sitzung genommen werden kann: So ist die Setzung des Zeitrahmens für einzelne Punkte oder auch die zeitliche Positionierung eines Tagesordnungspunkt ein wirksames Steuerungsinstrument.

Formelle Gremiensitzungen machen es in der Regel nötig, Regularien zu beachten, so z.B.:

  • Frist, bis zu der die Einladung mit Tagesordnung bei den Teilnehmenden eingegangen sein muss

  • Frist, bis zu der Anträge, die behandelt werden sollen, eingereicht sein müssen.

  • Tagesordnungspunkte, die behandelt werden müssen (z.B. Verabschiedung des Protokolls der vorhergehenden Sitzung)

Bereitet man eine solche Sitzung vor, greift man sinnvoller Weise auf eine Geschäftsordnung zurück.

Routine-Sitzungen mit einem weniger formellen Charakter oder Arbeitssitzungen können schon bei der Erstellung der Tagesordnung so konzipiert werden, dass die Teilnehmenden aktiv eingebunden sind. Dabei sind verschieden Stufen der Beteiligung denkbar:

1. Entwurf einer Tagesordnung, die mit der Einladung versandt wird und der bis zu einem Stichtag von den Teilnehmenden ergänzt werden kann:

Sehr verbreitet ist es, dies per Mail abzuwickeln. Dies hat jedoch den Effekt, dass alle Änderungs- und Ergänzungswünsche nur zwischen Sitzungsleitung und einzelnen Teilnehmenden ausgetauscht werden. Alle anderen werden kurzfristig vor der Sitzung oder gar per Tischvorlage mit der endgültigen Tagesordnung konfrontiert.

2. Gemeinsame Arbeit an einerTagesordnung, die im Intranet hinterlegt wird:

Bei dieser Form ist es möglich, jederzeit den aktuellen Stand der Tagesordnung abzufragen und ggf. eigene Ergänzungen und Änderungswünsche einzubringen. In kleinen Teams kann diese Funktion auch schlicht durch ein Blatt Papier am schwarzen Brett übernommen werden. So können alle Mitarbeiter jederzeit sehen, welche Themen gerade anstehen.

Eine spezielle Form, die eine solche kollaborative Erstellung einer Tagesordnung befördert, ist der Einsatz von Mindmapping-Software. Soweit keine Mindmapping-Software im Betrieb vorhanden ist, auf die alle Mitarbeitenden zugreifen können, oder wenn externe und interne Teilnehmer gemeinsam eine Tagesordnung bearbeiten möchten, kann z.B. die frei verfügbare Software „MindMeister“ (www.mindmeister.com) genutzt werden.

Mit diesem Tool kann von der Sitzungsleitung eine Tagesordnung in ihren zentralen Punkten vorstrukturiert werden, die dann von den Teilnehmenden ergänzt werden. MindMeister bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Notizen beizufügen sowie Dokumente und Links anzuhängen, die zur Vorbereitung der einzelnen Tagesordnungspunkte dienen. Das Mindmap kann (soweit erforderlich) als Word-Dokument in Listenform exportiert und ausgedruckt werden.

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