Konrad Umlauf: Bestandspolitik in wissenschaftlichen Bibliotheken: Conspectus-Modell (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.1.1.2)

Ziele

Die Grundidee des Conspectus-Modells besteht darin, in Form einer Tabelle oder durch bloße Zahlenwerte eine Übersicht über die Leistungskraft und die Sammelintensität von Bibliotheksbeständen zu geben. Die Conspectus-Methode wurde in den 70er- Jahren des vorigen Jahrhunderts von der Research Library Group (RLG) in USA für Spezialbibliotheken entwickelt, in den 80er-Jahren für alle Bibliothekstypen von der Nationalbibliothek bis zu ländlichen Bibliotheken erweitert und modifiziert und bald von der American Library Association propagiert. In Gebrauch sind regional und national unterschiedliche Varianten; sie unterscheiden sich

• nach Art und Differenzierung der Bestandsgliederung (z.B. Dezimalklassifikation auf der n-ten Ebene der Unterklassen, Library-of-Congress-Classification),

• nach der Art der Angaben über Leistungskraft der Bestände und Sammelintensität (Indikatoren) und

• nach der Differenzierung der Angaben über Leistungskraft der Bestände und Sammelintensität (Indikatorwerte).

Die folgenden Ziele werden mit dem Conspectus-Verfahren verfolgt:

• Abstimmung der Erwerbung, um mit der wachsenden Schere zwischen dem aufgrund von Online-Recherchen in überörtlichen Bestandsnachweisen artikulierten Bedarf einerseits und dem lokalen Bestand andererseits besser umgehen zu können. Dies ist das ursprüngliche Ziel; Spezialbibliotheken hatten die Absicht, ihre Bestandsprofile vergleichen zu können.

• Abstimmung der Ziele der Bibliothek mit den Zielen des Unterhaltsträgers.

• Umsetzung der Ziele der Bibliothek in Bestands- und Erwerbungsprofile.

• Vergleich der bestandspolitischen Ziele mit dem, was tatsächlich erreicht wurde.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Fassung des Conspectus-Modells, die in USA von mehreren hundert Öffentlichen, Universitäts- und Spezialbibliotheken verwendet wird (WLN^* Conspectus, siehe www.oclc.org/western/products/aca/ conspect.htm). In den Erläuterungen wird auf weitere Varianten hingewiesen.

Indikatoren und Levels

Ausgangspunkt ist eine Bestandsgliederung nach der Dewey Decimal Classification und der Library of Congress Classification im Umfang von ca. 4.000 Klassen (Deskriptoren). Für jede Klasse werden vier Aussagen (collection depth indicators) getroffen, nämlich (Tabelle 3):

Tabelle 3: Collection depth indicators

Für jeden Indikator wird die Ausprägung in Form eines Zahlwerts (Levels) angegeben:

• NA = Not Assessed = nicht ermittelt

• 0 = Out of Scope

• 1a = Minimal Level, Uneven Coverage

• 1b = Minimal Level, Even Coverage

• 2a = Basic Information Level, Introductory

• 2b = Basic Information Level, Advanced

• 3a = Study/Instruction Support Level, Basic

• 3b = Study/Instruction Support Level, Intermediate

• 3c = Study/Instruction Support Level, Advanced

• 4 = Research Level

• 5 = Comprehensive Level

Inhaltlich ergiebige Definitionen dieser Levels formulierte 1997 die Association of Research Libraries (ARL) mit Unterstützung von WLN. Diese Definitionen berücksichtigen insbesondere elektronische Medien und das Verhältnis von Besitz körperlicher Bestände zum Zugang zu Dokumentlieferdiensten (access versus ownership). Freilich fehlt hier die feinere Unterteilung der Indikatorwerte mit den Buchstaben a, b und c.

0 Out of Scope:

Die Sammlung gehört nicht zu den Zielen der Bibliothek.

1 Minimal Information Level:

Die Sammlung deckt einen minimalen Informationsbedarf ab. Dazu gehört eine sehr begrenzte Sammlung allgemeiner Monografien und Nachschlagewerke des betreffenden Sachgebiets. Zeitschriften des Fachgebiets und tiefer gehende elektronische Ressourcen gehören nicht dazu. Die Sammlung sollte regelmäßig und systematisch auf Aktualität geprüft werden. Alte Auflagen werden durch neue ersetzt. Standardwerke bleiben ggf. auch in älteren Ausgaben im Bestand.

2 Basic Information Level:

Sammlungen, die in das betreffende Sachgebiet einführen, zu weiteren Informationen hinführen und den Informationsbedarf für Bibliotheksnutzer auf dem Level der ersten zwei College- Jahre befriedigen (entspricht Sekundarstufe II). Dazu gehören:

• eine begrenzte Sammlung von Monografien und Nachschlagewerken,

• eine begrenzte Sammlung von Zeitschriften, die das ganze Fachgebiet repräsentieren,

• eine mit Blick auf den Informationsbedarf der Zielgruppe vorgenommene Auswahl von Links zu elektronischen Ressourcen wie Volltexten, Zeitschriften, Datensammlungen, bibliografischen Ressourcen.

Die Sammlung sollte regelmäßig und systematisch auf Aktualität geprüft werden. Alte Auflagen werden durch neue ersetzt. Standardwerke bleiben ggf. auch in älteren Ausgaben im Bestand.

3 Study or Instructional Support Level:

Sammlungen, die in systematischer Weise Informationen über das betreffende Sachgebiete bereitstellen, und zwar auf einem Level unterhalb des Forschungslevels, so dass der Informationsbedarf von Nutzern auf dem Level eines Hochschulstudiums gedeckt wird. Dazu gehören:

• eine umfangreiche Sammlung von allgemeinen Monografien und Nachschlagewerken des Fachgebiets sowie ausgewählte spezielle Monografien und Nachschlagewerke,

• eine umfangreiche Sammlung von allgemeinen Zeitschriften des Fachgebiets und eine repräsentative Auswahl von speziellen Zeitschriften,

• eine begrenzte Sammlung von fremdsprachigen Materialien, z.B. Sprachlehrmaterial für Nicht-Muttersprachler oder Material über englische Geschichte auf Englisch,

• eine umfangreiche Sammlung der Werke bekannter Autoren und eine Auswahl der Werke weniger bekannter Autoren,

• eine umfangreiche Sammlung von Links und anderen Zugängen zu elektronischen Ressourcen wie Volltexten, Zeitschriften, Datensammlungen, bibliografischen Ressourcen.

Die Sammlung sollte systematisch auf Aktualität überprüft werden. Ferner ist sicherzustellen, dass wesentliche und wichtige Information langfristig aufbewahrt wird.

4 Research Level:

Sammlungen, die den Hauptanteil der auf dem betreffenden Fachgebiet publizierten Information enthält und geeignet ist für das Abfassen einer Dissertation. Dazu gehören:

• eine sehr extensive Sammlung allgemeiner und spezialisierter Monografien und Nachschlagewerke des betreffenden Fachgebiets,

• eine sehr extensive Sammlung allgemeiner und spezialisierter Zeitschriften,

• eine extensive Sammlung fremdsprachiger Materialien,

• eine extensive Sammlung der Werke sowohl der bekannten wie auch der weniger bekannten Autoren,

• eine sehr umfangreiche Sammlung von Links und anderen Zugängen zu elektronischen Ressourcen wie Volltexten, Zeitschriften, Datensammlungen, bibliografischen Ressourcen.

Älteres Material wird im Interesse historischer Forschung aufbewahrt und ggf. restauriert.

5 Comprehensive Level:

Sammlungen, die auf dem betreffenden Fachgebiet so umfassend sind („special collection“), wie es vernünftigerweise möglich ist, in allen erreichbaren Sprachen:

• eine umfassende Sammlung publizierten Materials,

• sehr umfangreiche Sammlungen von Manuskripten,

• sehr umfangreiche Sammlungen von anderen dauerhaften Materialien.

Eine Sammlung auf diesem Level dient als nationale und internationale Ressource. Um angemessene Levels für Sachgebiete anzugeben, auf denen Non-Print-Medien wesentlich sind, sollte die Formulierung Monografien und Nachschlagewerke ergänzt werden um angemessene Non-Print-Medien, z.B. lautet dann die Formulierung für einen Musikalien-Bestand auf dem Level 2: eine begrenzte Sammlung von Monografien, Nachschlagewerken und angemessenen Non-Print-Medien. Relevante elektronische Ressourcen werden dann ebenso wie Print-Materialien berücksichtigt, wenn der Zugang zu denselben Bedingungen (z.B. ohne zusätzliche Gebühren für die Nutzer) erfolgt. Elektronische Zeitschriften, seien sie auf dem Server der Bibliothek gespeichert oder auf einem entfernten Server, werden dann ebenso wie Print-Zeitschriften berücksichtigt, wenn

1. der Zugang zu denselben Bedingungen wie zu den Print-Zeitschriften erfolgt,

2. eine ausreichende Zahl von PCs zur Verfügung steht,

3. die Nutzer keine zusätzlichen Gebühren entrichten müssen.

Dasselbe gilt für elektronische Volltext-Archive bzw. Bild- Archive. Dokumentlieferdienste werden nur dann wie Print- Medien berücksichtigt, wenn sie ohne Wartezeit Dokumente liefern. Der Grund ist, dass das Conspectus-Modell solche Ressourcen erfasst, die im Besitz der Bibliothek oder unmittelbar und ohne Verzögerung benutzbar sind. Die Definitionen im WLN Conspectus für die Archivierungsintensität (preservation commitment) weichen von den vorgenannten Definitionen ab:

• 0 Out of Scope: Keine Archivierung.

• 1 Normal Wear: Bestandseinheiten werden längstens bis zu ihrem Verschleiß im Bestand gehalten.

• 2 Physical Preservation Level: Bestandseinheiten werden in Grenzen gereinigt, repariert und unter günstigen Umweltbedingungen aufbewahrt, aber längstens bis zu ihrem Verschleiß im Bestand gehalten.

• 3 Content Preservation Level, Planned Replacement:Archiviert wird der intellektuelle Inhalt, je nach Bedingungen in der originalen Form oder übertragen auf einen anderen Träger. Gegebenenfalls wird der originale Träger entsorgt. Die Bibliothek trägt Sorge für günstige Umweltbedingungen im Interesse einer besseren Haltbarkeit.

• 4 Research Conservation Level: Die Bestandseinheiten werden mithilfe von Reparatur und Restauration in ihrer originalen Form archiviert. Der intellektuelle Inhalt wird in originaler Form und zusätzlich in besser archivierbarer Form aufbewahrt. Die Bibliothek trägt Sorge für optimale Umweltbedingungen zur Archivierung von unterschiedlichen Materialien.

• 5 Comprehensive Archiving and Conservation Level:Hier geht es um Bestandseinheiten von hohem intellektuellem, künstlerischen oder monetärem Wert. Diese werden restauriert und unter Bedingungen der Schadensabwehr aufbewahrt. Die Bibliothek trägt Sorge für optimale Umweltbedingungen zur unbegrenzten Archivierung von unterschiedlichen Materialien.

Zusätzliche Indikatoren geben Auskunft über den Anteil fremdsprachigen Materials. Bei den Levels 3, 4 und 5 ist ein mehr oder minder hoher Anteil fremdsprachigen Materials wesentlich. Allgemein kann man sagen: Je höher der Level, desto höher der Anteil fremdsprachigen Materials im Bestand. Der WLN Conspectus verwendet folgende Sprachindikatoren:

P: fast nur Ressourcen in der Landessprache

S: zusätzlich ausgewählte Ressourcen in anderen Sprachen

W: breite Auswahl von Ressourcen in anderen Sprachen

X: Ressourcen überwiegend in anderen Sprachen als der Landessprache

D: überwiegend zweisprachiges Material oder Ressourcen in zwei Sprachen dominieren.

Mithilfe folgender Erhebungsmethoden kann ermittelt werden, auf welchem Level sich der Bestand bzw. die Erwerbungstätigkeit bewegt:

• Bestandszählungen nach Unterklassen der Klassifikation. Die quantitativen Angaben werden ergänzt um Aussagen über Vorhandensein wichtiger Autoren und Titel.

• Vergleich mit Bibliografien und Grundbestandslisten. Es wird festgestellt, wie viel Prozent der Titel aus anerkannten Verzeichnissen vorhanden sind bzw. laufend erworben werden. Auch der Abgleich mit den Beständen von als führend angesehenen Bibliotheken ist wertvoll. Hierzu werden vor allem maschinenlesbare Daten automatisch verglichen.

• Regaldurchsicht. Die Regaldurchsicht verschafft einen Eindruck von Umfang, Schwerpunkten, Mehrstücken, Alter und physischem Zustand.

• Expertenurteil. Bestände, die sich an klar umrissene, formale Zielgruppen richten, kann man von Experten begutachten lassen, beispielsweise die Bestände von Hochschulbibliotheken durch Professoren oder die Bestände einer Institutsbibliothek durch die Wissenschaftler des Instituts.

• Nutzungs- und Bedarfsanalysen. Bei institutsbezogenen Beständen, beispielsweise in Hochschulbibliotheken, kann man anhand der Studien- und Prüfungsordnungen prüfen, wie weit die dort geforderten Inhalte in den Beständen berücksichtigt sind.

Beispiel

Als Beispiel für die Darstellung einer Bestandspolitik nach dem Conspectus-Modell wird das Fachgebiet Philosophie und Religion an der Bibliothek der University of Michigan-Flint, USA, zitiert. Die hier teilweise genannten Titelzahlen geben einen Eindruck des Bestandsumfangs, der für ein jeweiliges Level erforderlich ist.

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Last modified 1/29/99

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Für deutsche Verhältnisse kann man den Indikator acquisition commitment (aktuelle Sammelintensität) mit folgenden Größenordnungen assoziieren:

• Zugangszahlen für den Level 5 entsprechen den Zugangszahlen der SSG-Bibliotheken für die jeweiligen Sondersammelgebiete.

• Das Etatmodell in Bibliotheken 93 (1994) nennt Soll-Zugangszahlen für Universitätsbibliotheken nach Fächern (für 1990 über alle Fächer 53.700 Monografien; jährlich + 3 % = 74.300 für 2001). Diese Zahlen kann man als Soll-Zugangszahlen zur Erreichung des Levels 4 betrachten.

• Der Lektoratsdienst der ekz.bibliotheksservice (großer ID) empfiehlt 14.000 neue Titel jährlich für Öffentliche Bibliotheken, davon 10.000 Sach- und Fachbücher. Darin eingeschlossen ist eine Auswahl wissenschaftlicher Bücher für das Grundstudium. Diesen Umfang kann man mit dem Level 3a assoziieren.

• Die Lektoratsdienste in der kleinsten Version (Auswahl-ID) empfehlen 7.000 neue Titel pro Jahr, davon 5.000 Sach- und Fachbuchtitel. Diese Zahl kann man mit dem Level 2a assoziieren.