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Bibliotheksportrait: Das Informations-, Kommunikations- und Medienzentrum der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus

Garantiert 6.8.2007, Andreas Degkwitz, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Andreas Degkwitz: Bibliotheksportrait: Das Informations-, Kommunikations- und Medienzentrum der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.4)

Status des IKMZ

Andreas Degkwitz: Status des IKMZ (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.4.1)

Mit dem Informations-, Kommunikations- und Medienzentrum (IKMZ) der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus (BTU Cottbus) ist Anfang 2004 eine neue zentrale Einrichtung geschaffen worden, in der die bisher getrennten Strukturbereiche Bibliothek, Multimediazentrum, Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung unter der Leitung eines Chief-Information-Officers (= IKMZ-Leiter) zusammengefasst sind: www.tu-cottbus.de/einrichtungen/de/ikmz/. Das IKMZ hat rund 100 Mitarbeiter und ein Gesamtbudget von ca. 5 Mio. Euro. Leitende Zielsetzungen des mit Gründung des IKMZ begonnenen Prozesses der Dienste- und Serviceintegration sind eine nachfrageorientierte Optimierung der Dienstleistungsangebote und eine höhere Kosteneffizienz der Informationsinfrastruktur der Universität. Damit wird eine Entwicklung verfolgt, die spürbare Synergie- und Vernetzungseffekte der Funktionsbereiche Netz- und Sicherheitsdienste, Rechen- und Systemleistungen, wissenschaftliche Literatur- und Informationsversorgung, Multimediaproduktion und e-Learning, Management- und Verwaltungsinformationen, Content- und Data-Management, Front-Office und Innovations-Office innerhalb einer Laufzeit von mindestens 5 Jahren vorsieht. Der gegenwärtige Umsetzungsstand ist dem IKMZ-Jahresbericht 2006 unter www.tu-cottbus.de/einrichtungen/de/ikmz/organisationstruktur/publikationenarchiv/zu entnehmen.

Herzstück des IKMZ ist das neue Gebäude, das von dem renommierten Architekturbüro Herzog & de Meuron (Basel) Ende 2004 fertig gestellt wurde und über 700 Arbeits- und Leseplätze (davon 620 für die öffentliche die Nutzung und 80 für MitarbeiterInnen des IKMZ) verfügt. Den Studierenden und Angehörigen der BTU, aber auch den Bürgern aus Stadt und Region stehen damit multimediale Arbeits- und Informationsumgebungen für Forschung, Lehre und Studium zur Verfügung. Dazu gehören digitale Informations- und Kommunikationsmedien ebenso wie Computerarbeitsplätze, Produktionswerkzeuge und vernetzte Zugänge. Im neuen Gebäude sind die Bibliothek und das Multimediazentrum untergebracht. Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung befinden sich an zwei anderen Standorten auf dem Campus.

Motivation und Zielsetzungen

Andreas Degkwitz: Motivation und Zielsetzungen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.4.2)

Eine wesentliche Erfolgsvoraussetzung der IKMZ-Entwicklung ist darin zu sehen, dass die Dienste- und Serviceportfolios der einzelnen Funktionsbereiche möglichst eng auf die Kernprozesse der Kunden- und Zielgruppen in Forschung, Lehre und Studium bezogen werden. Dabei ist von entscheidender Bedeutung, den gegenwärtig nur eingeschränkt bestehenden, aber grundsätzlich anvisierten Workflow-Charakter der Kernprozesse in die Gestaltung der Dienste- und Serviceprozesse der vom IKMZ getragenen Informationsinfrastruktur von Anfang einzubeziehen. Vor diesem Hintergrund sind Motivation und Treiber der aufgenommenen Entwicklung:

der Bologna-Prozess, der attraktive Studienbedingungen erfordert,

die Profilierung der Forschungsaktivitäten der Hochschule, die eine leistungsfähige Informationsinfrastruktur voraussetzt,

die nationale und internationale Wettbewerbsfähigkeit der Universität,

eine höhere Kosteneffizienz und eine stärkere Dienstleistungsorientierung der Informations-, Kommunikations- und Medien-Versorgung,

das neue Gebäude, für dessen Planung und Umsetzung neue Dienste- und Servicekonzepte Voraussetzung waren.

Zugleich geht es darum, Kommunikations- und Verständigungsprobleme zwischen den IKMZ-Bereichen (Bibliothek, Multimedia- und Rechenzentrum, Verwaltungsdatenverarbeitung) auszuräumen und gegenüber den Kunden- und Zielgruppen eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung zu profilieren. Von daher gelten für das IKMZ die folgenden Grundsätze, die zugleich in einem Leitbild zusammengefasst sind (http://www.tu-cottbus.de/einrichtungen/de/ikmz/organisationsstruktur/leitbild/):

Dienste- und Serviceportfolio: Der Auftrag des IKMZ ist gemäß der Grundordnung der Universität (§ 32) die effiziente und nutzergerechte Versorgung von Forschung, Lehre, Studium, Weiterbildung und Verwaltung mit Diensten der Daten- und Informationsverarbeitung sowie der Netz-, System- und Sicherheitstechnik, mit Diensten der Literatur- und Informationsversorgung und mit Diensten zur Unterstützung multimedialer Arbeitsformen. Zugleich hat das IKMZ auf diesen Gebieten eine koordinierende Aufgabe für die Universität. Das IKMZ bietet allen Angehörigen der BTU Cottbus eine nachfrageorientierte und verlässliche Versorgung. Bezogen auf das Serviceangebot im IKMZ-Gebäude gilt dies auch für externe Nutzergruppen aus Stadt und Region. Dabei wird dem Einsatz innovativer Techniken und Methoden eine ebenso große Bedeutung zugemessen wie Service und Kundenorientierung.

Zielsetzung: Auf der Grundlage des Gründungsbeschlusses zum IKMZ durch Präsidium und Senat der Universität verbinden sich mit dem IKMZ folgende Ziele: Realisierung effizienter Organisationsstrukturen mit einem breiten Spektrum kunden- und nutzerorientierter Angebote, Entwicklung und Aufbau eines Betriebs- und Managementkonzepts, Integration der Aufgaben- und Funktionsbereiche der Informations-, Kommunikations- und Medienversorgung sowie Innovation, Optimierung und Weiterentwicklung. Neben einer kostenbewussten Ressourcennutzung spielt die Sensibilisierung der MitarbeiterInnen des IKMZ für Service eine vorrangige Rolle. Dabei sind Qualifikation und Motivation für die Erreichung dieser Ziele eine wesentliche Voraussetzung. Alle MitarbeiterInnen sind an der Schaffung eines hohen Qualitätsniveaus des Dienste- und Serviceportfolios beteiligt und dafür verantwortlich.

Servicekultur: Als integrierte Einrichtung, die sich den Herausforderungen neuer Medien und neuer Techniken stellt, arbeitet das IKMZ flexibel, interdisziplinär und nachfragebezogen. Die gemeinsame Arbeit ist geprägt von Offenheit und Fairness. Die Kunden- und Zielgruppen des IKMZ werden als Partner betrachtet. Dafür sind eine ergebnisorientierte und servicebewusste Kommunikation nach innen und außen, eine feste Verankerung in der Strategie der Hochschule und der Anspruch, die Dienste und Services der Informations-, Kommunikations- und Medienversorgung nach Möglichkeit ‚aus einer Hand’ anzubieten, wesentlich.

Dienstestruktur und Integrationsansatz

Andreas Degkwitz: Dienstestruktur und Integrationsansatz (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.4.3)

Ausgangspunkt für die Entwicklung integrierter Dienste- und Servicestrukturen ist eine Dienstestruktur, in der die Aufgaben- und Funktionsbereiche des IKMZ losgelöst von den Dienste erbringenden Einrichtungen verstanden werden. Dabei handelt es sich einerseits um Aufgabenbereiche, die von Bibliothek, Multimediazentrum, Rechenzentrum und Verwaltungsdatenverarbeitung auf Basis der jeweils einrichtungsbezogenen Kernkompetenz schon jetzt wahrgenommen werden: Netz- und Sicherheitsdienste, Rechen- und Systemleistungen, wissenschaftliche Informationsversorgung, Multimediaproduktion und e-Learning, Management- und Verwaltungsinformation. Andererseits geht es um die folgenden neuen Funktionsbereiche, deren Aktivitäten auf der organisatorischen und technischen Ebene eine stärkere Integration erfordern und die sich aufgrund ihres interdisziplinären Charakters als Entwicklungsschwerpunkte verstehen:

Front-Office: Mit dem Front-Office verbindet sich das Ziel, die durch die Funktionsbereiche des IKMZ zur Verfügung gestellten Dienstleistungen einrichtungsübergreifend an alle internen und externen Zielgruppen zu kommunizieren und zu vermitteln. Damit versteht sich das Front-Office als „Nutzerschnittstelle“ des IKMZ. Das Front-Office hat mit seiner direkten Anbindung an jeden der Funktionsbereiche eine Querschnittsfunktion und stellt die Verbindung zwischen den Funktionsbereichen und den Nutzergruppen (Wissenschaftler, Studierende, Verwaltung, externe Nutzer) her. Durch seine Vernetzung mit allen Funktionsbereichen ermöglicht das Front-Office die Bereitstellung von integrierten, funktionsbereichübergreifenden Dienstleistungen. Dazu gehören stationäre und virtuelle Helpdesk- und Supportfunktionen, die nach Spezialisierung zu stufen sind. Das Frontoffice erweist sich damit als zentraler Treiber für Dienstleistungsorientierung und Serviceentwicklung des IKMZ.

Innovations-Office: Das Innovations-Office hat das Ziel, Forschungs- und Entwicklungsleistungen auf dem Gebiet der Informationsversorgung, des Daten- und Wissensmanagements und der Publikation und Verbreitung von wissenschaftlichen Informationen pragmatisch zu konzipieren und einer raschen und nachhaltigen Umsetzung zuzuführen. Das Innovations-Office versteht sich insofern als Entwicklungsschnittstelle des IKMZ und bietet den organisatorischen Rahmen, um einerseits neue Entwicklungen und Nachfragebereiche flexibel und rasch aufzugreifen und um andererseits Experten-Know-How (auch aus den Fakultäten der Universität) in aktuelle Entwicklungen einzubeziehen. Dazu gehören weiterhin die Einwerbung von Drittmitteln und die Durchführung von Fördervorhaben wie beispielsweise das aktuell laufende BMBF-Projekt zur e-Learning-Integration. Von daher kommt dem InnovationsOffice eine wesentliche Rolle im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung des IKMZ zu.

Content- und Datamanagement: Dieser neue Funktionsbereich soll die Servicefunktionen Wissenschaftliche Informationsversorgung, Multimedia-Produktion und e-Learning, Management- und Verwaltungsinformation sowie die Basis-IT-Dienste (Rechen- und Systemleistung, Netz- und Sicherheitstechnik) stärker vernetzen. Die bisher in getrennten Bereichen erbrachten Dienste und Services sollen durch eng zusammenarbeitende Teams weiterentwickelt werden, um die Mehrwerte einer möglichst weitgehenden Integration der Systeme, der Optimierung von Schnittstellen und der Implementierung eines zentralen Content- und Datenmanagements nachhaltig zu nutzen. Dazu gehören Dienste und Services aus allen Bereichen des IKMZ: Bibliotheks- und Informationsdienste, File- und Storagemanagement, Contentmanagement-Systeme, Identity-Management und Verzeichnisdienst, Management- und Verwaltungssysteme, Lernplattformen, Intranet-Informationssysteme etc. In dem Funktionsbereich „Content- und Datamanagement“ geht es wesentlich um: Interoperabilität von Datenbeständen und Systemen (z.B. Identity-Management), Dissemination von Daten und Inhalten (z.B. Content-Management, WEB-Angebote), Rezentralisierung von Systemen (z.B. Back-Up, Fileservices, Softwaredistribution). Mit diesem Zuschnitt hat dieser Funktionsbereichs einen organisatorisch-technische Schwerpunkt, der sich über die Organisationsentwicklung des IKMZ hinaus auch auf technisch-organisatorische Weiterentwicklungen der Informationsinfrastruktur der Universität insgesamt bezieht (z.B. Identity-Management).

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