Sigrid Münch: Bibliotheksportrait: Der Bücherbus der Stadt Baden-Baden und des Landkreises Rastatt – Modell übergemeindlicher Kooperation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.2)

Dienstleistungen der Fahrbibliothek im Stadtkreis Baden-Baden

Sigrid Münch: Dienstleistungen der Fahrbibliothek im Stadtkreis Baden-Baden (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.2.1)

Der Bücherbus ist organisatorisch eine Zweigstelle der Stadtbibliothek Baden-Baden und erbringt im Stadtkreis Baden-Baden folgende Dienstleistungen:

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Versorgung der Klassen 1–4 der Grundschulen des Stadtkreises, Dienstag bis Freitag, nur an Schultagen zwischen 9–12 Uhr im vierwöchigen Turnus während des Unterrichts

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Versorgung der Ortsteile, v.a. der Kinder und Jugendlichen

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Medienkisten für die Themen im Unterricht

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Lesungen und Bilderbuchkino im Bücherbus

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Bestandsschwerpunkt sind Kinder- und Jugendbücher, CD-ROMs und Lernhilfen sowie Kinderkassetten

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Das Angebot für Erwachsene umfasst eine Auswahl Erziehungsratgeber u. ä. und eine kleine Auswahl zu Haus und Garten sowie Belletristik

Der Bücherbus ist nicht vollgestellt, hat pro Regal meist nur fünf Fachböden, die für Kinder gut erreichbar sind. Ausleihverbuchung erfolgt mit Bibliotheca2000 der Firma Bond offline. Für den Bücherbus sind eine Dipl.-Bibliothekarin und FAMIs zuständig, zwei FAMIs mit Führerschein.

Der Bücherbus fährt im Stadtkreis Baden-Baden seit 1961, als einige sehr kleine Zweigstellen geschlossen wurden. 1999 war zum wöchentlichen Turnus bei der Versorgung der Ortsteile die oben beschriebene Versorgung der Grundschulen außerhalb der Innenstadt hinzugekommen, um die Kapazitäten besser zu nutzen und v.a. um den Bücherbus und die Stadtbibliothek bei Schulen und Schülern fest zu verankern.

Im Jahr 2002 ging ein neuer Bücherbus der Firma MAN in Betrieb. Ab 2005 wurde der Turnus bei den Ortsteilen wegen notwendiger Einsparungen im Zuge der Haushaltskonsolidierung auf vier Wochen umgestellt. Der Bücherbus fuhr also nur an vier Vormittagen und an einem Nachmittag. Mit der völligen Einstellung des Betriebs sollten jährlich 100.000 Euro eingespart werden. Der Vorschlag der Bibliotheksleitung, mit dem benachbarten Landkreis Rastatt eine Kooperation zu bilden und damit für Baden-Baden 50.000 Euro einzusparen, fand die Zustimmung des Gemeinderats. Vier freie Nachmittage und alle vier Wochen ein fünfter Nachmittag stehen für die Kooperation zur Verfügung.

Dienstleistungen der Fahrbibliothek im Landkreis Rastatt

Sigrid Münch: Dienstleistungen der Fahrbibliothek im Landkreis Rastatt (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.2.2)

Vor Beginn der Kooperation erbrachte die Fahrbibliothek des Landkreises Rastatt folgende Dienstleistungen:

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Grundversorgung der Gemeinden des Landkreises

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Der Bestand umfasst nahezu ausschließlich Bücher und Zeitschriften, gleichermaßen für Erwachsene und Kinder

Der Platz im Bus wurde vollständig ausgenutzt, ein Magazin mit einem Bestand von rund 40.000 Titeln zum Nachfüllen stand zur Verfügung. Ausleihverbuchung erfolgte mit Buchkartenverfahren. Das Fachpersonal bestand aus einem Dipl.-Bibliothekar, der mit Fahrern und Aushilfen arbeitete.

Der Bücherbus des Landkreises war bei der Aufnahme der Kooperationsverhandlungen 26 Jahre alt, die Anschaffung eines neuen Fahrzeugs eher unwahrscheinlich. Jedes Jahr wurden die Verträge des Landkreises mit den teilnehmenden Gemeinden neu geschlossen, d.h. auch die Gemeinden beschließen jedes Jahr den Betrag, den sie dem Landkreis für die Nutzung der Fahrbibliothek bezahlen. In Zeiten der Haushaltkonsolidierung war das ein unsicheres Konzept und erforderte mancherorts immer wieder Überzeugungsarbeit. Nur wenige Gemeinden sind abgesprungen.

Die Kooperation der Fahrbibliotheken Stadt(kreis) Baden-Baden und Landkreis Rastatt

Sigrid Münch: Die Kooperation der Fahrbibliotheken Stadt(kreis) Baden-Baden und Landkreis Rastatt (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.2.3)

Ziel der Kooperation ist, mit einem Fahrzeug beide Kreise zu versorgen, den Bücherbus gut auszulasten und die Unterhaltskosten zu teilen. Weitere Einsparungen sollten auf beiden Seiten durch die zentrale Medienbearbeitung, EDV-Pflege, Mahnungen und innerhalb gewisser Grenzen Öffentlichkeitsarbeit durch die Stadtbibliothek Baden-Baden erzielt werden. Auf dem Weg zu diesem Ziel galt es, eine Reihe von Problemen zu lösen und Anpassungen vorzunehmen.

Die beiden Bestandsprofile sollten teilweise angeglichen werden, stimmten doch die Nutzergruppen nur teilweise überein. Der Baden-Badener Bücherbus hat außerdem weniger Fassungsvermögen als der alte Rastatter, was nur teilweise durch zusätzliche Fachböden ausgeglichen werden konnte. Ein Austausch eines Teils der Bestände in der Mittagszeit erwies sich als unrealistisch, da der Fahrplan zu eng und keine ausreichende Personalkapazität vorhanden war.

Die Gebührenstrukturen waren anzugleichen und eine Lösung für die Zuordnung der Einnahmen zu finden. An Bibliotheca2000 war vieles anzupassen, um Leser und Gebühren richtig zuzuordnen, die Ausleihstatistik zu trennen und trotzdem die Nutzung auch der Landkreis-Leser in der Stadtbibliothek Baden-Baden zulassen zu können. Bei der Ausleihstatistik ist nur ein Kompromiss möglich, die Struktur der Datenerfassung in Bibliotheca2000 lässt hier keine bessere Lösung zu.

Das Personal verbleibt in den seitherigen Dienstverhältnissen, jedoch setzt die Stadtbibliothek Baden-Baden Personalstunden auch für den Landkreis Rastatt ein und umgekehrt, wobei die Anzahl der für den jeweiligen Partner eingesetzten Stunden sehr verschieden ist. Darüber hinaus werden Sachleistungen erbracht. Durch die Budgetierung und die dadurch in Baden-Baden vorhandene Kostenstelle „Bücherbus“ sind 90 % der Gesamtkosten laufend erfasst, die Personalkosten werden nach den festgelegten Stundenanteilen hinzugerechnet. Am Jahresende wird eine Abrechnung erstellt und die Stadtbibliothek Baden-Baden stellt dem Landkreis Rastatt die Aufwendungen in Rechnung. Damit kann in Baden-Baden die geforderte Einsparung nahezu erzielt werden und auch der Landkreis Rastatt hat die Ausgaben für seine Fahrbibliothek um rund ein Drittel reduzieren können.

Weitere Vorteile der Kooperation

Sigrid Münch: Weitere Vorteile der Kooperation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.2.4)

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Der Vertrag wurde bis 2013, also für 7 Jahre geschlossen und auch der Landkreis Rastatt hat mit seinen Gemeinden längerfristige Verträge geschlossen. Das bedeutet Planungssicherheit, und die jährlichen Diskussionen um die Abschaffung der Fahrbibliotheken sind verstummt.

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Die Politik sieht diese Kooperation sehr positiv, weitere in anderen Bereichen sind gefolgt.

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Das Personal besteht ausschließlich aus Fachkräften, von denen drei einen Führerschein haben. Das erlaubt Flexibilität und Vertretungsmöglichkeiten. Allen ist die Teilnahme an Fortbildungen und zentralen Terminen möglich, ohne Ausfall bei der Versorgung der Leser.

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Der Online-Katalog und die Verlängerungsmöglichkeit stehen jetzt auch den Lesern im Landkreis zur Verfügung.

Vertrag

Sigrid Münch: Vertrag (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 2.3.2.5)

Öffentlich-rechtlicher Vertrag über die Kooperation der Fahrbibliotheken

zwischen

dem Landkreis Rastatt, gesetzlich vertreten durch den Landrat Jürgen Bäuerle, im Folgenden Landkreis

und der

Stadt Baden-Baden, gesetzlich vertreten durch die Oberbürgermeisterin Dr. Sigrun Lang, im Folgenden Stadt

§ 1
Vertragsgegenstand

(1) Der Landkreis als örtlicher Träger der Fahrbibliothek zur literarischen Grundversorgung der Landkreisgemeinden ohne eigene Bibliothek und die Stadt als Trägerin der Stadtbibliothek mit Bücherbus zur Versorgung des Stadtkreises und der dortigen Grundschulen vereinbaren eine Kooperation mit gemeinsamer Nutzung des Baden-Badener Bücherbusses und der gemeinsamen Versorgung des Stadt- und Landkreises.

(2) Beide Partner profitieren von der Kooperation finanziell durch Einsparungen und ideell durch die Sicherstellung der Literaturversorgung. Die Durchführung der Aufgabe umfasst insbesondere:

a)

Gemeinsames Erstellen eines jährlichen Fahrplans durch die leitenden Mitarbeiter der Fahrbibliothek mit ausgewogener Berücksichtigung der Interessen des Landkreises und des Stadtkreises. Die Vormittage bleiben der Versorgung der Grundschulen des Stadtkreises vorbehalten, die Nachmittage der Versorgung der Gemeinden in Stadt- und Landkreis im vierwöchigen Turnus.

b)

Gegenseitige Vertretung bei Personalausfällen durch Krankheit, Kur etc. Bei Ausfällen von durchgehend mehr als 6 Wochen muss eine Vertretung gestellt werden, die vom jeweils personalverantwortlichen Partner bezahlt wird.

c)

Kontinuierlicher gemeinsamer Bestandsaufbau durch gesicherte finanzielle Mittel für die Medienanschaffung beider Partner. Die Partner verpflichten sich, die Bestände aktuell zu halten.

d)

Gemeinsame Nutzung der Bestände ohne Trennung nach Besitzverhältnissen des Landkreises und der Stadt.

§ 2
Verbleibende Rechte und Pflichten

(1) Sowohl Landkreis als auch Stadt entscheiden über ihr Personal selbständig und unabhängig, solange dem Ziel der Kooperation kein Schaden zugefügt wird, noch sie erheblich in der Erfüllung ihrer Aufgaben behindert wird.

(2) Der Landkreis verhandelt weiterhin die Teilnahme der Gemeinden seines Einzugsgebietes und die Bedingungen der Teilnahme an der Versorgung durch die Fahrbibliothek in eigener Verantwortung.

§ 3
Kostenerstattung

(1) Die laufenden Personalkosten werden über einen Nutzungsschlüssel, der auf den jeweiligen Öffnungsstunden + Rüst- und Fahrzeiten basiert, auf die Partner verteilt.

(2) Tabelle Anlage 2, Stand 2005.

(3) Kosten, die bei der Stadt für EDV und Medienbeschaffung für den Landkreis anfallen, werden ebenfalls in Rechnung gestellt. Die Medienbearbeitung beider Vertragspartner wird zentral über die Stadtbibliothek Baden-Baden veranlasst. Die Kosten für die Medienbearbeitung des Landkreises Rastatt werden dem Landkreis auf Basis der tatsächlich entstandenen Kosten in Rechnung gestellt.

(4) Die Stadt unterstützt den Landkreis durch Beratungen und andere Leistungen bei der Umrüstung und Ausstattung der Medien auf EDV-Verbuchung.

§ 4
Gebührenordnung und Einnahmen

(1) Landkreis und Stadt arbeiten jeweils mit einer eigenen Benutzungs- und Gebührenordnung. Hierfür werden die bisher unterschiedlichen Benutzungsentgelte angeglichen.

(2) Die Leseausweise beider Partner sind in Landkreis und Stadt gültig.

(3) Die Einnahmen werden je nach Haltestelle, an der sie erzielt wurden, verteilt. Dabei ist entscheidend, wo die Medien ausgeliehen wurden, welche die Gebühren verursacht haben, jedoch nicht, ob die Medien Landkreis oder Stadt zuzuordnen sind. Hierzu ist eine Statistik Gebühreneinnahmen nach Zweigstelle zu führen.

(4) Die Umlagen der Gemeinden des Landkreises erhält der Landkreis zur Finanzierung der Fahrbibliothek.

§ 5
Fahrzeug

(1) Der Bücherbus wurde von der Stadt Ende 2001 neu gekauft und der Zeitwert nach Abschreibungen liegt Ende 2004 bei 190.230 Euro. Die Abschreibungen 2005 betragen 11.195 Euro, die Zinsen 9.796 Euro. Die Abschreibungen und Zinsen werden während der Kooperation geteilt.

(2) Sämtliche Kosten des Fahrzeugs, insbesondere Betriebs-, Wartungs- und Reparaturkosten, sind ohne Ansehen des Verursachers hälftig von beiden Partnern zu tragen. Auch soweit z.B. nach Unfällen Erstattungsansprüche gegen Dritte bestehen sollten, treten die Partner zunächst in Vorauslage, um den Weiterbetrieb des Fahrzeugs zu ermöglichen.

(3) Der alte Bücherbus des Landkreises wird mit Beginn der Kooperation außer Dienst gestellt. Die Stadt stellt den Bücherbus in dem Zustand zur Verfügung, in welchem dieser sich befindet. Soweit das Fahrzeug nicht einsatzbereit ist oder Wartungs- und Reparaturarbeiten durchgeführt werden müssen, besteht keine Verpflichtung der Stadt, das Fahrzeug im Rahmen dieses Vertrages zur Verfügung zu stellen. Im Falle des Untergangs des Fahrzeugs sowie bei einem wirtschaftlichen Totalschaden besteht keine Verpflichtung der Stadt zur Reparatur oder Ersatzbeschaffung. Der Landkreis ist verpflichtet, das Fahrzeug jeweils vor Nutzung auf seine ordnungsgemäße Beschaffenheit für den vorgesehenen Verwendungszweck durch seine Beauftragten zu prüfen. Er muss sicherstellen, dass ein schadhaftes und nicht verkehrssicheres Fahrzeug von seinen Angestellten nicht benutzt wird, soweit ihnen diese Beurteilung zuzumuten ist.

§ 6
Haftung

Die Haftung der Vertragspartner richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

§ 7
Schlussbestimmungen

(1) Der öffentlich-rechtliche Vertrag tritt am 1.1.2006 in Kraft.

(2) Die Anlage 1 ist wesentlicher Bestandteil dieses Vertrages.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.

(4) Der Vertrag wird bis zum 31.12.2013 abgeschlossen. Er verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Monaten gekündigt wird. Er kann unabhängig hiervon von jedem Vertragspartner mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden.

(5) Erfüllt ein Partner seine Aufgaben nicht oder nur teilweise, fordert der andere Vertragspartner sofort schriftlich zur Aufgabenerfüllung auf. Kommt ein Partner den Verpflichtungen innerhalb einer angemessenen Frist weiterhin nicht nach, kann der Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden. Der vertragsverletzende Partner ist zum Schadenersatz verpflichtet.

(6) Soweit einzelne Regelungen dieses Vertrages unwirksam sind, wird die Wirksamkeit der Übrigen nicht berührt. Der Landkreis und die Stadt verpflichten sich, die unwirksame durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem angestrebten Regelungszweck möglichst nahe kommt.

Anlage 1
zum öffentlich-rechtlichen Vertrag
über die Kooperation der Fahrbibliotheken

Durch die Kooperation der bisher getrennt tätigen Fahrbibliotheken sollen sowohl für den Landkreis Rastatt als auch für die Stadt Baden-Baden erhebliche Einsparungen erzielt werden mit dem Resultat der langfristigen Sicherung der Literatur- und Informationsversorgung mit einem gemeinsamen Bücherbus. Durch effektiven Einsatz von Personal- und Sachmitteln und der gemeinsamen Nutzung bereits vorhandener Strukturen soll dieses Ziel optimal erreicht werden. Die Fahrbibliothek des Landkreises Rastatt wird in bibliothekstechnischer Hinsicht als Zweigstelle der Stadtbibliothek Baden-Baden geführt.

1. Gemeinsamer Bücherbus

   a)

   Der inzwischen 26 Jahre alte Bücherbus des Landkreises Rastatt wird außer Betrieb genommen.

   b)

   Der 4 Jahre alte Bücherbus der Stadt Baden-Baden wird gemeinsam genutzt.

   c)

   Standort für den gemeinsamen Bücherbus ist künftig die Garage in Rastatt.

2. Medien

   a)

   Angleichung der bisher inhaltlich unterschiedlichen Bestände mit einem Schwerpunkt für die Schülerversorgung.

   b)

   Den zweiten Schwerpunkt soll die Grundversorgung der Gemeinden bilden.

   c)

   Der Bestandsaufbau wird gemeinsam betrieben und jede Haltestelle hat das Gesamtangebot zur Verfügung. Der/Die Bibliothekar/in wählt jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich aus und erhält dafür die Mittel vom Unterhaltsträger.

   d)

   Die Medienbearbeitung beider Vertragspartner wird zentral über die Stadtbibliothek Baden-Baden veranlasst. Die Kosten für die Medienbearbeitung des Landkreises Rastatt werden dem Landkreis auf Basis der tatsächlich entstandenen Kosten in Rechnung gestellt.

   e)

   Der Bücherbusfahrplan wird folgendermaßen abgestimmt: vormittags erfolgt die Versorgung der Grundschulen des Stadtkreises Baden-Baden, nachmittags die Versorgung der beteiligten Gemeinden des Landkreises Rastatt und einzelner Ortsteile der Stadt Baden-Baden.

   f)

   Ein Mediendepot ist bei der Garage in Rastatt bereits vorhanden und wird gemeinsam genutzt werden.

   g)

   Die Medien des Landkreises Rastatt werden von manueller auf elektronische Verbuchung und Katalogisierung umgestellt und in einer Datenbank der Stadt Baden-Baden verwaltet.

   h)

   Die Benutzer werden in einer gemeinsamen Benutzerdatei verwaltet.

3. Personal

   a)

   Der Bücherbus wird nach derzeitigem Stand mit 2,97 Stellen betrieben. Hiervon werden im Stellenplan der Stadt Baden-Baden 1,75 Stellen sowie im Stellenplan des Landkreises Rastatt 1,22 Stellen geführt.

   b)

   Beide Vertragspartner üben weiterhin die Dienst- und Fachaufsicht über ihre jeweiligen Mitarbeiter aus. Eine übergeordnete Leitung der beiden Zweigstellen des Bücherbusses gibt es nicht.

   c)

   Die gegenseitige Vertretung garantiert die Einhaltung des Fahrplans.

4. Technik und Ausstattung

   a)

   Die Unterbringung des Baden-Badener Bücherbusses in der Rastatter Garage wird durch geeignete Maßnahmen gewährleistet.

   b)

   Das Mediendepot bei der Garage wird vom Landkreis mit einem Telefonanschluß und mit einem ISDN-Anschluss ausgestattet, um die Verbindung zum Server in der Stadtbibliothek Baden-Baden herzustellen.

   c)

   Software und Wartung des Bücherbus-Moduls werden vom Rechenzentrum der Stadt Baden-Baden und der Stadtbibliothek betreut.

   d)

   Die Wartung des Bücherbusses erfolgt durch die Stadt Baden-Baden.

5. Benutzungs- und Gebührenordnung

   Der Landkreis Rastatt und die Stadt Baden-Baden arbeiten jeweils mit einer eigenen Benutzungs- und Gebührenordnung. Hierfür werden die bisher unterschiedlichen Benutzungsentgelte angeglichen.