Die hier ausgeführte Checkliste ist ein Vorschlag. Im Einzelfall und auch von Situation zu Situation in einem Fusionsprozess selbst werden die zu überprüfenden Aspekte und Teilaspekte individuell angepasst und gewichtet werden müssen.

1. Allgemeines

Vor Beginn einer Maßnahme sollten einige grundlegende Aspekte geklärt werden. Aufgrund dieser Basisaspekte kann dann im zweiten Schritt ein Plan zur Durchführung der Fusion aufgestellt werden.

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Ziele der Fusion, z.B.: Neue Marke? Neuer Standort? Neue Produkte? Neue Medien? Kostenersparnis? Neue Betriebsform? Ausweitung? Schrumpfung? Welche zukünftigen Entwicklungen sollen zu späterem Zeitpunkt möglich gemacht werden?

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Gewichtung der Ziele: Welches Ziel hat höchste Priorität und daher das „Recht“, sich im Falle von Zielkonflikten durchzusetzen?

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Einbindung aller Beteiligten: Mitarbeiter, Unterhaltsträger, Kunden, externe Dienstleister (bibliothekarisch, baulich, denkmalpflegerisch), weitere.

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Auflistung der Einflussfaktoren: Zeit, Ressourcen (Geld und Personal), Bau und Lieferung.

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Alternativen: Kooperation, Teilkooperation, getrennte Aufgabenverteilung.

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Zwischenschritte? (z.B. Zwischenlagerung in anderen Gebäuden.)

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Liegen alle nötigen Informationen vor? Wenn nicht, wie und wie schnell sind diese zu bekommen? Wenn die Informationen mit allen verfügbaren Mitteln im verfügbaren Zeitrahmen nicht zu bekommen sind: Kann man auf sie – vorläufig – verzichten? (z.B. Gebäudezustand, Nutzerzählungen, bei mehrjährigen Maßnahmen Ressourcenzuweisungen in späteren Jahren.)

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Auslöser der Veränderungsbestrebungen. (intern, extern – Veränderungen beim Träger/Obersystem, baulich, sachlich, personell, politisch)

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Besteht in irgendeinem Schritt die Notwendigkeit, externe Mediatoren hinzuzuziehen?

2. Planung

Die Planung ist abhängig von der Zielformulierung. Z.B. kann bei einer schnellen Veränderung ein Provisorium nötig werden; beim Neubau auf der grünen Wiese entfällt der Denkmalschutz, bei begrenzten Ressourcen sind nur begrenzte Effekte zu erreichen etc.

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Welche Teilziele sind bezüglich Personal, Gebäude, Bestand, Gebäudeausstattung, IT-System zu erreichen?

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Wie sicher sind diese Teilziele?

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Müssen ggf. Simulationen/Prüfungen durchgeführt werden? (Kann z.B. im Innenhof ein Kran aufgestellt werden?)

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Formulierung eines Ablaufplans, ggf. mit alternativen Abläufen oder alternativen Maßnahmen.

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Formulierung eines Zuständigkeitsplans: Wer ist für einzelne Maßnahmen oder Maßnahmengruppen verantwortlich? Unterscheidung in Verantwortung für einzelne Stadien der Durchführung von Maßnahmen.

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Welche externen Dienstleister müssen – in der Regel befristet – einbezogen werden?

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Formulierung eines Notfallplans: Was muss passieren, wenn die/der Zuständige feststellt, dass ein Teil des Ablaufs nicht oder nicht wie geplant durchführbar ist?

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Welche Auswirkungen auf den Alltagsbetrieb sind gegeben? Welche lassen sich vermeiden, welche sind unvermeidlich?

3. Durchführung

Die Durchführung ist im Grunde „nur“ die tatsächliche Umsetzung der Planung.

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Breite Informationsstreuung an alle Beteiligten, sofern sie nicht bereits in der Planungsphase beteiligt waren, insbesondere die Nutzer bei Einschränkungen, Auslaufen, Aussetzen von Produkten und Services.

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Wo werden welche Informationen über die Tätigkeiten gesammelt und für die Beteiligten zugänglich gemacht?

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Zwischenkontrolle einzelner Ablaufschritte und nachfolgend Anstoßen der vorgesehenen nächsten Schritte.

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Einweisung der Mitarbeiter in ihre ggf. neuen Tätigkeiten, ggf. auch in Zwischenschritten.

4. Entwicklung/Kontrolle

Bei diesem Schritt handelt es sich gewissermaßen um die Endkontrolle, hierbei sollen die durchgeführten Maßnahmen mit Rückgriff auf die formulierten Ziele überprüft werden.

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Welche externen Kontrollen oder Abnahmen sind abzuwarten, einzuholen?

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Überprüfung Ist und Soll.

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Training der Mitarbeiter.

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Zufriedenheitskontrolle aller Beteiligten.

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Nachjustieren der Maßnahmen bis hin zur Überarbeitung der Ziele.

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Kommunikation des Ergebnisses in die allgemeine oder institutionelle Öffentlichkeit.

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Welche Aufgaben und Herausforderungen bleiben offen?