Marina Betker: Embedded Librarian als Strategiekonzept (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.3.15)

Literatur und Internetquellen

Marina Betker: Literatur und Internetquellen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.3.15.0)

Dewey, B. I. (2004). The Embedded Librarian. Resource Sharing & Information Networks, 17(1–2), 5–17.

Jacobs, A. (2011). Embedded Library und Embedded Librarian. Theorie und Praxis in einer Kanzleibibliothek. Recht, Bibliothek, Dokumentation 41(1–3), 14–27.

Jacobs, A. (2013). Checkliste Nr. 38: Embedded librarian. Reutlingen: Berufsverband Information Bibliothek: Kommission für One-Person Librarians. Verfügbar unter: http://www.bib-info.de/kommissionen/kopl/publikationen/checklisten.html

Kesselman, M. A. & Watstein, S. B. (2009). Creating Opportunities: Embedded Librarians. Journal of Library Administration, 49(4), 383–400.

Muir, G. & Heller-Ross, H. (2010). Is Embedded Librarianship Right for Your Institution? Public Services Quarterly, 6(2–3), 92–109.

Salz, E. (2011). Embedded Librarian im Forschungszentrum: ein Praxisbericht. In JARA – Forschungszentrum Jülich und RWTH Aachen University (Hrsg.), Spezialbibliotheken – Freund und Follower der Wissenschaft: Präsentationen der 33. Arbeits- und Fortbildungstagung der Arbeitsgemeinschaft der Spezialbibliotheken e.V. Forschungszentrum Jülich GmbH, Zentralbibliothek, Verlag. Verfügbar unter: http://hdl.handle.net/2128/4491

Schulte, S. J. (2012). Embedded Academic Librarianship: A Review of the Literature. Evidence Based Library and Information Practice, 7(4), 122–138. Verfügbar unter: http://ejournals.library.ualberta.ca/index.php/EBLIP/article/view/17466/14528

Shumaker, D. (2012). The embedded librarian. Innovative strategies for taking knowledge where it's needed. Medford, NJ: Information Today.

Definition des Embedded Librarian

Marina Betker: Definition des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.3.15.1)

Bibliotheken werden im digitalen Zeitalter nicht nur mit anderen Nutzungsformen, sondern auch mit veränderten Nutzerbedürfnissen konfrontiert. Der potentielle Nutzer muss nicht mehr in die Bibliothek gehen, um sich die benötigten Informationen zu besorgen. Für viele Nutzer sind Internetsuchmaschinen die einzigen Informationsquellen, die sie kennen und benötigen. Während Studierende die Bibliothek durchaus als Lernort für Gruppenarbeiten, konzentriertes Lernen oder die Nutzung der Lehrbuchsammlung aufsuchen, trifft man Wissenschaftler höchst selten in der Bibliothek an. Sie nutzen die elektronischen Informationsangebote wie E-Books oder E-Journals überwiegend am eigenen Arbeitsplatz.

Um sich als Bibliothek für den Nutzer wieder in den Fokus zu rücken, sind die Entwicklung einer Strategie und die Anpassung der Dienstleistungen notwendig.

Eine Möglichkeit der strategischen Positionierung ist die stärkere Orientierung an den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe. Mit dem Strategie-Konzept der embedded library versucht die Bibliothek, sich in die Arbeitsumgebungen ihrer Zielgruppen zu integrieren, indem sie proaktiv nutzerspezifische und maßgeschneiderte Dienstleistungen anbietet.

Überwiegend wird das Konzept in englischsprachigen Ländern, besonders in Amerika, angewendet. Barbara Dewey führte den Begriff des Embedded Librarian ein, abgeleitet von dem im Irakkrieg verwendeten Begriff der Embedded Journalists für Journalisten, welche als Kriegsberichterstatter direkt von den Kriegsschauplätzen berichteten. Bei Bibliothekaren ist äquivalent dazu die Integration in die Nutzergruppe gemeint. „Embedded“ sein bedeutet, dass man den Bibliothekar und die Bibliothek in die Arbeitsumgebungen der Nutzer bringen muss. Im Gegensatz zur traditionellen Bestandsorientierung stellen Embedded Librarian „just-in-time“ zielgruppenspezifische Informationsdienste bereit für eine Gruppe, Organisation oder Gemeinschaft, die sie sehr genau kennen müssen, um mehrwertschaffende Dienstleistungen anbieten zu können.

Sie können in verschiedenen „Settings“ eingesetzt werden. So treten sie innerhalb des akademischen Umfeldes in physischen oder virtuellen Seminarräumen als Ko-Dozenten auf, führen spezifische Recherchen in Spezialbibliotheken durch oder unterstützen in der Medizin Ärzte- und Forschungsteams im gesamten Forschungsprozess.

Eine Übersicht zum Vergleich des Dienstleistungsangebotes der embedded librarian mit den traditionellen Dienstleistungen bietet Tabelle 1:

Tabelle 1: Gegenüberstellung klassischer Bibliothekar vs. embedded librarian (frei übersetzt nach Shumaker & Talley, 2009, S. 9).

Organisatorische Umsetzung des Embedded Librarian

Marina Betker: Organisatorische Umsetzung des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.3.15.2)

Wie kann man als Bibliothek einen Weg finden, seine Zielgruppen adäquat zu erreichen und damit wertschöpfende Dienstleistungen anzubieten? Wichtige Faktoren bestehen im Aufbau von Beziehungen zwischen Bibliothekaren und Nutzern, dem Abgleich der Ziele von Bibliothek und Trägerorganisation und dem Angebot von maßgeschneiderten, hochwertigen Dienstleistungen für die Zielgruppen. Bei der Entwicklung des Konzeptes der Embedded Library spielen demnach sowohl institutionelle und organisatorische als auch personelle Faktoren eine Rolle.

Personelle Voraussetzungen

Ein in die Nutzergruppe integrierter Bibliothekar könnte primäre Kontaktperson zwischen einer Fakultät und der Bibliothek sein. Als solcher könnte er bei Fragen kontaktiert werden, aktiv Dienstleistungen anbieten, zuständig sein für die permanente Verbesserung der Bestandsqualität, die Informationsbedürfnisse spezieller Nutzergruppen erfüllen und somit zur Verbesserung des Bibliotheksimages beitragen. Eine Bibliothek, die spezielle Embedded Services anbieten möchte, benötigt dafür vor allem das passende Personal. Prädestiniert dafür sind die Mitarbeiter des gehobenen und des höheren Bibliotheksdienstes, die z. B. als Fachreferenten oder in der Informationsvermittlung tätig sind. Neben der grundsätzlichen Bereitschaft des Bibliothekars zur Übernahme einer solchen Rolle, muss der Mitarbeiter persönliche Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört ein breit gefächertes Wissen auf allen bibliothekarischen Gebieten und im fachlichen Schwerpunkt der Zielgruppe nebst der Bereitschaft zur ständigen beruflichen Weiterbildung. Berufsanfänger sind aufgrund mangelnder Erfahrung für diese Positionen eher weniger geeignet. Weiterhin sollte der Bibliothekar über die Trägerorganisation genau Bescheid wissen und die Arbeitsweisen und Informationsbedürfnisse der Nutzer kennen. Hierzu gehört das Wissen darüber, zu welchen Themenbereichen die Wissenschaftler forschen oder an welchen Hausarbeiten die Studierenden schreiben und welche Informationsbedarfe sie haben. Unerlässlich sind ebenso Schlüsselqualifikationen, wie eine hohe soziale Kompetenz im Umgang mit Studierenden, Teams und Wissenschaftlern, ein hoher Grad an Kreativität und Flexibilität und ein ausgeprägtes Dienstleistungsbewusstsein.

Institutionelle und organisatorische Voraussetzungen

Vor der Abwägung zur Einführung des Konzeptes der Embedded Library in der eigenen Bibliothek sollte vorher geprüft werden, ob die institutionellen und organisatorischen Voraussetzungen der Trägerorganisation und der Bibliothek eine Umsetzung überhaupt möglich machen. Hat eine Bibliothek nur sehr wenig Personal, ist dieses oftmals mit klassischen bibliothekarischen Aufgaben vollständig ausgelastet. So ist es vielleicht aus personellen und finanziellen Gründen gar nicht denkbar, einen oder mehrere Bibliothekare für maßgeschneiderte Services zu verwenden. Hier könnten, wenn möglich, Arbeitsprozesse umstrukturiert werden. So wäre es für den Fachreferenten sinnvoll, eher individuelle Beratungstermine anzubieten, anstelle nur zu bestimmten Zeiten die Benutzungstheke zu besetzen.

Eine Bibliothek kann mit ihrer eigenen Strategie nur erfolgreich sein wenn sie in der Lage ist, mit ihrem Vorhaben auch die strategischen Ziele des Unterhaltsträgers zu unterstützen. So ist die Akzeptanz der Trägerinstitution und der Mitarbeiter zwingend notwendig, um die Integration eines Bibliothekars in das Curriculum oder in die Arbeit von Forschergruppen zu erreichen. Nur wenn die Fachbereiche/Fakultäten von dem Sinn und Zweck eines solchen Services überzeugt sind und diese Leistungen in Anspruch nehmen wollen, können solche Dienstleistungen entwickelt und angeboten werden. Kontaktpflege zum Dekan und zum wissenschaftlichen Personal in den Fachbereichen ist das „A und O“. Die Zielgruppenpflege ist ein wichtiger Faktor: Studierende und Mitarbeiter, die die Bibliothek sehr gerne nutzen und die Arbeit der Bibliothekare schätzen, werden ihre gute Meinung unter Kollegen und Kommilitonen verbreiten.

Formen und Methoden der Integration des Embedded Librarian

Marina Betker: Formen und Methoden der Integration des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.3.15.3)

Bibliothekare können im Rahmen des strategischen Konzeptes der Embedded Library physisch, organisatorisch oder virtuell in die unterschiedlichen Nutzergruppen integriert werden.

Physische Integration

In die Nutzergruppe physisch integriert wird ein Bibliothekar dann, wenn er z. B. innerhalb des Curriculums in den Räumlichkeiten der Fakultät Lehrveranstaltungen durchführt, die Bibliothek vorübergehend verlässt, um Mitarbeitern in Instituten bei spezifischen Fragestellungen weiterzuhelfen, oder sogar in einem eigenen Büro in den Räumlichkeiten der Nutzergruppe arbeitet. Die Nähe zu einem Institut oder einer Fakultät kann dem Bibliothekar einen Überblick über die Forschungsthemen, Interessen und Schulungsbedarfe der Mitarbeiter verschaffen.

Organisatorische Integration

Eine organisatorische Integration ist erreicht, wenn der Bibliothekar der Trägerinstitution und nicht unmittelbar der Bibliothek unterstellt ist. Die Weisungsbefugnis und die Finanzierung gehen dann vom Träger aus.

Virtuelle Integration

Virtuell integriert sind Bibliothekare dann, wenn sie sich auch dort aufhalten, wo ihre Nutzergruppen im digitalen Raum arbeiten. Bibliotheken sollten auf der Homepage der Hochschulen offen-sichtlich verlinkt werden. Vorteilhaft ist es, diese Verlinkungen auf allen wichtigen Seiten der Homepage und in allen Kursen des Lernmanagementsystems einer Hochschule zu verbreiten.

Bibliotheken könnten virtuell mit eigenen Online-Tutorials, E-Learning-Kursen, virtuellem Auskunftsdienst, RSS-Feeds oder Bibliotheksblogs in Erscheinung treten.

Methoden der Integration

Um die neuen Dienstleistungen bekannt zu machen, muss man diese mittels breit gestreuter Kommunikations-Kanäle bewerben. Während Spezialbibliothekare per se schon mehr in die Arbeit der Nutzerumgebungen integriert sind, ist es für Bibliothekare im Hochschulumfeld schwieriger, sich in die jeweilige Nutzergruppe zu integrieren. Um die neuen Dienstleistungen anzukündigen, können E-Mails an potentielle Ansprechpartner in den jeweiligen Einrichtungen oder Rundmails verschickt, Plakate ausgehängt, Postkarten entwickelt, Newsletter verschickt oder auch Posts auf Twitter und Facebook platziert werden, in denen regelmäßig für die speziellen Dienste geworben wird. Um bereits hergestellte Kontakte zu vertiefen und zu erhalten, sollten Gespräche mit den Dozenten geführt werden. In kleineren Einrichtungen sollte die gemeinsame Mittagspause zu Kontaktzwecken und informellen Gesprächen genutzt und nicht unterschätzt werden. Auch Kooperationen mit der Zielgruppe, mit Abteilungen der Verwaltung, das Treffen mit Studierendenvertretern, die Teilnahme an Besprechungen, Events oder Messen der Hochschule, dienen der Erkenntnisbildung über die Informationsbedürfnisse der Zielgruppen. Neue Mitarbeiter der Einrichtung können bei Arbeitsantritt proaktiv über das Bibliotheksangebot und die Dienstleistungen informiert werden. Eine ständige Bewerbung der möglichen Dienstleistungen und eine systematische Evaluation der eigenen Angebote bleiben unerlässlich.

Stufen der Integration

In wieweit man einen Bibliothekar und einen Service in die Kundengruppe integrieren kann und möchte, hängt davon ab, ob eine Bibliothek über die personellen Kapazitäten verfügt und ob sie eigenständig spezifische Dienstleistungen anbieten darf oder als Teil einer übergeordneten Bibliothek allgemeinen Weisungen unterliegt. Starke Determinanten sind die Unterstützung durch die Trägerinstitution und der ggf. ermittelte Bedarf an spezialisierten Dienstleistungen seitens der Nutzer. Von der virtuellen über die physische bis hin zur vollkommenen organisatorischen Integration gibt es viele Möglichkeiten, den Bibliothekar in die Zielgruppen zu integrieren. Die Spannweite reicht von einzelnen proaktiven Diensten im Bestandsaufbau für spezielle Zielgruppen, bis zur vollständigen Integration des Bibliothekars in die Fakultät z. B. als Ko-Autor bei Publikationen oder als Dozent für Lehrveranstaltungen.

Dienstleistungskatalog des Embedded Librarian

Marina Betker: Dienstleistungskatalog des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.3.15.4)

Im Folgenden wird eine Auswahl von Dienstleistungen benannt, die mögliche Tätigkeitsfelder der Embedded Librarians in der Präsenzlehre, in der Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter und der virtuellen Integration in Online-Kurse näher beschreibt.

Unterstützung in der Lehre

Schulungsangebote zur Förderung von Medien- und Informationskompetenz werden im digitalen Zeitalter immer wichtiger. Trotz der ubiquitär verfügbaren Informationen kann nicht pauschalisiert behauptet werden, dass jedermann tatsächlich seine Informationsbedürfnisse befriedigen kann. Studierende nutzen die Hilfe der Bibliothek aber vor allem dann, wenn sie diese akut benötigen. Sinnvoll ist demnach die Integration einer Schulungseinheit in einen bestehenden Kurs im Curriculum. In einem Kurs zur Informationskompetenz könnte z. B. die Literatur-Recherche einen integrativen Bestandteil einer Prüfungsleistung darstellen. So könnte eine höhere Bereitschaft und Motivation der Studierenden, Recherchestrategien zu erlernen und die Relevanz dieser Fähigkeit einzuschätzen, erreicht werden. Die curriculare Verankerung der Schulungen zur Förderung der Informationskompetenz wird in Deutschland aktuell auch von der Hochschulrektorenkonferenz gefordert. Inhaltlich könnte eine solche Schulung die Vorstellung von fachspezifischen Datenbanken, die Entwicklung von Recherchestrategien, die Durchführung der Recherche, die Bewertung der gefundenen Literatur, deren Volltextbeschaffung und die Literaturverwaltung beinhalten. Der Einbezug eines Bibliothekars in die Lehre kann unterschiedlich stark ausgeprägt sein und reicht von 90-minütigen Kursen zur Einführung in die Literaturrecherche, über mehrere aufeinanderfolgende Kurse in Kooperation mit dem Dozenten, bis hin zur vollständigen Integration des Bibliothekars in eine Lehrveranstaltung während des ganzen Semesters. Durch die sporadische oder sogar ständige Anwesenheit eines Bibliothekars in einer Lehrveranstaltungsreihe kann sich sein Bekanntheitsgrad erhöhen, so dass er auch bei anderen Fragen als Ansprechpartner akzeptiert wird und die Bibliothek dadurch ein Gesicht bekommt.

Um diese Bandbreite an Schulungen vollständig in das Curriculum zu integrieren, ist ein ständiger Kommunikationsaustausch mit den Fakultäten notwendig. Oft scheitern diese Bemühungen daran, dass Bibliothekare von vielen Lehrkräften nicht als ebenbürtig angesehen werden. Hier wäre es sinnvoll, ein Fakultätsmitglied als strategischen Partner zu gewinnen, zu dem schon im Vorfeld ein guter Kontakt bestand.

Virtuelle Integration in Online-Kurse

Einige Hochschulbibliotheken verfügen schon innerhalb von in Hochschulen oft eingesetzten Lernplattformen wie ILIAS oder Moodle über eigene Online-Kurse. Die Integration beginnt erst, wenn die Bibliothekare auch Zugriff auf die Online-Kurse bestimmter Lehrveranstaltungen haben und ihre bibliothekarischen Dienste dort anbieten können. Auf diese Weise übernehmen sie virtuell die Rolle eines Ko-Dozenten. Vor allem für die Fern-Studierenden ist die Integration der Bibliothek in die obligatorischen Online-Kurse wichtig, da diese nur selten oder gar nicht physisch in die Hochschule kommen

Für die konkrete Umsetzung eines solchen Vorhabens ist das technische Wissen im Umgang mit dem Lernmanagementsystem der Hochschule genauso wichtig wie ein guter Kontakt zum Systemadministrator. Dieser kann dafür sorgen, dass die Bibliothek einen prominenten Link auf der Lernplattform bekommt, der dann auf die Bibliothekswebseite bzw. einen eigenen Bibliothekskurs verweist, oder gar in jedem Kurs verlinkt wird. So können in bestimmten Kursen fachspezifische Recherchemittel wie der Bibliothekskatalog oder Datenbanken verlinkt, Informationsblätter oder Online-Tutorials erstellt, Links auf elektronische Ressourcen der Bibliothek bereitgestellt oder eine Chatfunktion integriert werden, in der der Bibliothekar Fragen zum Auffinden, Abrufen und Auswerten von Informationen, zur Recherche, zum Schreiben und Zitieren und zum Umgang mit Literaturverwaltungssystemen beantworten kann. Eine komplette Integration ist erreicht, wenn der Bibliothekar Schreibrechte für einen fachspezifischen Kurs bekommt, im Kommunikationsforum vertreten ist, E-Mails empfangen und auf direkte Fragestellungen antworten kann. Eine Kursintegration des Bibliothekars ist, genau wie bei den physischen Schulungen, nur sinnvoll, wenn der Kurs einen gewissen Forschungsanteil als Lernziel hat.

Unterstützung in der Forschung

Um einen Embedded Librarian in ein Forschungsteam zu integrieren, sind nachfolgende institutionelle und persönliche Voraussetzungen notwendig. Der Bibliothekar sollte die Forschungsprojekte an der Hochschule kennen und in der Lage sein, Beziehungen zu den Mitarbeitern des Forschungsteams knüpfen zu können. Diese müssen von den Fähigkeiten des Bibliothekars überzeugt sein und einen Mehrwert für das Team und das Forschungsprojekt erkennen. Dies funktioniert am besten dann, wenn der Embedded Librarian bereits im Vorfeld mit seinen Fähigkeiten ein Teammitglied bei der Arbeit unterstützen konnte.

Die Bibliothek könnte maßgeschneiderte und individuelle Schulungsangebote für die Wissenschaftler anbieten und diese beratend im eigenen Büro aufsuchen. Vorstellbar ist zudem die Einbeziehung bibliothekarischer Hilfe in den gesamten Forschungs- und Publikationsprozess. So könnten z. B. einzelne Mitarbeiter bei ihren Forschungsprojekten oder sogar ganze Forschungsteams unterstützt werden, indem der Bibliothekar für die Recherche, Analyse und Zusammenstellung der Literatur zuständig ist. Weitere Dienste stellen dar:

• Die Schulung der Forscher in der Benutzung bestimmter Recherchemittel.

• Die Erteilung allgemeiner und spezieller Auskünfte.

• Die Teilnahme an Meetings der Forschergruppe.

• Die Übernahme der Literatur- und Publikationsverwaltung und des Forschungsdatenmanagements.

• Die Entwicklung von Current Awareness-Diensten.

• Die Erstellung bibliometrischer Reports.

• Die Beratung der Teammitglieder zu Forschungs- und Veröffentlichungsgrundsätzen.

• Die Mitwirkung als Ko-Autor an einer Publikation.

Die Beteiligung eines Bibliothekars an allen Prozessschritten der Erstellung eines systematischen Reviews bestünde exemplarisch darin, geeignete Suchbegriffe zu sammeln, die Suchstrategie festzulegen, die Recherche in verschiedenen Datenbanken und anderen Ressourcen durchzuführen, geeignete Studien zu identifizieren, die Ergebnisse in einem Literaturverwaltungsprogramm zu verwalten und für das Forschungsteam aufzubereiten, technische Probleme zu lösen, urheberrechtliche Fragen zu klären, benötigte Studien zu beschaffen, die fertige Publikation mit einer Bibliografie anzureichern und im Anschluss an das durchgeführte Review einen Alert-Dienst anzubieten, um das Thema aktuell zu halten.

Die Ausgestaltung und Gewichtung der Rolle des Bibliothekars dabei ist von Fall zu Fall unterschiedlich und hängt von der Organisationsstruktur, den institutionellen und personellen Gegebenheiten, den Beziehungen zwischen Bibliothek und Wissenschaftlern und den individuellen Kompetenzen des Bibliothekars ab.