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Exemplarischer Planungsprozess für die Einführung eines Virtuellen Auskunftsdienstes

Garantiert 18.5.2007, Christine Gläser, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Christine Gläser: Exemplarischer Planungsprozess für die Einführung eines Virtuellen Auskunftsdienstes (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.2.4.2.3)

Bei der Einführung eines Virtuellen Auskunftsdienstes müssen technische und organisatorische Fragen berücksichtigt werden.

Folgende Planungsschritte und Projektphasen sind vorzusehen:

  1. Strategische Ziele definieren

  2. Aufgaben und betriebliche Prozesse quantitativ und qualitativ ermitteln

  3. Organisation festlegen

    1. Aufbau- und Ablauforganisation

    2. Personal

    3. Technik und Einrichtungsplanung

  4. Testphase durchführen, Realbetrieb beginnen, Werbemaßnahmen entwickeln

  5. Durch Evaluation und Controlling begleiten

    Projektschritte Inhalte
    1. Strategische Ziele definieren Neue Qualität und Dimension der Auskunft:
    Service- und Medienerweiterung
        Fragen, die in der WWW-Umgebung entstehen,
    werden direkt beantwortet.
        Einbettung in das Auskunftskonzept
    2. Aufgaben und betriebliche
    Prozesse quantitativ und
    qualitativ ermitteln
    Analyse bisheriger Auskunftsangebote, besonders
    E-Mail und deren Nutzungsfrequenz (Anzahl,
    Dauer, Bedarfszeiten)
        Ermittlung der Themen und des Fragenniveaus
    3. Organisation festlegen Integration in bestehende Betriebsstrukturen
    (zentrale Auskunftsabteilung oder dezentrale
    abteilungsübergreifende Teams)
      a. Aufbau- und
    Ablauforganisation
      b. Technik und EDV Festlegung der Funktionszeiten
      c. Mitarbeiter Auswahl der Software
        Hardware-Ausstattung

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