Themen
Termine und Adressen
 
Do not fill this:

Sie möchten folgenden Artikel lesen:

Grundmodell des Geschäftsgangs: Zugangsbearbeitung

Garantiert 10.5.2006, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Grundmodell des Geschäftsgangs: Zugangsbearbeitung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.4.1.4)

Folgende Vorgänge werden bei der üblichen Zugangsbearbeitung realisiert:

Die Lieferung wird ggf. ausgepackt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet, z.B. werden die gelieferten Bücher wie auf der Rechnung geordnet.

Die Lieferung wird sachlich mit den Bestelldatensätzen verglichen (Lieferungskontrolle): Wurde geliefert, was bestellt wurde? Das Augenmerk richtet sich auch auf Details wie Preis, Ausgabe, Auflage, Einbandart. Ggf. muss die Lieferung umgetauscht werden.

Die Lieferung wird im Datensatz vermerkt, ggf. in Verbindung mit Rechnungsnummer u.ä.

Die Lieferung wird sachlich mit den Eintragungen auf der Rechnung verglichen (Rechnungskontrolle): Steht auf der Rechnung, was geliefert wurde? Hier richtet sich das Augenmerk naturgemäß besonders auch auf den Preis und bei preisgebundener Ware auf die Nachlässe (siehe 8.1.3.3). Wenn Rückgabe bzw. Umtausch erforderlich sind, muss die Rechnung entsprechend korrigiert werden.

Inventarisierung, d.h. Eigentumskennzeichnung. Üblich ist ein Eigentumsstempel auf der Rückseite des Titelblatts. Die Inventarordnungen des Öffentlichen Dienstes werden meist so interpretiert, dass eine Zugangsnummer vergeben wird, die sowohl an der Medieneinheit angebracht (meistens auf der Rückseite des Titelblatts eingeschrieben) wie auch auf dem Rechnungsformular aufgetragen wird.

Einlegen eines Laufzettels in die Medieneinheit. Der Laufzettel bildet die Schritte oder Stationen der Prozesskette ab, soll ihn steuern und dient dem Transport von Informationen, wenn z.B. Notationen vergeben, aber nicht vom Sachbearbeiter, sondern von einer anderen Kraft an späterer Stelle im Geschäftsgang erfasst werden. Der Nutzen eines Laufzettels hängt vor allem von individuellen Gegebenheiten des Workflows und den Eigenschaften des verwendeten EDV-Systems ab.

Die sachlich und rechnerisch geprüfte und als richtig gezeichnete Rechnung wird an die zuständige Stelle (z.B. Universitätskasse, Landeshauptkasse, Stadtkasse) weitergeleitet. Diese nimmt die Bezahlung vor.

Oft wird eine Rechnungskopie mit Inventarnummern in der Bibliothek als Zugangsbuch abgelegt.

Lieferungs- und Rechnungskontrolle sind arbeitsaufwändig und unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten liegt es nahe, die Personalkosten dafür mit den ohne genaue Kontrolle falsch oder überflüssig verausgabten Erwerbungsmitteln zu vergleichen. Das scheitert teilweise an den Vorschriften des Öffentlichen Dienstes, die eine Einzelfallprüfung auch dort verlangen, wo Personalkosten und vermiedener Schaden in keinem sinnvollen Verhältnis stehen. Vereinfachte Verfahren der Lieferungs- und Rechnungskontrolle können sein:

Der Lieferant wird veranlasst, auf der Rechnung das grammgenaue Gewicht der Lieferung anzugeben. Die Lieferung wird bei Erhalt nur gewogen. Gewichtsvergleich statt Prüfung der Stückzahl ist bei Lieferungen innerhalb des Buchhandels (z.B. Druckerei – Verlagsauslieferung) üblich.

Sie möchten weiterlesen?

Loggen Sie sich mit Ihrem Premium-Account ein oder erhalten Sie jetzt 14 Tage freien Zugang mit der Bestellung unseres Newsletters!

Jetzt gratis weiterlesen!
  • Zugriff auf alle Premium-Artikel der Seite!
  • Keine Kündigung erforderlich (Premium-Zugang endet automatisch)
  • Gratis und unverbindlich!
  • Zusätzlicher Fach-Newsletter für 0,00 €