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Haben Sie noch den Überblick, womit Sie Ihre Zeit verbringen?

18.7.2012, Kerstin Ratzeburg, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH
Beherrschen Sie die vielfältigen Anforderungen in Ihren verschiedenen Lebensbereichen? Tun Sie gern viele Dinge gleichzeitig und springen Sie ständig zwischen ihnen hin und her?

Dazu hier die Themen, die Abhilfe schaffen könnten:

  • Balance finden in den unterschiedlichen Lebensbereichen
  • Zeitprotokoll erstellen
  • Prioritäten setzen

Balance finden zwischen den unterschiedlichen Lebensbereichen

Sie können Ihr Tun in verschiedene Bereiche einteilen und überprüfen, ob Ihr Leben noch in der Balance ist:

  • Arbeit und Leistung
    Beruf, berufliche Tätigkeiten, Qualifikationen, Stärken / Fähigkeiten, Erfolg, Karriere, Wohlstand, Anerkennung, Einkommen

  • Kontakte und Kultur
    Familie, Partner, Freunde, Anerkennung, Zuwendung, kulturelle Veranstaltungen

  • Körper und Gesundheit
    Erholung, Entspannung, Ernährung, Fitness, regelmäßige Checks beim Arzt

  • Werte und Sinn
    Werte, Ziele, Selbstverwirklichung, Religion

Die Bilanz kann in einzelnen Lebensphasen unterschiedlich ausfallen. Wichtig ist es zu beachten, dass auf Dauer keiner der Bereiche vernachlässigt wird.

Unser Tipp: Bewerten Sie Ihre Lebensbereiche und "machen Sie sich ein Bild", ob eine Korrektur sinnvoll sein könnte:

Bereich Was Warum Bedeutung (%) Zeit (%)
Arbeit / Leistung
Kontakte / Kultur
Körper / Gesundheit
Werte / Sinn

Zeitprotokoll erstellen

Fertigen Sie ein Zeitprotokoll an, um zu ermitteln, wie viel Zeit Sie mit den Aufgaben in den verschiedenen Lebensbereichen verbringen.

Unser Tipp: Probieren Sie folgendes Format aus:

geschätzte Zeit Aufgabe / Tätigkeit tatsächliche Dauer Zeitdieb
30 Minuten E-Mails lesen 45 Minuten Telefon
...

Führen Sie im nächsten Schritt eine (tägliche) To-do-Liste. In nur 5-10 Minuten pro Tag ist es geschafft! Wenn Sie die To-do's in einem DIN A4- oder DIN A5-Buch festhalten und durchstreichen, haben Sie gleichzeitig eine tagebuchartige Dokumentation Ihrer Tätigkeiten. Hilfreich zum Freuen über Erreichtes und ggf. auch zum Nachbessern.

Weitere Empfehlungen dazu:

  • Erstellen Sie die Liste für den nächsten Tag zum Abschluss des vergangenen Tages
  • Starten Sie alternativ damit gleich zu Beginn des Arbeitstages
  • Überprüfen und korrigieren Sie die Liste im Laufe des Tages 1-2 Mal

Prioritäten setzen

Bei der Fülle von Aufgaben sind immer wieder Prioritäten zu setzen – allein oder in der Zusammenarbeit mit anderen. Erwischen Sie sich immer wieder dabei, dass Sie am liebsten alles selbst und sofort machen anstatt anderen Aufgaben zu übertragen oder Dinge "liegen zu lassen"? Cinzia Sasso und Susanna Zucchelli ("Zeitmanagement für Frauen") empfehlen ein einfaches Schema, in dem deutlich wird, was Sie an einem Tag dringlich und unbedingt (abzuschließende Arbeiten) erledigen und was Sie nur anschieben (offene Arbeiten) müssen:

abzuschließende Arbeiten offene Arbeiten
Den Vortrag für die morgige Sitzung korrigieren Monatsstatistiken erstellen
...

Und hier noch ein kleiner Ausflug in Anlehnung an den italienischen Ökonom Pareto:
20% strategisch richtig eingesetzte Zeit und Energie können 80% des Ergebnisses bringen.

Wie sieht es damit in Ihren Lebensbereichen aus? Bringen z. B. 20% der Beziehungen 80% Ihres persönlichen Glücks? Bewirken 20% der Besprechungszeiten 80% Beschlüsse? Schauen Sie mal nach und entscheiden Sie sich im Sinne von "Nichts ändert sich, außer ich ändere mich. Alles ändert sich, sobald ich mich verändere."

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