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Handlungsfelder der Personalentwicklung: Personalauswahl

Garantiert 16.8.2018, Ulrike Kraß, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Ulrike Kraß: Handlungsfelder der Personalentwicklung: Personalauswahl (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2018, Abschn. 4.1.2.1)

Personalmarketing – Employer Branding:

Der Fachkräftemangel ist inzwischen auch in Bibliotheken angekommen. Verlängerte Bewerbungsfristen, erneute Ausschreibungen sprechen hier eine deutliche Sprache. Bibliotheken werden dadurch veranlasst, ihre Attraktivität als Arbeitgeberin aktiv herauszuarbeiten und ein positives Image zu vermitteln. Wirksame Kommunikationskanäle hierfür sind beispielsweise die attraktive, moderne Gestaltung der Website der Bibliothek, die im Rahmen einer Bewerbung von den Interessierten immer frequentiert wird. Präsenz der Bibliothek in Fachpublikationen oder Praxisberichte auf Bibliothekstagungen fördern die Wahrnehmung durch die Berufsöffentlichkeit. Wichtige Informationsquelle sind darüber hinaus Kontakte im persönlichen Umfeld. Die positive Rückmeldung beispielsweise durch zufriedene Kurzzeitpraktikantinnen, Studierende im Praxissemester oder Kooperationen mit Hochschulen durch studentisches Engagement bei Projekten der Bibliothek wird im Rahmen einer nachhaltigen Netzwerkarbeit zu einer entscheidenden Säule bei der erfolgreichen Bewerbung um kompetente Mitarbeiter (Simtion, 2017, S. 98 ff.; Kanning, 2017, S. 175).

Vor diesem Hintergrund gilt bei der Gestaltung des gesamten Auswahlverfahrens die Prämisse: Nicht nur die Bewerber, auch die Bibliothek bewirbt sich. Positive Maßnahmen, die die Wertschätzung und das Interesse der Bibliothek am Interessenten zum Ausdruck bringen, sind in diesem Zusammenhang:

  • Die unverzügliche Zusendung einer Eingangsbestätigung

  • Die möglichst zeitnahe Information über die nächsten Schritte

  • Die Vermeidung von Wartezeiten vor Vorstellungsgesprächen

  • Die Konzentration auf den Bewerber im Gespräch

  • Das Angebot einer Führung durch die Bibliothek

  • Die möglichst zeitnahe Rückmeldung über die getroffene Entscheidung

Abgesehen von Argumenten im Rahmen des Employer Brandings gilt der Grundsatz, dass Auswahlverfahren gerecht, transparent und sachbezogen durchgeführt werden. Neben dem moralischen Anspruch bezieht sich dieser Anspruch auch auf die Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen, z. B. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes, AGG (Becker, 2013, S. 483), welches die Benachteiligung eines Bewerbers aus Gründen der Rasse, der Herkunft, des Geschlechtes, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Orientierung verhindern soll.

Stellenausschreibung

Die übliche Form für die Gewinnung neuer Mitarbeiter ist die Stellenausschreibung, die intern und/oder extern veröffentlicht wird.

Grundlage für die Formulierung der Stellenausschreibung ist zunächst das Festlegen der Tätigkeiten und Anforderungen der Stelle. Hierfür ist ein Blick in die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil bzw. die Aktualisierung derselben sinnvoll (s. 4.1.2.3). Die Anforderungen des Arbeitsplatzes, also die Aufgaben, drückt die Stellenbeschreibung aus, das Anforderungsprofil formuliert die notwendigen Kompetenzen des Mitarbeiters. Dadurch erhält man Klarheit über unbedingt erforderliche oder nur wünschenswerte Voraussetzungen. Das macht es später leichter, die eingegangenen Bewerbungsunterlagen sachlich zu priorisieren und zu entscheiden, welcher Bewerber im Auswahlverfahren bleibt.

Kanäle, über die die Stellenausschreibung transportiert wird, sind Printmedien (lokale Presse, Fachzeitschriften), Homepage (eigene und Trägerorganisation), bibliothekarische Jobportale, Mailinglisten und Social Media.

Auswahlverfahren durchführen

Bei der Personalauswahl gilt der Grundsatz der Objektivität. Die Ergebnisse sollten unabhängig von der Person des Beurteilenden möglichst gleich ausfallen. Ermöglicht wird das beispielsweise durch den Einsatz strukturierter Interviews. Der zweite Grundsatz ist Reliabilität, d. h. Zuverlässigkeit. Eine Kompetenz sollte also möglichst mehrfach im Verfahren geprüft werden. Der dritte Grundsatz ist Validität, d. h. Gültigkeit. Gemeint ist damit, dass das Auswahlverfahren genau die Kompetenzen erfassen soll, die tatsächlich auf der Stelle benötigt werden. In den Blick genommen werden sollen also möglichst reale Situationen aus dem Berufsalltag. (Kanning, 2017, S. 93).

Auf der Basis des Stellenprofils und des Aufgabengebietes werden die Methoden eines Auswahlverfahrens konkret ausgewählt. Neben dem klassischen Vorstellungsgespräch können Tests eingesetzt werden. Abgerundet wird die Personalauswahl häufig durch Elemente eines Assessment-Centers.

  • Strukturiertes Auswahlgespräch

    Um das Prinzip der Objektivität als Maßstab halten zu können, sind Gespräche mit definiertem Fragenkatalog essenziell. Dieser wird auf Grundlage des Anforderungsprofils erstellt (s. 4.1.2.3). Wenn klar ist, welche Kompetenzen für die zu besetzende Stelle relevant sind, können die Fragen passgenau darauf abgestimmt werden. Aus Gründen der Vergleichbarkeit werden allen Bewerbern die gleichen Fragen gestellt. Individuelle Nachfragen sind möglich. Wenn eine Kompetenz (z. B. Kommunikationsfähigkeit) durch mehrere Fragen erfasst wird, erhöht sich die Verlässlichkeit. Die Antworten werden auf Beobachtungsbögen dokumentiert, um sie im Nachhinein vergleichen zu können. Die Beurteilungsskala wird vorab festgelegt. Um die Validität bzw. Gültigkeit zu erreichen, ist die Auswahl möglichst situativer Fragen aus dem Berufsalltag optimal. Der Anforderungsbezug zur vakanten Stelle sollte deutlich werden (Wie gehen Sie mit folgender Situation um?).

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