Heike Schiffer, Konrad Umlauf: Haushaltssystematik, Titel, Kapitel, Haushaltsstelle (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 5.2.3)

Die Gliederung der staatlichen Haushaltspläne ist weitgehend vorgeschrieben. Dadurch sollen die Haushaltspläne der verschiedenen Gebietskörperschaften vergleichbar werden. Die Gliederung der kommunalen Haushaltspläne ist detailliert vorgeschrieben; diese Gliederung unterscheidet sich jedoch von den staatlichen Haushaltsplänen. Eine Besonderheit der kommunalen Haushaltspläne ist die Aufteilung in einen Verwaltungshaushalt (dieser enthält die laufenden Einnahmen und Ausgaben) und einen Vermögenshaushalt (der die Investitionen und ihre Finanzierung umfasst).

Staatliche Haushaltspläne

Heike Schiffer, Konrad Umlauf: Staatliche Haushaltspläne (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 5.2.3.1)

Staatliche Haushaltspläne bestehen aus folgenden Teilen:

1. Haushaltsübersicht (Summen der Einnahmen und Ausgaben, Verpflichtungsermächtigungen)

2. Finanzierungsübersicht (Umfang des Deckungsbedarfs)

3. Einzelpläne der Ressorts (Ministerien). Für die Haushaltswirtschaft der einzelnen Bibliotheken sind diejenigen Einzelpläne von Interesse, in denen die betreffende Bibliothek enthalten ist.

Anlagen enthalten die Gruppierungsübersicht, d.i. die Zusammenstellung der Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen gruppiert nach Einnahme- und Ausgabearten (z.B. Personalausgaben), nach Funktionen (z.B. Universitäten, Funktionenübersicht) sowie den Haushaltsquerschnitt (Zusammenfassung von Gruppierungsübersicht und Funktionenübersicht in Form einer Matrix). Die Funktionenübersicht soll einen Ländervergleich erlauben, da die Zuordnung von Funktionen zu Ministerien nicht einheitlich ist (z.B. gibt es in allen Bundesländern Universitäten, aber der Zuschnitt der Ministerien, bei denen die Universitäten ressortieren, ist von Land zu Land etwas verschieden).

Die Einzelpläne sind in Kapitel (= Einnahmen, Ausgaben und Verpflichtungsermächtigungen für jeweils eine Behörde etc.) untergliedert, beispielsweise:

Alle Kapitel sind nach demselben Schema anhand des Kriteriums Einnahme- bzw. Ausgabeart in Titel untergliedert. Da die Untergliederung in Titel bei allen Kapiteln gleich ist (soweit die betreffenden Einnahme- und Ausgabearten bei dem betreffenden Kapitel vorkommen), muss man stets Kapitel und Titel zugleich nennen.

Hier der Gruppierungsplan für die Untergliederung der Kapitel in Titel:

Entsprechend diesem Gruppierungsplan werden die Einnahmen nach ihrem Entstehungsgrund und die Ausgaben nach ihrem Zweck titelweise veranschlagt. Die Titel bezeichnen folglich innerhalb eines Kapitels die Einnahme- oder Ausgabeart. Den Titeln sind eine fünfstellige Titelnummer (dreistellige Gruppierungsnummer und zweistellige Zählnummer) sowie eine dreistellige Funktionenkennziffer zugeordnet, z.B. die Funktionenkennziffer 131 f.ür Universitäten. Ebenso wie die Gliederung und Nummerierung der Titel sind Gliederung und Nummerierung der Funktionen bundeseinheitlich geregelt.

Titel können zu Titelgruppen mit einer übergeordneten Zweckbestimmung zusammengefasst werden (z.B. IT-Ausgaben innerhalb eines Kapitels). Dadurch wird die Übersicht über sachlich zusammenhängende Titel erleichtert.

So genannte Untertitel sind nicht mehr im Haushaltsplan enthalten, sondern werden als Kostenarten geführt (Untertitel 01 Wärme, 02 Strom etc.). Bezüglich der Kostenstellen (z.B. Kostenstelle 41 für die Zentralbibliothek der Sportwissenschaften der Deutschen Sporthochschule Köln) und Kostenarten gibt es z.B. für die Universitäten in Nordrhein-Westfalen nur grobe Vorgaben seitens der übergeordneten Behörde; die feine Unterteilung bleibt den Hochschulen überlassen.

Die gesetzliche Feststellung im Haushaltsplan erstreckt sich auf das sog. Dispositiv, das sich aus Zweckbestimmung, Betrag für das Haushaltsjahr, Verpflichtungsermächtigungen und Haushaltsvermerken zusammensetzt. Hinzu kommen die unverbindlichen Erläuterungen; diese können durch Haushaltsvermerke für verbindlich erklärt werden. Titel, die der Flexibilisierung unterliegen, werden links von der Titelnummer mit einem „F“ gekennzeichnet. Anders als bei kommunalen Haushaltsplänen, die hier stärker mit abgekürzten Kennzeichen arbeiten, sind die Haushaltsvermerke bei staatlichen Haushaltsplänen in Klartext beim jeweiligen Haushaltstitel ausgewiesen, z.B. Hinweise darauf, das Mehreinnahmen bei einem bestimmten Haushaltstitel Mehrausgaben bei einem bestimmten anderen Haushaltstitel erlauben.

Außer dem Haushaltsansatz für das Planjahr ist der Haushaltsansatz des Vorjahres und das Rechnungsergebnis des vorletzten Jahres angegeben. Das soll einen mehrjährigen Vergleich ermöglichen.

Beispiel zum Haushaltsplan (Haushaltsplan 2003, Nordrhein-Westfalen, Band V/2, Einzelplan 05 Teil 2, Kapitel 05-100–490, S. 432):

Das folgende Beispiel zeigt Ähnlichkeiten und Unterschiede in der Gliederung zwischen kommunalen und staatlichen Haushaltsplänen:

Kommunale Haushaltspläne

Heike Schiffer, Konrad Umlauf: Kommunale Haushaltspläne (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 5.2.3.2)

Kommunale Haushaltspläne bestehen ähnlich wie staatliche Haushaltspläne aus folgenden Teilen bzw. Anlagen:

1. Vorbericht. Er soll einen Überblick über Stand und zu erwartende Entwicklung der Haushaltswirtschaft geben und der Gemeindevertretung transparent machen, welche finanziellen Spielräume bestehen.

2. Gesamtplan bestehend aus Zusammenfassung und Querschnitt in tabellarischer Form, Gruppierungsübersicht (Übersicht über die Ausgabenarten, z.B. Personalausgaben zusammengefasst über alle Ämter) und Finanzierungsübersicht.

3. 10 Einzelpläne des Verwaltungshaushalts. Für die kommunale Bibliothek sind vor allem die Angaben in den Einzelplänen des Verwaltungs- und Vermögenshaushalts von Interesse. Im Verwaltungshaushalt sind die laufenden Einnahmen und Ausgaben aufgeführt (zum Beispiel Personalausgaben, Gebühreneinnahmen, Mittel für Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungen). Im Vermögenshaushalt sind für die Bibliothek vor allem die Mittel für Baumaßnahmen von Interesse sowie die Mittel für den Erwerb von beweglichem Anlagevermögen, das sind Gegenstände im Wert über 410 EURO (ohne Mehrwertsteuer). Das Zerlegen sachlich zusammenhängender teurerer Gegenstände in preiswertere Einzelteile, damit sie aus dem Verwaltungshaushalt erworben werden dürfen, ist verboten (Beispiel Regale). Freilich ist der Ausdruck „sachlich zusammenhängend“ dehnbar. Der Erwerbungsetat (mit Formulierungen wie z.B. Medienbeschaffung oder Bücher und Zeitschriften oder Unterhaltung des Bestandes u.a.m.) ist meistens im Verwaltungshaushalt, mitunter im Vermögenshaushalt aufgeführt. In manchen Kommunen handelt es sich um eine Haushaltsstelle für alle Medienerwerbungen einschließlich Zeitschriften und Einbandkosten. In anderen Kommunen sind hierfür je eigene Haushaltsstellen aufgeführt, was den optischen Vorteil mehrerer niedrigerer Beträge hat.

4. 10 Einzelpläne des Vermögenshaushalts. Die Trennung in Verwaltungs- und Vermögenshaushalt hat zur Folge, dass man an zwei Stellen im Haushaltsplan nachschlagen muss, wenn man herausfinden will, welche Mittel insgesamt (laufende Einnahmen und Ausgaben, ferner Investitionsmittel) der kommunalen Bibliothek zur Verfügung stehen.

5. Sammelnachweise und Stellenplan. Die Sammelnachweise fassen gleiche Ausgabearten über alle Ämter (z.B. Personalausgaben) zusammen. Innerhalb der Sammelnachweise sind die Ausgaben gegenseitig deckungsfähig, d.h. dass für die Bibliothek eingestellte, aber dort nicht verausgabte Personalmittel (beispielsweise infolge einer vorübergehend nicht besetzten Personalstelle) ohne weiteres bei einer anderen Einrichtung der Stadt verausgabt werden können. In der Folge sind die Personalmittel für die Stadt insgesamt oft nur nach grober Schätzung auf die einzelnen Einrichtungen verteilt; für den Kämmerer kommt es nur auf die Summe aller Personalausgaben im Sammelnachweis an. Das heißt u.a., dass die im Haushaltsplan für die Bibliothek ausgewiesenen Personalmittel als Grundlage einer Kostenrechnung kaum brauchbar sind. Der Stellenplan listet die Zahl der Personalstellen bei jeder kommunalen Einrichtung, getrennt nach Arbeitern, Angestellten und Beamten, für jede Lohn-, Gehalts- bzw. Besoldungsgruppe auf. Höhergruppierungen sind nur möglich, wenn im Stellenplan eine Stelle in der betreffenden Gehaltsgruppe ausgewiesen ist. Freilich hat unabhängig davon der einzelne Arbeitnehmer ein Recht auf tarifgemäße Eingruppierung; fehlende Stellen der betreffenden Gehaltsgruppe laut Haushaltsplan dürfen eine zu niedrige Eingruppierung nicht begründen („Tarifrecht bricht Haushaltsrecht“, vgl. Abschnitt 6/6.4).

6. Finanzplanung und Investitionsprogramm.

7. Übersicht über die Verpflichtungsermächtigungen.

8. Übersicht über die Schulden und Rücklagen.

9. Wirtschaftspläne und Abschlüsse der Sondervermögen und kommunalen Unternehmen. Wenn die kommunale Bibliothek als Eigenbetrieb, GmbH oder als Verein geführt wird, erscheint sie an dieser Stelle im Haushaltsplan. Bei den Einzelplänen ist nur der Zuschussbedarf aufgeführt.

10. ggf. Bericht über die wirtschaftlichen Beteiligungen der Gemeinde.

11. ggf. Haushaltssicherungskonzept. Dieses ist vorgeschrieben, wenn der Haushaltsausgleich nicht erreicht wird (Überschuldung der Gemeinde). Es soll Maßnahmen aufzeigen, die den Haushaltsausgleich mittelfristig wieder herbeiführen können.

Kommunale Haushaltspläne sind nicht gemäß der Organisation der Stadtverwaltung gegliedert, sondern nach einem vorgeschriebenen Schema. D.h. dass die kommunale Bibliothek stets im selben Unterabschnitt des Haushaltsplans aufgeführt wird unabhängig von ihrer organisatorischen Einbindung in die Stadtverwaltung (Abteilung des Kulturamtes, Abteilung des Schulamtes oder des Sozialamtes, eigenes Amt, Amt gemeinsam mit der Volkshochschule etc.).

In sich ist jeder Unterabschnitt nach demselben Schema (Gruppierung nach Einnahme- bzw. Ausgabearten) unterteilt:

Einheitliche Gruppierung nach Einnahme- bzw. Ausgabearten innerhalb jedes Unterabschnitts

Allerdings kommen nicht alle Gruppen bei jedem Unterabschnitt vor. Beispielsweise tritt die Gruppe 0 Steuern, allgemeine Zuweisungen beim Unterabschnitt Bibliothek nicht in Erscheinung, weil ihr keine spezifischen Steuern und Zuweisungen zugeordnet werden können (die Steuern dienen allgemein zur Deckung des Haushalts).

Auf diese Weise ist jede Haushaltsstelle mit einer Gliederungsziffer versehen, z.B.:

Für jeden Unterabschnitt werden die Gesamteinnahmen und die Gesamtausgaben aufgeführt und zum Zuschussbedarf bzw. Überschuss saldiert. Ein Überschuss tritt naturgemäß bei wenigen Unterabschnitten auf, hauptsächlich beim Einzelplan 9, der u.a. die Allgemeinen Deckungsmittel, das sind die Einnahmen aus Steuern und allgemeinen Zuweisungen enthält. Der Zuschussbedarf der kommunalen Bibliothek ist also dem Haushaltsplan unmittelbar zu entnehmen. Er beträgt durchschnittlich 90 % der Gesamtausgaben. Der Ausdruck „Kostendeckungsgrad“ für den Anteil des Zuschusses an den Gesamtausgaben ist nicht ganz richtig, weil die Zahlen im Haushaltsplan geplante Einnahmen und Ausgaben sind, keine Kosten im Sinn einer Kostenrechnung (zu dieser siehe Abschnitt 5/3).

Weder die Bibliothek noch andere Unterabschnitte sind haushaltsrechtlich darauf angewiesen, in ihrem eigenen Unterabschnitt die Mittel zur Deckung der Ausgaben auszuweisen. Vielmehr stehen die Überschüsse anderer Unterabschnitte, vor allem die Allgemeinen Deckungsmittel und die Kreditfinanzierung zur Verfügung, um den Abmangel aller Unterabschnitte auszugleichen.

Wie bei staatlichen Haushaltsplänen sind bei jeder Haushaltsstelle nicht nur die Mittel des Planjahres, sondern auch die der Vorjahre sowie weitere Angaben vorgesehen, z.B.