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Leitbild

Garantiert 11.11.2002, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Leitbild (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6)

Inhalte

Konrad Umlauf: Inhalte (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.1)

Leitbilder nennen die langfristigen und grundlegenden Ziele, Prinzipien und Werte von Organisationen und stellen Richtlinien für das Verhalten der Mitarbeiter bzw. Mitglieder dieser Organisation und der Organisation selbst dar.

Typischerweise in einem Leitbild genannte Themen sind:

  • die Ziele der Organisation insgesamt. Hier kann es beispielsweise um das Dienstleistungsprofil (so im Leitbild der UB/TIB Hannover oder im Leitbild der Herzog-August- Bibliothek Wolfenbüttel), um Zielgruppen, um das grundlegende Selbstverständnis, um Veränderungsbereitschaft (z.B. im Leitbild der UB Konstanz), um Optimierung der Arbeitsabläufe (z.B. im Leitbild der UB Leipzig) und Abbau von Hierarchien gehen.

  • die Ziele der Organisationsmitglieder bzw. -mitarbeiter. Hier stehen Mitarbeiterführung und -motivation, Konfliktbewältigung, allgemein Führungsgrundsätze im Mittelpunkt, im Leitbild der UB Dortmund z.B. Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation.

  • die Ziele der Umwelt der Organisation, auf die die Organisation eingehen will. Das Leitbild soll eine Antwort auf die Ziele der Partner, der Kunden, des Umfelds geben und die eigene Organisation für diese attraktiv, unentbehrlich, begehrt machen.

Ein Leitbild bündelt die Organisationsidentität in einer kurzen Deklaration. Es ist Richtungsweiser und Imagegestalter. Es beantwortet vor allem vier Fragen in einer für die individuelle Bibliothek bzw. Informationseinrichtung spezifischen Weise:

  • Beweggründe (Warum?), bei kommunalen Bibliotheken z.B. eine spezifische Aussage, worin der Beitrag der Bibliothek zur Stadtentwicklung bestehen soll (Nukleus sozialer Netzwerke im Stadtteil, Zentrum für Lern- und Bildungsmedien, Portal zur digitalen Stadt…). Bei einer firmeninternen Spezialbibliothek oder Informationseinrichtung ist der Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen ein zentraler Gedanke.

  • Angebote und Ziele (Was?), z.B. bei einer Universitätsbibliothek ihre Dienstleistungen für Studium, Forschung und Lehre der Universität sowie darüber hinausgehende Aufgaben, etwa die einer Landesbibliothek.

  • Prinzipien, Haltungen (Wie?), z.B. Dienstleistungsgedanke, Bürgernähe, Wirtschaftlichkeit. Auch hier sind individuelle Ausformungen erforderlich. Denkbar wäre eine Aussage über zeitlich ausgedehnten Service, wenn sehr lange Öffnungszeiten für die Bibliothek ein gewichtiges Ziel sind. Diese Aussage im Leitbild würde bedeuten, dass im Fall von Personalabbau alles Mögliche zur Disposition gestellt werden kann, aber nicht die Dauer der Öffnungszeiten.

  • Zielgruppen, Schwerpunkte (Wer? Für wen?), z.B. Professionalität, Kompetenz, Flexibilität des Personals, besonders wichtige Zielgruppen, vor allem die Zugehörigkeit zur übergeordneten Einrichtung. Spezifische Ausprägungen könnten Bezug nehmen auf wissenschaftlich qualifiziertes Personal, auf Hausgebundene als Zielgruppe usw.

Zielgruppen

Konrad Umlauf: Zielgruppen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.2)

Das Leitbild richtet sich an den Unterhaltsträger und die Kunden, aber auch an die Mitarbeiter, ggf. auch an die Öffentlichkeit. Der Öffentlichkeit und den potenziellen Kunden verdeutlicht das Leitbild, was man in der Bibliothek erwarten kann. Uninteressant sind beispielsweise die in den Selbstdarstellungen deutscher Öffentlicher Bibliotheken so häufigen Aussagen wie:

Buchbestand ca. 21.000 Bände (Romane, Sach- und Kinderbücher); dazu kommen ca. 1.000 Audiocassetten, 650 CD’s, 760 Videofilme, Zeitschriften, Sprachkurse und Spiele.

Besser ist zu sagen:

Mehr als 290.000 unerhörte Möglichkeiten für Kinder, Jugendliche und Erwachsene (Allgemeine Bibliotheken der GGG Basel).

Dem Unterhaltsträger soll das Leitbild deutlich machen, warum er Geld in die Einrichtung stecken soll und was er in qualitativer Hinsicht von der Bibliothek erwarten kann. Im Idealfall kann der Geldgeber erkennen, welchen Beitrag die Bibliothek zur Verwirklichung seiner Strategie leistet. Die Mitarbeiter artikulieren im Leitbild, mit welcher Haltung sie die Dienstleistungen erbringen.

Funktion

Konrad Umlauf: Funktion (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.3)

Entsprechend kann man als Funktionen eines Leitbildes nennen:

Funktionen für die Organisation insgesamt, nämlich:

  • Orientierungsfunktion (Setzung allgemeiner Organisationsziele),

  • Kohäsionsfunktion (Festigung des Zusammenhalts der Organisationsuntergliederungen oder -teile),

  • Koordinationsfunktion (Abstimmung von dezentral oder in zeitlicher Folge getroffener Entscheidungen auf die Organisationsziele),

  • Instrument zur Prioritätensetzung (Ausrichtung auf die mit den Organisationszielen genannten Schwerpunkte),

  • Instrument zur Verfahrensvereinfachung (Ausrichtung der Vielzahl von Entscheidungen an klaren Grundsätzen statt ständig neuer Grundsatzdebatten),

  • Stabilisierungsfunktion angesichts dynamischer Umfeldveränderungen.

Funktionen des Leitbildes für die Organisationsmitarbeiter:

  • Identifikationsfunktion,

  • Motivationsfunktion,

  • Orientierungsfunktion (Propagierung handlungsleitender Werte und Einstellungen),

  • organisationskulturelle Transformationsfunktion (Entwicklung der Organisationskultur als partizipativer Prozess).

Funktionen für die Umwelt:

  • Informationsfunktion,

  • Legitimationsfunktion

Damit kommt dem Leitbild – genauer gesagt: seiner angemessenen Umsetzung – die Bedeutung eines strategischen Erfolgsfaktors zu, denn (jedenfalls im Interaktionsansatz der Public-Relations-Theorie) hängt der Erfolg einer Organisation davon ab, wie sie sich mit internen und externen Interessengruppen aktiv im Sinn einer Interaktion auseinandersetzt.

Präsentation

Konrad Umlauf: Präsentation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.4)

Ein Leitbild umfasst etwa eine halbe Seite bis maximal zwei Seiten Text. Über die Reihenfolge, in der die genannten Aspekte in der Schriftfassung des Leitbildes abgehandelt werden, gibt es unterschiedliche Empfehlungen.

Leitbilder können nüchtern oder journalistisch geschrieben sein; auch ihre Tonalität (trocken, humorvoll, rasant, solide, rational, emotional …) soll das Selbstverständnis der Organisation ausdrücken. Entsprechend ist die Frage zu entscheiden, ob das Leitbild nur aus einem Text bestehen oder mit Bildern, Cartoons, graphischen Elementen verziert sein soll. Manche Leitbilder sind neutral, manche in Wir-Form abgefasst.

Anforderungen an ein Leitbild

Konrad Umlauf: Anforderungen an ein Leitbild (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.5)

Delikat ist die Frage, ob das Leitbild Wirklichkeit beschreibt oder zu Verwirklichendes vorführt. Man kann sagen: Das Leitbild leitet die Mitarbeiter zum richtigen Handeln und bildet das gewünschte Image. Das kommt aber nicht daher, dass schöne Worte auf der Website stehen, sondern dieses Leiten und Bilden ist eine tägliche Herausforderung für alle im Betrieb, besonders für die Leitung.

Ein Leitbild soll ein paar Jahre tragen können. Jährliche Zielkataloge oder Arbeitsprogramme, Fünfjahreskonzepte sind teils aus dem Leitbild abzuleiten, wenn das Leitbild größere Umgestaltungen erfordert, teils sind solche Zielvereinbarungen nicht aus dem Leitbild ableitbar, müssen aber mit ihm kompatibel sein.

Leitbilder müssen folgende Anforderungen erfüllen:

  • Allgemeingültigkeit für die Organisation, keine Einzel- oder Sonderaspekte,

  • Organisationsgebundenheit statt organisationsübergreifender Allgemeingültigkeit,

  • Konzentration auf Wesentliches, keine Details,

  • Langfristigkeit,

  • Vollständigkeit hinsichtlich der Ziele wie auch der Wege,

  • Wahrhaftigkeit,

  • Realisierbarkeit,

  • Widerspruchsfreiheit,

  • Einfachheit und Verständlichkeit,

  • Anschaulichkeit, Klarheit, Bildhaftigkeit.

Motive für die Aufstellung von Leitbildern

Konrad Umlauf: Motive für die Aufstellung von Leitbildern (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.6)

Als allgemeiner Hintergrund für die Neigung zur Leitbildentwicklung werden vor allem die folgenden Faktoren genannt:

  • Kundenorientierung wird zur maßgeblichen Strategie im Wettbewerb.

  • Die hoheitlichen Funktionen des öffentlichen Dienstes (Vollzug von Vorschriften, Loyalität) reichen weder gegenüber den Mitarbeitern noch gegenüber den Bürgern aus, die Verausgabung von Steuermitteln zu legitimieren, die Mitarbeiter zu motivieren und die Bürger zufrieden zu stellen. Der öffentliche Dienst entdeckt Dienstleistungsfunktionen. Im Vergleich zu vielen anderen öffentlichen Einrichtungen sind Bibliotheken hier allerdings sehr weit vorangeschritten.

  • Der Anteil von standardisierten Produkten und Dienstleistungen geht zurück bzw. dieser Bereich wird durch Import aus Billiglohnländern abgedeckt. Individuelle bzw. kundenindividuell modifizierte Produkte und Dienstleistungen gewinnen an Bedeutung.

  • Die Dynamik des Wettbewerbs und des technisch-organisatorischen Wandels erfordert rasche Anpassungsfähigkeiten, schnelle Reaktionen und ständige Innovationen.

  • Wachstum der Unternehmen und Unternehmenszusammenschlüsse erfordern neue Instrumente der Schaffung von Organisationskohäsion (Lean Management, virtuelle Unternehmen, fraktale Fabriken, humanzentrierte Produktionssysteme).

  • Bei öffentlichen ebenso wie bei Unternehmens-Planungen sind an die Stelle umfassender und perfektionistischer, stark quantitativ ausgerichteter Ansätze solche Ansätze getreten, die mehr auf qualitativ formulierte Perspektiven und Szenarios setzen.

Interne Anlässe sind meistens Maßnahmen der Organisationsbzw. Personalentwicklung (siehe Kapitel 4.1). Die Einführung moderner, partizipativer Führungsstile fordert mitunter deutliche Verhaltensänderungen sowohl von den Vorgesetzten wie auch von den Mitarbeitern; so sollte z.B. die Leitbilderstellung an der UB Dortmund einen Prozess der Organisationsentwicklung in Gang setzen. Im Prozess der Organisationsentwicklung soll nicht selten einerseits die Selbständigkeit und die Entscheidungskompetenz von Mitarbeitern und Organisationsteilen, z.B. Filialbetrieben, erhöht werden, andererseits soll der damit verbundenen Tendenz zur Auseinanderentwicklung entgegengewirkt werden. In anderen Fällen zielt die Organisationsentwicklung auf die Überprüfung und Neudefinition der Arbeitsweisen und Dienstleistungen.

Externe Anlässe können sein:

  • Maßnahmen zur Imageverbesserung, evtl. im Zusammenhang mit einer grundlegenden Überarbeitung der Öffentlichkeitsarbeit. Das Leitbild soll dann das neue Image propagieren.

  • Tief greifende Veränderungen des wirtschaftlichen, organisatorischen, technischen, sozialen und politischen Umfelds. Das Leitbild soll dann die eigene Position definieren, sei es die alte Position bestärken, sei es, eine neue Position vor Augen führen.

  • Impulse des Unterhaltsträgers, die wiederum solche Veränderungen reflektieren und in Fragen gipfeln können wie: Wozu brauchen wir noch die Bibliothek im Zeitalter des Internet? Ist die organisatorische Trennung von Bibliothek und Rechenzentrum noch angemessen? Auf externe Impulse ging beispielsweise die Leitbilderstellung in der UB Konstanz und in der UB/TIB Hannover zurück.

Leitbildgenese

Konrad Umlauf: Leitbildgenese (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.2.6.7)

Wenn das Leitbild die oben genannten Funktionen ausüben soll, dann darf es nicht einfach verkündet werden. Vielmehr muss es aus einem innerbetrieblichen Selbstverständigungsprozess hervorgehen. Auf diesen Kommunikationsprozess kommt es an. Das Leitbild ist sein Produkt.

Die Erstellung eines Leitbildes kann top-down oder bottom-up erfolgen. Beim Top-down-Verfahren verkündet die Organisationsleitung einen Vorschlag den Mitarbeitern. Beim Bottomup- Verfahren initiiert man einen umfassenden Kommunikationsprozess unter allen Organisationsmitgliedern über alle Fragen, auf die das Leitbild eine Antwort geben soll, und dieses soll sich allmählich als herbeidiskutierter Konsens der Kommunikation herauskondensieren. In der Praxis geht man meistens Mittelwege; die hierbei eingesetzten Instrumente können beispielsweise sein:

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