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Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Auswahlkriterien im Einzelnen

Garantiert 27.8.2008, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Auswahlkriterien im Einzelnen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.1.3.4)

Auch ohne Pflicht zur Ausschreibung muss die Bibliothek bzw. Informationseinrichtung zu den wirtschaftlichsten Bedingungen beschaffen. Im Fall der Medienbeschaffung bei nach dem Buch-PrG (siehe Abschnitt 8.1.3.3) festgesetztem Preis (Endpreis, Letztabnehmerpreis) entfallen Preisdifferenzen beim selben Titel. Dann sind mit Bestellung, Lieferung und Bearbeitung verbundene Gesichtspunkte ausschlaggebend für die Wahl des Lieferanten. Dieselben Gesichtspunkte gelten auch bei nicht preisgebundenen Medien zusätzlich zum Preiskriterium und können dazu führen, dass ein Lieferant berücksichtigt wird, dessen Preise nicht die niedrigsten sind, wenn die Kostenersparnis in der Bibliothek dank vorteilhafter Lieferbedingungen und Serviceleistungen dieses Lieferanten größer ist als die Preisdifferenz zum niedrigsten Lieferanten. Gesichtspunkte der Lieferbedingungen und Serviceleistungen sind dargelegt in:

Empfehlungen für die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Bibliotheken und Buchhandel (1994). In: BuB 46 (1994), 6/7, S. 522–529 und in: BibliotheksInfo 4 (1994), 6, S. 331–341 und in: Börsenbl. Dtsch. Buchhand. 161 (1994), S. 15 – 18.

Geschäftsverkehr zwischen wissenschaftlichen Bibliotheken und Buchhandel: dritte überarbeitete Empfehlung (1994). Im Auftr. des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels und der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände bearb. von: Margot Wiesner. Stand: Mai 1994. In: Bibliotheksdienst 28 (1994) S. 1261 – 1274 und in: Börsenbl. Dtsch. Buchhand. 161 (1994) 49, S. 10–14 = http://www.bth.rwth-aachen.de/buch.html.

Kirchgäßner (2006), Adalbert: Geschäftsvereinbarung zwischen Lieferanten und Bibliotheken/Expertengruppe Erwerbung und Bestandsentwicklung des DBV. In: Bibliotheksdienst 40, S. 52–57 = http://www.zlb.de/aktivitaeten/bd_neu/heftinhalte2006/erwerbung0106.pdf.

Daraus ergibt sich folgende, hier ergänzte Checkliste für die Lieferantenauswahl.

Checkliste Lieferantenauswahl

Entspricht das Profil des Lieferanten nach

  • Fächern

  • Publikationsarten

  • Herkunftsländern der Publikationen

  • Kundenstruktur

dem eigenen Profil?

Einhalten der vereinbarten Lieferbedingungen und Serviceleistungen. Folgenden Service kann die Bibliothek ohne zusätzliche Kosten und ohne besondere Vereinbarungen selbstverständlich erwarten:

  • Übermittlung und Entgegennahme der Bestellungen in der von der Bibliothek gewünschten Form, z.B. in elektronischer Form

  • regelmäßig Reklamation offener Bestellungen bei den Verlagen durch den Lieferanten

  • Einhaltung üblicher Lieferfristen, ggf. in vereinbarten Intervallen

  • unverzügliche Information über Lieferverzögerungen in standardisierter Form

  • Überwachung der lückenlosen Lieferung von Fortsetzungen und Zeitschriften

  • Lieferschein in Form, Zeitpunkt und Zusammenhang mit der gelieferten Ware nach den Wünschen der Bibliothek, z.B. in elektronischer Form oder in Papierform in die Medien eingelegt

  • Rechnungsstellung in Form, Gestaltung, Zeitpunkt und Zusammenhang mit der Lieferung nach den Wünschen der Bibliothek, z.B. Einzel- oder Sammelrechnungen, ggf. gegliedert nach Angaben, die mit der Bestellung übermittelt wurden, ggf. Rechnung gemeinsam mit der Lieferung

  • für die Bibliothek angemessene Zahlungsziele, im Allgemeinen ein bis zwei Monate

  • Lieferung frei Haus (außer bei Kurier- oder Expressdiensten)

    *

    bei örtlichen Lieferanten: Der Lieferant

    *

    liefert zu den vereinbarten Zeiten

    *

    bringt die Lieferung in den bezeichneten Raum

    *

    packt aus und ordnet in gewünschter Reihenfolge

    *

    entsorgt Verkaufs- oder Transportverpackungen wie z.B. Folien

legt ggf. Bestellzettel in die jeweiligen Titel ein

  • Ansichtslieferungen im üblichen Umfang

  • Rücknahme unbeschädigter Ansichtslieferungen binnen vereinbarter Fristen

  • Rückgaberecht binnen sechs Wochen bei Falschlieferungen und Nichtbeachtung der vereinbarten und auf dem Bestellzettel aufgedruckten Liefer- und Geschäftsbedingungen

bei deutschsprachigen Monografien: Gewährung des Bibliotheksnachlasses laut Preisbindungsgesetz (bis zu 5 % Nachlass gegenüber dem festgesetzten Endpreis für öffentlich zugängliche Wissenschaftliche Bibliotheken unabhängig von der Höhe des Erwerbungsetats, bis zu 10 % Nachlass für Öffentliche Bibliotheken)

erreichbarer, kompetenter Ansprechpartner beim Lieferanten

Fähigkeit des Lieferanten, über die Lieferung hinausgehende Leistungen zu erbringen, die der Bibliothek nützlich sind, und der Preis dieser Fremdleistungen, insbesondere

  • Informationen für die Titelauswahl

  • Katalogisierung

  • Klassifikation

  • buchbinderische Bearbeitung

Lieferkosten, sofern diese extra berechnet werden, was nur teilweise im Versandhandel und beim Zeitschriftenversand vorkommt.

bibliografische Kompetenz des Lieferanten

Optimierung der betrieblichen Abläufe und Senkung der Kosten der Bibliothek, das heißt, der Lieferant muss so liefern, dass er sich dem Bedarf der Bibliothek und ihren Arbeitsabläufen anpasst

Fähigkeit des Lieferanten, termingebundene Aufträge auch bei größerem Umfang fristgerecht auszuführen, denn nicht selten stehen den Bibliotheken kurzfristig zu verausgabende Haushaltsmittel zur Verfügung

Fähigkeiten des Lieferanten zum aktiven Mitdenken bei der Bearbeitung der Bestellungen

Profil des Lieferanten. Es liegt im gegenseitigen Interesse, für das jeweilige Anforderungsprofil leistungsstarke Lieferanten zu wählen

Preis, sofern kein festgesetzter Endpreis vorliegt. Interessant sind bei nicht preisgebundenen Medien Preisnachlässe in Abhängigkeit vom Umsatz. Dies legt eine Konzentration auf besonders leistungsstarke Lieferanten nahe, um möglichst hohe Preisvorteile zu erreichen.

beim Bezug ausländischer Monografien:

  • Kosten für Lieferung je nach Lieferweg

  • Offenlegung des ausländischen Originalpreises bzw. Bezugspreises seitens des Lieferanten

  • Verhalten des Händlers bei vom Verlag veranlassten Preisänderungen gegenüber dem angekündigten Preis, zu dem bestellt wurde

  • Zusatzkosten für Risiken wegen Kursschwankungen, für Porti, Besorgungsgebühren, Steuern

  • Preisnachlässe bei Mindestbestellmengen, Mindestumsätzen, bei Einhaltung bestimmter Zahlungsziele

  • Transparenz der Rechnungen, insbesondere Angabe des Originalpreises und des Umrechnungskurses

  • Bezahlung in Originalwährung oder Umrechnung zum Tageskurs seitens der Bibliothek

  • Zahlungswege (Auslandsüberweisung, Ausländerkonto bei einer inländischen Bank, Scheck?), Überweisungskosten

  • Zahlungsfristen

Zeitschriften werden

teils direkt vom deutschen Verlag

teils über den örtlichen Buchhandel

teils (besonders ausländische Zeitschriften) über internationale Agenturen

teils (besonders bei Spezialgebieten und schwierigen Lieferländern) über Fachbuchhändler

teils im Rahmen von Konsortialverträgen (elektronische Zeitschriften)

bezogen. Bei der Wahl von Lieferanten für Zeitschriften, insbesondere ausländische Zeitschriften, kommen zu den oben genannten Kriterien vor allem folgende weitere Kriterien hinzu:

Zusätzliche Kriterien für die Wahl von Zeitschriftenlieferanten

Wird ein Mindestumsatz erwartet oder gefordert?

Kann die Kommunikation auf deutsch geführt werden?

Ist der Lieferant zu günstigen Zeiten und Kosten (ggf. Auslandstelefonate) erreichbar?

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