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Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Grundsätze und VOL

Garantiert 27.8.2008, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Grundsätze und VOL (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.1.3.1)

Beschaffung von Medien und Lieferantenauswahl sind die im laufenden Betrieb dominierenden Auftragsvergaben in Bibliotheken und Informationseinrichtungen. Die Auftragsvergabe durch öffentliche Einrichtungen steht im Spannungsfeld von vier, auch in Widerspruch zueinander tretenden Zielen (Abbildung 1).

Abbildung 1 Ziele öffentlicher Auftragsvergabe

Die einzelnen Funktionen sind folgendermaßen zu verstehen:

Versorgung des Personals: Ziele sind vor allem die soziale Sicherheit und angemessene Vergütung des Personals. Diese Ziele können mit einer extensiven Interpretation der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers begründet werden. Bei konsequenter Verfolgung einzig dieses Zieles steigen die Personalkosten bei schlechter werdenden Dienstleistungen.

Dienstleistungen für die Kunden: Dieses Ziel stellt den Bedarf der Kunden in den Mittelpunkt. Bei konsequenter Verfolgung dieses Zieles fänden nur solche Lieferanten Berücksichtigung, die im Interesse einer raschen Bereitstellung neuer Medien für die Kunden kurzfristig und fehlerfrei liefern.

Sparsamer Ressourcenverbrauch: Dieses Ziel verlangt die optimale Input-Output-Relation und legt eine extensive Nutzung von Fremdleistungen bzw. ein Outsourcing nahe.

politische Funktionen: Der Einzelbetrieb unterliegt seitens der politischen Führung des Unterhaltsträgers Vorgaben, die nicht im engeren Sinne zu den Betriebszielen des Einzelbetriebs gehören, aber aus politischer oder gesamtwirtschaftlicher Sicht erwünscht sind. Hierher gehört beispielsweise die Vorgabe, dass bei örtlichen Lieferanten zu bestellen ist. Ein Beispiel sind Tariftreuegesetze, wonach die Annahme von Aufträgen, bes. Bauaufträgen der öffentlichen Hand die ausführenden Unternehmen verpflichtet, die Tariflöhne am Ort der Ausführung einzuhalten. Derartige Gesetze wurden auf Landesebene z.T. erlassen, sind aber im Frühjahr 2008 durch Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs verworfen worden. Danach dürfen die öffentlichen Auftraggeber die Einhaltung von Tarifverträgen nur verlangen, wenn diese allgemeinverbindlich sind.

Wenn das politisch gewollte Verhältnis zwischen diesen Zielen zu Lasten der betriebswirtschaftlichen Effizienz geht, muss die Bibliothek dies der politischen Führung deutlich machen und gegebenenfalls von dieser verantworten lassen. Sie selbst darf mangelnde betriebswirtschaftliche Effizienz nicht dulden.

Denn Verwaltungsspitze und Bibliotheksleitung sind bei der Positionierung des Verwaltungshandelns im Spannungsfeld der vier genannten Ziele und mithin auch bei der Wahl der Bibliothekslieferanten nicht gänzlich frei. Vielmehr unterliegen sie Vorgaben. Diese sollen bewirken: Ausschließlich die betriebswirtschaftlichen Ziele dürfen bei der Vergabe von Aufträgen zur Lieferung von Medien und Materialien wie auch zur Lieferung von Einrichtungen und Geräten zur Geltung kommen. Relevant sind hier

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