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Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Zur Frage der Ausschreibung

Garantiert 27.8.2008, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Zur Frage der Ausschreibung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.1.3.2)

§ 3 VOL/A Abschn. 1 verlangt, dass der Vergabe eines öffentlichen Auftrags eine öffentliche Ausschreibung zur Feststellung des wirtschaftlichsten Angebots vorauszugehen hat. Je nach den Gegebenheiten muss eine unbeschränkte Ausschreibung (allgemein öffentlich) oder eine beschränkte Ausschreibung (eine beschränkte Zahl von Unternehmen, mindestens drei, wird zur Abgabe eines Angebots aufgefordert) erfolgen.

Freilich ist nach § 3 Ziff. 2 VOL/A Abschn. 1 eine öffentliche Ausschreibung nur erforderlich, soweit nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Nach § 3 Ziff. 4 Abs. k) soll eine freihändige Vergabe insbesondere dann stattfinden, wenn Preisbindung besteht; das ist bei Medienbeschaffungen aufgrund des Preisbindungsgesetzes der Fall. Ferner soll (§ 3 Ziff. 4 Abs. a) VOL/A Abschn. 1) eine freihändige Vergabe erfolgen, wenn nur ein einziges Unternehmen in Betracht kommt; dies gilt vor allem für den Bezug von elektronischen Zeitschriften und Datenbanken direkt beim Verlag bzw. dem einzigen Aggregator.

Bei der laufenden Erwerbung von Medien steht die Natur des Geschäfts sowohl der öffentlichen wie auch einer beschränkten Ausschreibung entgegen, weil

Bücher aufgrund des Preisbindungsgesetzes preisgebunden sind,

die Zusammenfassung von Aufträgen zu Losmengen von lohnendem Umfang dazu führen würde, dass nur einmal oder wenige Male im Jahr Aufträge vergeben würden, was der Natur des Geschäfts, nämlich den Aufgaben und Erfordernissen der Bibliothek widerspricht, denn eine Bibliothek, die nicht laufend aktuelle Medien der Benutzung zur Verfügung stellt, wird unbenutzbar,

beide Arten von Ausschreibungen für einzelne oder kleine Mengen von Medien sowohl für die Bibliothek wie auch für die Lieferanten einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichbaren Vorteil und dem Wert der Leistung im Missverhältnis stünde (§ 3 Ziff. 3 Abs. b) VOL/A Abschn. 1),

beide Arten von Ausschreibungen kein wirtschaftliches Ergebnis versprechen (§§ 3 Ziff. 3 Abs. c) und Ziff. 4 Abs. n) VOL/A Abschn. 1), weil die in Frage kommenden Lieferanten erfahrungsgemäß auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe für einzelne oder kleine Mengen von Medien nicht reagieren,

das für Zeitschriftenabos typische Fortsetzungsgeschäft (das nicht den in § 3 Ziff. 4 Abs. d) VOL/A Abschn. 1 genannten Nachbestellungen entspricht) in der VOL/A nicht vorkommt und mithin dort nicht geregelt ist,

eine Ausschreibung bei nicht preisgebundenen ausländischen Zeitschriften

  • angesichts der geringen Zahl in Frage kommender Lieferanten in Deutschland,

  • angesichts der Termingestaltung einerseits bei Ausschreibungen und andererseits bei ggf. erforderlichem Lieferantenwechsel im Anschluss an die Ausschreibung

  • angesichts der Tatsache, dass die Lieferanten in der Regel Preisvorbehalte für die Preise im Folgejahr geltend machen,

weder praktikabel noch wirtschaftlich wäre.

bei elektronischen Zeitschriften und bei Datenbanken i.d.R. nur ein einziges Unternehmen (Verlag bzw. ein Aggregator, z.B. das Konsortium) in Frage kommt (§ 3 Ziff. 4 Abs. a) VOL/A Abschn. 1).

Entsprechend heißt es für Öffentliche Bibliotheken im KGSt-Gutachten (1973, S. 43): Ausschreibungen für die Beschaffung von Medien entfallen. Dasselbe gilt für Wissenschaftliche Bibliotheken*.

Dennoch verlangen vereinzelt immer wieder Aufsichtsbehörden wie z.B. Rechnungshöfe oder auch Behörden interne Abteilungen ultimativ die Ausschreibung der Medienbeschaffung. Sofern die Ausschreibung von einer weisungsberechtigten Stelle verlangt wird und die hier aufgezeigten Argumente keine Wirkung zeigen, muss dem Verlangen Folge geleistet werden.

Wie ist dann zu verfahren?

Die Ausschreibung kann sich lediglich bei größeren Volumina, wie beispielsweise einem im Zusammenhang zu beschaffenden umfangreichen Bestand an nicht preisgebundenen Medien oder bei einer größeren Zahl von Zeitschriftenabos, auf eine genaue Liste von zu beschaffenden Titeln beziehen. Die Beschaffung von Einzeltiteln im üblichen Preisspektrum kommt nicht in Frage.

Denkbar ist die Ausschreibung der Medienbeschaffung nach folgendem Muster:

Die Ausschreibung erfolgt so früh vor dem Beschaffungszeitpunkt, dass Ausschreibung, Angebotsfrist, Prüfung der Angebote, Entscheidung, Auftragserteilung und Lieferfrist bis zum Beschaffungszeitpunkt abgewickelt werden können. Drei Monate erscheinen als kürzest mögliche Zeitspanne.

Die in Frage kommenden Lieferanten werden unabhängig von der Frage, ob es sich um eine allgemein öffentliche oder eine beschränkte Ausschreibung handelt, über die erfolgte Ausschreibung informiert. Medienlieferanten verfolgen – anders als z.B. Bauunternehmen – die einschlägigen Amtsblätter, in denen die Ausschreibungen veröffentlicht werden, normalerweise nicht.

Ein Verlangen nach Nachlässen bei preisgebundener Ware, die über die im Buchpreisbindungsgesetz (siehe Abschnitt 8.1.3.3) vorgesehenen Nachlässe hinausgehen, ist rechtswidrig und darf nicht erfolgen. Ebenso sind Angebote mit derartigen Preisnachlässen rechtswidrig und dürfen bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt werden.

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