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Management Bürgerschaftlichen Engagements in Bibliotheken

Garantiert 27.4.2012, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Management Bürgerschaftlichen Engagements in Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.7)

Literatur und Quellen (Internetquellen zuletzt geprüft am 11.1.2011)

Konrad Umlauf: Literatur und Quellen (Internetquellen zuletzt geprüft am 11.1.2011) (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.7.0)

Bibliotheken und Bürgerschaftliches Engagement: Eine Standortbestimmung. Gemeinsames Positionspapier des Deutschen Bibliotheksverbandes e.V., des Borromäusvereins e.V., des Evangelischen Literaturportals e.V. – Verband für Büchereiarbeit und Leseförderung und des Sankt Michaelsbundes, Landesverband Bayern e.V. 2011 = http://www.bibliotheksverband.de/fileadmin/user_upload/DBV/positionen/B%C3%BCrgerschaftliches_Engagement_Standort_Umfrage.pdf.

Birnkraut, Gesa: Management von Ehrenamtlichen. Ein Leitfaden für Kulturinstitutionen. Hamburg 2004.

Bundesministerium für Arbeit und Soziales [Hrsg.]: Zu Ihrer Sicherheit – Unfallversichert im Ehrenamt. Bonn 2007.

Bürgerengagement – Chancen für Kommunen (1999). Köln: KGSt (KGSt-Bericht 6/1999).

Bürgerschaftliches Engagement und Zivilgesellschaft (2002). Enquete-Kommission „Zukunft des bürgerschaftlichen Engagements“, Deutscher Bundestag (Hrsg.). Opladen: Leske + Budrich.

Cookman (2001), N.; Streatfield, D.: Volunteers are ‚en vogue‘. In: Library-Association-Record. 103 (2) Feb 2001, p. 108.

Ehrensache (2003). Zivilgesellschaftliches Engagement in öffentlichen Bibliotheken. Hrsg. Von Petra Hauke u. Rolf Busch. Bad Honnef: Bock + Herchen.

Freiwillige – (k)eine Chance für Bibliotheken (1999)? Ein Positionspapier des Deutschen Biblotheksverbandes. Berlin: Dt. Bibliotheksverband 1999 = http://www.bibliotheksverband.de/fileadmin/user_upload/DBV/positionen/Freiwillige_Chance_fuer_Bibliotheken1999.pdf.

Freiwilligenarbeit in Bibliotheken / Verband der Bibliotheken des Landes Nordrhein-Westfalen = www.vbnw.de/freiwilligexx.html.

Freiwilligenmanagement / Akademie für Ehrenamtlichkeit Deutschland = www.freiwilligenmanagement.de.

freiwilligenserver.de / Niedersächsisches Ministeriums für Soziales, Frauen, Familie, Gesundheit und Integration = www.freiwilligenserver.de.

Fuchs (1998), Christina; Schuegraf, Wolf-Dieter: Alles andere als unkompliziert. Über den Einsatz von freiwilligen Kräften in der Öffentlichen Bücherei Braunschweig. In: BuB 50, S. 273–275.

Hall (2002), M.-L.: Tips on being a successful volunteer coordinator. In: Unabashed Librarian. (125) 2002, p. 3–4.

Hörning, Beate: Auf der Spur der Freiwilligen…: Mit dem Zug durch die Vereinigten Staaten: Eine Reise zu den Volunteers der Public Libraries. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 62 (2010), Nr. 3, S. 246 – 248 =

Keite, Uta: Eine Bücherhalle auf zwei Beinen: Ehrenamtliche Medienboten bringen Hamburger Senioren und Behinderten die Bibliothek ins Haus. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 61 (2009), Nr. 9, S. 635 – 637.

Klotz, Volker: Ehrenamt und Bibliotheken in Südtirol. In: Zum Lesen (2011), 3, S. 24–26 = www.bvs.bz.it/download/27dexte8xdVj.pdf.

Wendler, Lutz: Können Leseclubs öffentliche Bibliotheken ersetzen?: Das Beispiel Hamburg zeigt: Ohne professionelle Hilfe funktioniert's auf Dauer nicht. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 60 (2008), Nr. 10, S. 744 – 748

Rahmenbedingungen

Konrad Umlauf: Rahmenbedingungen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.7.1)

Bürgerschaftliches Engagement ist in Bibliotheken weit verbreitet (Quelle: Befragung des DBV, in: Bibliotheken und Bürgerschaftliches Engagement 2011):

  • In 33 % der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken haben die Freiwilligen eine tragende Funktion, d.h. hauptamtliche Mitarbeiter sind nicht operativ beschäftigt.

  • In 11 % dieser Bibliotheken haben sie eine unterstützende Funktion; ihr Einsatz verbessert das originäre Dienstleistungsangebot der Bibliothek.

  • In 13 % dieser Bibliotheken haben die Freiwilligen eine ergänzende Funktion: Sie erbringen zusätzliche Dienstleistungen über die Kernfunktionen hinaus. Hier spielen die Lesepaten eine herausragende Rolle.

  • Aber nur in 20 % der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken verwenden schriftliche Verträge, wie der Deutsche Bibliotheksverband sie empfiehlt (siehe Abschnitt 4.7.10).

  • Nur 43 % der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken setzen keine Freiwilligen ein.

  • Bei den wissenschaftlichen Bibliotheken sind es ca. 8 %, in denen Freiwillige mitwirken, z.B. bei der Erschließung eines Altbestands.

  • Besonders umfangreich ist die Freiwilligen-Arbeit bei den Öffentlichen Bibliotheken in Trägerschaft der evangelischen und katholischen Kirchen; hier arbeiten regelmäßig fast 40.000 Freiwillige mit. Nur 7 % der kirchlichen Bibliotheken verzichten auf Freiwillige.

  • Fast alle Bibliotheken (90 %), die Freiwillige einsetzen, veranlassen Schulungen und Qualifizierungen der Freiwilligen. Das Spektrum reicht von der Qualifizierung der Freiwilligen durch Freiwillige bis zu organisierten und zertifizierten Ausbildungen.

  • Die häufigsten Aufgaben der Freiwilligen sind (die meisten Freiwilligen nehmen mehrere Aufgaben wahr):

    Veranstaltungen, Leseförderung, Führungen (80 % und mehr der Ehrenamtlichen engagieren sich hier)

    Medienauswahl (86 %)

    Bibliotheksleitung, Leitung einer Filialbibliothek (74 %)

    Medienrückordnen, Aufsicht, Ausleihbetrieb, mobiler Bücherdienst (über 50 %)

    Fundraising, Friendraising (50 %). Die niedrige Zahl deutet nicht ausgeschöpfte Potenziale an.

Nachdem Bibliothekare bis in die späten 1990er-Jahre die Mitarbeit „Ehrenamtlicher“ aus Furcht vor einer Verdrängung ihrer bezahlten, qualifizierten Arbeit durch unbezahlte, unqualifizierte Arbeit mit der Folge eines Einbruchs beim differenzierten Dienstleistungsangebot scharf ablehnten, ist in den letzten Jahren ein Umschwung eingetreten. Gemeinsam mit den kirchlichen Bibliotheksverbänden positioniert der Deutsche Bibliotheksverband sich 2011 mit den Worten: „Bürgerschaftliches Engagement unterstützt und bereichert den Bibliotheksalltag.“ (Bibliotheken und Bürgerschaftliches Engagement 2011)

Bürgerschaftliches Engagement ist nicht eine modische Bezeichnung für das, was früher ehrenamtliche Mitarbeit hieß und etwas moderner Freiwilligen-Arbeit genannt wird, sondern weist auf einen Wandel hin: Verbreitet ist die Sorge, dass die öffentliche Hand überfordert wird, indem ihr immer mehr, aber nicht länger finanzierbare Aufgaben übertragen werden, dass Marktbeziehungen in zu einseitiger Weise alle Lebensbereiche durchdringen, dass Isolation und soziale Verwahrlosung die Gesellschaft gefährden. Eine Antwort darauf wird in einem bürgerschaftlichen Engagement gesehen, das zwischen Privatsphäre, Staat und Markt angesiedelt ist.

Damit kommt bürgerschaftliches Engagement im Umkreis von Informationseinrichtungen in privatwirtschaftlichen Unternehmen mit Gewinnorientierung nicht in Betracht. Im Mittelpunkt zivilgesellschaftlichen Engagements, wie es hier verstanden wird, steht die außerhalb von Arbeits- und Beamtenverhältnissen stehende Mitarbeit in Einrichtungen der öffentlichen Hand wie Bibliotheken, Archiven oder Kindergärten. Kennzeichnend für die auf dem Engagement von Freiwilligen oder nebenamtlicher Tätigkeit beruhenden Einrichtungen ist, dass es sich durchweg um kleine Einrichtungen mit sehr begrenzten Öffnungszeiten handelt.

Es wurde deutlich, dass das Thema politisch in dem Sinn ist, dass es um die Gestaltung öffentlicher Angelegenheiten geht. Parteipolitisch gibt es jedoch keine Affinität des Themas zu einer bestimmten unserer demokratischen Parteien.

Monika Rasche, Leiterin der Stadtbücherei Münster/Westfalen:

  • Kundenorientierung geht vor Bürgerengagement.

  • Zukunftsfähigkeit geht vor Bürgerengagement.

  • Wirtschaftlichkeit geht vor Bürgerengagement.

  • Die Freiwilligen haben ein autonomes Handlungsfeld.

  • Die Freiwilligen sind organisiert.

  • Die Freiwilligen haben einen Nutzen, die Bibliothek hat einen Nutzen.

Die seitens der Verwaltung oder der Gemeindevertretung ohne konzeptionellen Gedanken hingeworfenen Idee, man könne die Kosten senken, indem ehrenamtliche Helfer eingesetzt werden, ist kein zielführender Ansatz. Vielmehr müssen die hier in diesem Abschnitt dargelegten Einzelheiten bedacht und in ein längerfristiges Konzept zusammengeführt werden.

Die Verwendung von Freiwilligen-Arbeit als kostenloser Ersatz für bezahlte Arbeitskräfte ist ein Missbrauch des zivilgesellschaftlichen Engagements. Das hat auch die Enquete-Kommission des Deutschen Bundestags zum bürgerschaftlichen Engagement hervorgehoben (Bürgerschaftliches Engagement und Zivilgesellschaft 2002).

Bürgerschaftliches Engagement, obwohl positiv zu werten, darf nicht zu einem Verlust von fachlich effektiven und betriebswirtschaftlich effizienten Standards führen. Gut gemeint ist nicht automatisch gut gelungen. Wenn Freiwillige beispielsweise über Mittel zum Medienkauf aus dem Steueraufkommen verfügen und aus ihrer subjektiven Sicht Bücher für die Bibliothek kaufen, die außer ihnen selbst keine Nutzer finden, dann ist das Steuermittelverschwendung. Das heißt auch, jene Standards müssen definiert sein.

Der Einsatz der Freiwilligen muss an Bedingungen geknüpft sein, die für alle Beteiligten klar und transparent sind. Dazu gehört insbesondere die klare Abgrenzung der Bereiche der Freiwilligen und der hauptamtlich Beschäftigten.

Die Freiwilligen müssen wissen, dass ihre Mitarbeit einem beträchtlichen Maß an Verbindlichkeit unterliegt. Sie müssen zuverlässig sein. Auch beim Einsatz von Freiwilligen müssen Qualität, Erreichbarkeit und Kontinuität der Dienstleistungen garantiert sein. Die Bibliothek definiert sich über ihre Dienstleistungen, nicht über den Spaßfaktor der Freiwilligen.

Umgekehrt muss den Hauptamtlichen klar ein, welche Aufgaben sie in Bezug auf die Freiwilligen wahrzunehmen haben.

Der Deutsche Bibliotheksverband formuliert als Grundsätze:

Bürgerschaftliches Engagement braucht

  • klare Definitionen der Ressourcen, Standards und Handlungsfelder im Bibliotheksalltag

  • qualifizierte und quantitativ angemessene Begleitung durch hauptamtlich Beschäftigte

  • kontinuierliche Schulungen und Fortbildungen

  • Verbindlichkeit durch Rechtssicherheit

  • angemessene und spürbare Wertschätzung und Anerkennung.

(Bibliotheken und Bürgerschaftliches Engagement 2011)

Ein eigenes Thema ist zivilgesellschaftliches Engagement in Fördervereinen für Bibliotheken, Mediotheken usw. Hier geht es nicht um das praktische Engagement bei der Erstellung von konkreten Dienstleistungen, sondern um ein politisches oder ideelles Engagement für Erhalt, Ausbau, Förderung usw. der mit hauptamtlichen Kräften betriebenen Einrichtung. Freilich gibt es gleitende Übergänge, wenn beispielsweise eine Bürgerinitiative sich für den Erhalt einer Stadtteilbücherei politisch einsetzt und diese dann nach dennoch verfügtem Abzug der hauptamtlichen Kräfte in Eigenregie auf Basis freiwilliger Mitarbeit weiterführt, ggf. mit finanzieller Unterstützung des ehemaligen Bibliotheksträgers.

Rekrutierung

Konrad Umlauf: Rekrutierung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.7.2)

Die Initiative kann von den Freiwilligen ausgehen oder von der Einrichtung. Immer wieder treten Interessenten an die Bibliothek heran und bieten ihr Engagement an. Hier kommt es darauf an, in Gesprächen die Punkte 4.7.1 bis 4.7.11 zu klären, also insbesondere sicherzustellen, dass Qualität und Durchführung des Projekts oder Kontinuität der Dienstleistungen sichergestellt sind.

Am Anfang einer Initiative der Einrichtung kann ein Aufruf in der örtlichen Presse stehen oder die Kontaktaufnahme mit Einrichtungen, bei denen Freiwilligen-Arbeit eine große Rolle spielt, z.B. Freiwilligen-Zentren, Diakonie, Deutscher Caritasverband und Arbeiterwohlfahrt mit ihren Untergliederungen wie z.B. der Kinderlobby, örtliche Initiativen und Vereine, Stiftung Lesen. Kinder und Jugendliche können vor allem über Schulen und Jugendeinrichtungen gewonnen werden.

Vor einer konkreten Zusammenarbeit sollten gegenseitige Erwartungen geklärt werden. Dazu gehört die Klärung insbesondere folgender Fragen:

Inhalt und Zielgruppen der Tätigkeit der Freiwilligen

Häufigkeit und Zeiten der Tätigkeit

Vorbereitung, Fortbildung, Schulung

Dauer der Verpflichtung

Bedingungen einer Beendigung der Tätigkeit

Kosten (bis hin zu Details wie z.B. Fahrgeld, Auslagenersatz) bzw. Aufwandsentschädigung für die Freiwilligen

Planung der Zusammenarbeit (Ansprechpartner, Besprechungstermine, Durchführung).

Organisation

Konrad Umlauf: Organisation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.7.3)

Die Organisation der Freiwilligen umfasst neben Einsatzplanung und ggf. Anleitung vor allem:

Feststellung der Motivationen der Freiwilligen, damit die Einrichtung daran anknüpfen kann, Begeisterung der Freiwilligen,

Abgrenzung der Tätigkeitsfelder und Projekte der Freiwilligen von denen der Hauptamtlichen,

Aushandeln von Zielen und Ergebnissen der Freiwilligen Arbeit,

Evaluation der Arbeitsergebnisse der Freiwilligen, Feststellung des Fortbildungsbedarfs und Planung der Fortbildung,

Ideengenerierung für die Freiwilligen-Arbeit, sofern die Freiwilligen nicht selbst genügend Ideen einbringen,

Festlegung der Rechte und Pflichten der Freiwilligen, beispielsweise:

  • Entscheidungsbefugnisse hinsichtlich des Projekts oder der Aufgabe,

  • zur Verfügung stehendes Budget. Die Freiwilligen haben keine Bewirtschaftsbefugnis, aber die Einrichtung vereinbart bei Projekten, die Ausgaben verursachen, einen finanziellen Rahmen mit den Freiwilligen.

  • Benutzung von Arbeitsmitteln, internen Räumen usw. der Einrichtung, z.B. Büroeinrichtung, Telefon, PC.

Damit ist die Organisation der Freiwilligen eine Aufgabe, die ein Höchstmaß an sozialer Kompetenz verlangt.

Der Rahmen, in dem sich Freiwilligen-Arbeit bei öffentlichen Einrichtungen bewegt, ist das Regelwerk der öffentlichen Verwaltung mit seinen zahllosen Vorschriften. Wer Freiwilligen-Arbeit organisiert, muss den Spagat zwischen diesen Ansprüchen und denen der Freiwilligen meistern. Im Idealfall gelingt es, komplementäre Kompetenzen bei Hauptamtlichen und Freiwilligen zu entdecken und zur wechselseitigen Bereicherung zu bringen.

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