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Management und Marketing: Strategisches Management – Embedded Librarian als Strategiekonzept

Garantiert 8.5.2019, Marina Betker, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Marina Betker: Embedded Librarian als Strategiekonzept (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.3.15)

Literatur und Internetquellen

Marina Betker: Literatur und Internetquellen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.3.15.0)

Dewey, B. I. (2004). The Embedded Librarian. Resource Sharing & Information Networks, 17(1–2), 5–17.

Jacobs, A. (2011). Embedded Library und Embedded Librarian. Theorie und Praxis in einer Kanzleibibliothek. Recht, Bibliothek, Dokumentation 41(1–3), 14–27.

Jacobs, A. (2013). Checkliste Nr. 38: Embedded librarian. Reutlingen: Berufsverband Information Bibliothek: Kommission für One-Person Librarians. Verfügbar unter: http://www.bib-info.de/kommissionen/kopl/publikationen/checklisten.html

Kesselman, M. A. & Watstein, S. B. (2009). Creating Opportunities: Embedded Librarians. Journal of Library Administration, 49(4), 383–400.

Muir, G. & Heller-Ross, H. (2010). Is Embedded Librarianship Right for Your Institution? Public Services Quarterly, 6(2–3), 92–109.

Salz, E. (2011). Embedded Librarian im Forschungszentrum: ein Praxisbericht. In JARA – Forschungszentrum Jülich und RWTH Aachen University (Hrsg.), Spezialbibliotheken – Freund und Follower der Wissenschaft: Präsentationen der 33. Arbeits- und Fortbildungstagung der Arbeitsgemeinschaft der Spezialbibliotheken e.V. Forschungszentrum Jülich GmbH, Zentralbibliothek, Verlag. Verfügbar unter: http://hdl.handle.net/2128/4491

Schulte, S. J. (2012). Embedded Academic Librarianship: A Review of the Literature. Evidence Based Library and Information Practice, 7(4), 122–138. Verfügbar unter: http://ejournals.library.ualberta.ca/index.php/EBLIP/article/view/17466/14528

Shumaker, D. (2012). The embedded librarian. Innovative strategies for taking knowledge where it's needed. Medford, NJ: Information Today.

Definition des Embedded Librarian

Marina Betker: Definition des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.3.15.1)

Bibliotheken werden im digitalen Zeitalter nicht nur mit anderen Nutzungsformen, sondern auch mit veränderten Nutzerbedürfnissen konfrontiert. Der potentielle Nutzer muss nicht mehr in die Bibliothek gehen, um sich die benötigten Informationen zu besorgen. Für viele Nutzer sind Internetsuchmaschinen die einzigen Informationsquellen, die sie kennen und benötigen. Während Studierende die Bibliothek durchaus als Lernort für Gruppenarbeiten, konzentriertes Lernen oder die Nutzung der Lehrbuchsammlung aufsuchen, trifft man Wissenschaftler höchst selten in der Bibliothek an. Sie nutzen die elektronischen Informationsangebote wie E-Books oder E-Journals überwiegend am eigenen Arbeitsplatz.

Um sich als Bibliothek für den Nutzer wieder in den Fokus zu rücken, sind die Entwicklung einer Strategie und die Anpassung der Dienstleistungen notwendig.

Eine Möglichkeit der strategischen Positionierung ist die stärkere Orientierung an den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe. Mit dem Strategie-Konzept der embedded library versucht die Bibliothek, sich in die Arbeitsumgebungen ihrer Zielgruppen zu integrieren, indem sie proaktiv nutzerspezifische und maßgeschneiderte Dienstleistungen anbietet.

Überwiegend wird das Konzept in englischsprachigen Ländern, besonders in Amerika, angewendet. Barbara Dewey führte den Begriff des Embedded Librarian ein, abgeleitet von dem im Irakkrieg verwendeten Begriff der Embedded Journalists für Journalisten, welche als Kriegsberichterstatter direkt von den Kriegsschauplätzen berichteten. Bei Bibliothekaren ist äquivalent dazu die Integration in die Nutzergruppe gemeint. „Embedded“ sein bedeutet, dass man den Bibliothekar und die Bibliothek in die Arbeitsumgebungen der Nutzer bringen muss. Im Gegensatz zur traditionellen Bestandsorientierung stellen Embedded Librarian „just-in-time“ zielgruppenspezifische Informationsdienste bereit für eine Gruppe, Organisation oder Gemeinschaft, die sie sehr genau kennen müssen, um mehrwertschaffende Dienstleistungen anbieten zu können.

Sie können in verschiedenen „Settings“ eingesetzt werden. So treten sie innerhalb des akademischen Umfeldes in physischen oder virtuellen Seminarräumen als Ko-Dozenten auf, führen spezifische Recherchen in Spezialbibliotheken durch oder unterstützen in der Medizin Ärzte- und Forschungsteams im gesamten Forschungsprozess.

Eine Übersicht zum Vergleich des Dienstleistungsangebotes der embedded librarian mit den traditionellen Dienstleistungen bietet Tabelle 1:

Tabelle 1: Gegenüberstellung klassischer Bibliothekar vs. embedded librarian (frei übersetzt nach Shumaker & Talley, 2009, S. 9).

Klassischer Bibliothekar

Embedded librarian

Bibliothekszentriert

Kundenzentriert

Bibliothekar ist immer in der Bibliothek

Bibliothekar hält sich vermehrt bei der Kundengruppe auf

Services stehen für alle Benutzer gleich bereit

Services sind auf bestimmte Zielgruppen zugeschnitten

Arbeiten als Generalisten

Sind spezialisiert

Services sind abhängig von bibliothekarischen Fähigkeiten

Services sind abhängig von speziellem Fachwissen

Zielen auf Bereitstellung ab

Zielen auf Analyse und Synthese ab

Services stehen in keinem Kontext

Services sind kontextabhängig

Dienstleistung wird bereitgestellt

Dienstleistung wird auf Beratung aufgebaut


Organisatorische Umsetzung des Embedded Librarian

Marina Betker: Organisatorische Umsetzung des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.3.15.2)

Wie kann man als Bibliothek einen Weg finden, seine Zielgruppen adäquat zu erreichen und damit wertschöpfende Dienstleistungen anzubieten? Wichtige Faktoren bestehen im Aufbau von Beziehungen zwischen Bibliothekaren und Nutzern, dem Abgleich der Ziele von Bibliothek und Trägerorganisation und dem Angebot von maßgeschneiderten, hochwertigen Dienstleistungen für die Zielgruppen. Bei der Entwicklung des Konzeptes der Embedded Library spielen demnach sowohl institutionelle und organisatorische als auch personelle Faktoren eine Rolle.

Personelle Voraussetzungen

Ein in die Nutzergruppe integrierter Bibliothekar könnte primäre Kontaktperson zwischen einer Fakultät und der Bibliothek sein. Als solcher könnte er bei Fragen kontaktiert werden, aktiv Dienstleistungen anbieten, zuständig sein für die permanente Verbesserung der Bestandsqualität, die Informationsbedürfnisse spezieller Nutzergruppen erfüllen und somit zur Verbesserung des Bibliotheksimages beitragen. Eine Bibliothek, die spezielle Embedded Services anbieten möchte, benötigt dafür vor allem das passende Personal. Prädestiniert dafür sind die Mitarbeiter des gehobenen und des höheren Bibliotheksdienstes, die z. B. als Fachreferenten oder in der Informationsvermittlung tätig sind. Neben der grundsätzlichen Bereitschaft des Bibliothekars zur Übernahme einer solchen Rolle, muss der Mitarbeiter persönliche Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört ein breit gefächertes Wissen auf allen bibliothekarischen Gebieten und im fachlichen Schwerpunkt der Zielgruppe nebst der Bereitschaft zur ständigen beruflichen Weiterbildung. Berufsanfänger sind aufgrund mangelnder Erfahrung für diese Positionen eher weniger geeignet. Weiterhin sollte der Bibliothekar über die Trägerorganisation genau Bescheid wissen und die Arbeitsweisen und Informationsbedürfnisse der Nutzer kennen. Hierzu gehört das Wissen darüber, zu welchen Themenbereichen die Wissenschaftler forschen oder an welchen Hausarbeiten die Studierenden schreiben und welche Informationsbedarfe sie haben. Unerlässlich sind ebenso Schlüsselqualifikationen, wie eine hohe soziale Kompetenz im Umgang mit Studierenden, Teams und Wissenschaftlern, ein hoher Grad an Kreativität und Flexibilität und ein ausgeprägtes Dienstleistungsbewusstsein.

Institutionelle und organisatorische Voraussetzungen

Vor der Abwägung zur Einführung des Konzeptes der Embedded Library in der eigenen Bibliothek sollte vorher geprüft werden, ob die institutionellen und organisatorischen Voraussetzungen der Trägerorganisation und der Bibliothek eine Umsetzung überhaupt möglich machen. Hat eine Bibliothek nur sehr wenig Personal, ist dieses oftmals mit klassischen bibliothekarischen Aufgaben vollständig ausgelastet. So ist es vielleicht aus personellen und finanziellen Gründen gar nicht denkbar, einen oder mehrere Bibliothekare für maßgeschneiderte Services zu verwenden. Hier könnten, wenn möglich, Arbeitsprozesse umstrukturiert werden. So wäre es für den Fachreferenten sinnvoll, eher individuelle Beratungstermine anzubieten, anstelle nur zu bestimmten Zeiten die Benutzungstheke zu besetzen.

Eine Bibliothek kann mit ihrer eigenen Strategie nur erfolgreich sein wenn sie in der Lage ist, mit ihrem Vorhaben auch die strategischen Ziele des Unterhaltsträgers zu unterstützen. So ist die Akzeptanz der Trägerinstitution und der Mitarbeiter zwingend notwendig, um die Integration eines Bibliothekars in das Curriculum oder in die Arbeit von Forschergruppen zu erreichen. Nur wenn die Fachbereiche/Fakultäten von dem Sinn und Zweck eines solchen Services überzeugt sind und diese Leistungen in Anspruch nehmen wollen, können solche Dienstleistungen entwickelt und angeboten werden. Kontaktpflege zum Dekan und zum wissenschaftlichen Personal in den Fachbereichen ist das „A und O“. Die Zielgruppenpflege ist ein wichtiger Faktor: Studierende und Mitarbeiter, die die Bibliothek sehr gerne nutzen und die Arbeit der Bibliothekare schätzen, werden ihre gute Meinung unter Kollegen und Kommilitonen verbreiten.

Formen und Methoden der Integration des Embedded Librarian

Marina Betker: Formen und Methoden der Integration des Embedded Librarian (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.3.15.3)

Bibliothekare können im Rahmen des strategischen Konzeptes der Embedded Library physisch, organisatorisch oder virtuell in die unterschiedlichen Nutzergruppen integriert werden.

Physische Integration

In die Nutzergruppe physisch integriert wird ein Bibliothekar dann, wenn er z. B. innerhalb des Curriculums in den Räumlichkeiten der Fakultät Lehrveranstaltungen durchführt, die Bibliothek vorübergehend verlässt, um Mitarbeitern in Instituten bei spezifischen Fragestellungen weiterzuhelfen, oder sogar in einem eigenen Büro in den Räumlichkeiten der Nutzergruppe arbeitet. Die Nähe zu einem Institut oder einer Fakultät kann dem Bibliothekar einen Überblick über die Forschungsthemen, Interessen und Schulungsbedarfe der Mitarbeiter verschaffen.

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