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Management und Organisation: Operatives Managemen: Projektarbeit und -management - Projektmanagement in Bibliotheken und Informationseinrichtungen

Garantiert 14.5.2021, Dieter Schwartz, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Dieter Schwartz: Projektmanagement in Bibliotheken und Informationseinrichtungen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2021, Abschn. 3.9.2.7)

Allgemeines

Dieter Schwartz: Allgemeines (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2021, Abschn. 3.9.2.7.1)

Bibliotheks- und Archivprojekte werden in Fachzeitschriften oder auf Fachkongressen vorgestellt. Einrichtungen zur Projektförderung stellen ihre Ausschreibungen und Förderrichtlinien auf ihren Internet-Seiten zur Verfügung.*

In den nachfolgenden Beispielen werden einzelne Aspekte zur Projektarbeit und zum Projektmanagement in Bibliotheken und Archiven herausgestellt.* Es sind insbesondere Beispiele aufgeführt, die Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung eines Projektmanagements beschreiben. Ausgangspunkt für eine Durchführung von IT-Projekten und die damit verbundene Überprüfung der Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen in Bibliotheken und Archiven ist gegenwärtig eine zunehmende Digitalisierung, die tradierte Aufgaben und Abläufe obsolet werden lassen.

Ausgewählte Praxisbeispiele

Dieter Schwartz: Ausgewählte Praxisbeispiele (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2021, Abschn. 3.9.2.7.2)

Organisationsentwicklung mittels Vorgehensmodell

Ausgangslage und Zielsetzungen – Zur Fortentwicklung der Digitalen Deutschen Nationalbibliothek sollten neue Themen (Neue Produkte) projektgestützt bearbeitet werden.* Die bisherigen Erfahrungen hatten gezeigt, dass aufgrund der bestehenden Organisationsstrukturen (Referate mit nachgeordneten Sachgebieten) standortbezogene Sichten entstanden und isolierte Projekte durchgeführt worden waren. Des Weiteren waren neue Vorhaben durch eingeschränkte Ressourcen begrenzt und mussten einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unterzogen werden. Vor diesem Hintergrund war angestrebt, eine abgestimmte Vorgehensweise bei Projektaktivitäten (Planung, Konzeption und Umsetzung) einzuführen.

Aktivitäten und Maßnahmen – Als Grundlage für diese Reorganisationsprozesse sollte das V-Modell XT herangezogen werden, ein Referenzmodell für Systementwicklungsprojekte.* Ein Projektworkflow wurde in die Organisationsstruktur (Organisationseinheiten „Projektorganisation“ und „Architektur und Entwicklung“) eingefügt. Um die Projekte in ihren einzelnen Phasen zu unterstützen, wurden Instrumente zur Projektplanung, zur Fehlerbeschreibung und zur Kommunikation bzw. zum Wissensaustausch eingeführt.

Ergebnisse und Erfahrungen – Als wichtige Erfahrung konnte festgehalten werden, dass die Umsetzung von organisatorischen Veränderungen, insbesondere die Institutionalisierung projektbezogener Strukturen, aufgrund des erforderlichen Kommunikationsbedarfs und des bestehenden Beharrungsvermögens (Beibehaltung „alter“ Abläufe) aufwendig war.*

Kooperationsprojekte und Koordinationsinstrumente

Ausgangslage und Zielsetzungen – Ein nationales Projektmanagement wurde im Rahmen der Initiative „e-Infrastructures Austria“ in Österreich aufgebaut, in der 20 Universitäten und 5 extra-universitäre Einrichtungen zusammenarbeiteten.*Das nationale Hochschulraum-Projekt zielte auf einen Aufbau von Repositorien-Infrastrukturen für Forschung und Lehre (u. a. Aufbau von Dokumentenservern und Publikationsdiensten auf lokaler Ebene) sowie ein effizientes Forschungsdatenmanagement (u. a. Forschungsdaten, E-Learning-Content) ab. Hauptakteure waren wissenschaftliche Bibliotheken, IT-Services, Forschergemeinschaften und Forschungsservices.

Aktivitäten und Maßnahmen – Für eine übergreifende Zusammenarbeit wurde eine Reihe von verschiedenen Instrumenten und Formaten benutzt: Zum einen wurde eine Gremienstruktur entwickelt und eine Governance ausgearbeitet, die Rollen und Verantwortlichkeiten festlegte sowie den Umgang mit Projektergebnissen regelte. Zum anderen stand ein Projekt-Wiki zur Verfügung, mit dessen Hilfe Daten koordiniert ausgetauscht und geteilt werden konnten. Für die Bewertung von Konzepten und die strategische Beratung wurde ein Thinktank eingerichtet, der mit Wissenschaftlern besetzt war. Themenkomplexe (z. B. Aufbau von Dokumentenservern) wurden in sogenannten „Work-Package-Clustern“ bearbeitet, also in interdisziplinären und auf Zeit begrenzten Projektarbeitspaketen.

Ergebnisse und Erfahrungen – Das Partnerprojekt war auf drei Jahre angelegt und lief bis Dezember 2019. Der Projektbericht 2017–2019 zu „e-Infrastructures Austria Plus“ zielt auf eine übergreifende Empfehlung zur Schaffung von Anreizsystemen für Forschende in der Wissenschaftsgemeinschaft ab.

Im Jahr 2015 wurde das nationale Bibliotheksprojekt Swiss Library Service Platform/ SLSP (https://slsp.ch/en) initiiert. Bibliotheken und Hochschuleinrichtungen verfolgten damit gemeinsam das Ziel, der wissenschaftlichen Community ein breites Spektrum an Dienstleistungen zu vermitteln. Mit dem SLSP System werden wissenschaftliche Informationen aus Bibliotheken in der gesamten Schweiz zusammengeführt. Das SLSP System fungiert als nationaler Katalog wissenschaftlicher Informationen. Es kann zwischen Grunddiensten (z. B. Dokumentenlieferung; zentralisierte Datenerfassung) und optionalen Dienste (z. B. Individuelles Discovery-Tool) unterschieden werden, die im SLSP System ab der Einführung im Januar 2021 zur Verfügung stehen sollen.

Digitalisierung und Online-Präsentation von Archivgut

Ausgangslage und Zielsetzungen – Im Rahmen des Bundesarchiv-Projektes „Weimar – Die erste deutsche Demokratie“ (https://weimar.bundesarchiv.de) wurde Archivgut ausgewählt, digitalisiert und durch einen digitalen Lesesaal online präsentiert.*Im Rahmen dieses Projektes wurde zum einen davon ausgegangen, dass eine kritische Masse von archivischen Leitquellen zu bestimmten Themen und Fragestellungen in digitalisierter Form über das Internet bereitgestellt werden kann. Zum anderen sollte durch das elektronische Angebot die Wahrnehmung von Archiven und ihrer Quellen in der Öffentlichkeit und in der Forschung erhöht werden.

Aktivitäten und Maßnahmen – Aufgrund der Vielzahl möglicher Quellen musste eine Auswahl vorgenommen werden. Das Bundesarchiv identifizierte dazu Archivgut, das eine besondere Relevanz für Fragestellungen zu den ersten Jahren der Weimarer Republik besitzt. Die Auswahl umfasste Akten, audiovisuelle Unterlagen, Bilder und Filme. Es war angestrebt, den Benutzern die bestmögliche Qualität mit Hilfe einer Digitalisierung vom Original zu präsentieren. Mit dem geplanten Investitionsvolumen konnten ungefähr 10.000 Archivalien-Einheiten digitalisiert werden. Es war beabsichtigt, Fotos und Plakate über das Digitale Bildarchiv des Bundesarchivs (

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