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Notfallplanung als Managementaufgabe

Garantiert 21.1.2016, Andrea Joosten, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Andrea Joosten: Notfallplanung als Managementaufgabe (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.9.3)

Literatur und Internetquellen

Andrea Joosten: Literatur und Internetquellen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.9.3.0)

Feldmann, Reinhard: Forum Bestandserhaltung – Notfall
http://www.uni-muenster.de/Forum-Bestandserhaltung/notfall (Stand: 27.09.2014)

Kistenich, Johannes: Notfallverbünde in vergleichender Perspektive: Ergebnisse eines Workshops / Johannes Kistenich und Marcus Stumpf
In: Archivar, 65 (2012) 01, S. 61–64
http://www.archive.nrw.de/archivar/hefte/2012/ausgabe1/Archivar_1_2012.pdf#page=58 (Stand: 27.09.2014)

Klotz-Berendes, Bruno: Notfallvorsorge in Bibliotheken – Berlin: EDBI, 2000
https://eldorado.uni-dortmund.de/bitstream/2003/5596/1/dbi194.pdf (Stand: 27.09.2014)

Lindblom Patkus, Beth: Disaster Planning for Cultural Institutions / by Beth Lindblom Patkus and Karen Motylewski
https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-leaflets/3.-emergency-management/3.3-disaster-planning (Stand: 27.09.2014)

Wellheiser, Johanna: An ounce of prevention: integrated disaster planning for archives, libraries, and record centres / Johanna Wellheiser and Jude Scott – 2. ed. – London [u. a.]: The Scarecrow Press, 2002, ISBN 0-8108-4176-2

Matthews, Graham: Disaster management in archives, libraries and museums / Graham Matthews, Yvonne Smith, Gemma Knowles – Aldershot: Ashgate, 2009, ISBN 9780754672739

Sicherheitsleitfaden Kulturgut (SiLK) / Konferenz Nationaler Kultureinrichtungen
http://www.konferenz-kultur.de/SLF/index1.php (Stand: 27.09.2014)

Grundsätze der Notfallplanung

Andrea Joosten: Grundsätze der Notfallplanung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.9.3.1)

Denken wir an Notfälle in Bibliotheken, so stehen uns als erstes die großen Katastrophen, zum Beispiel des Hochwassers 2002 in Dresden und seine Auswirkungen auf die Bibliotheken sowie der Brand der Herzogin Anna Amalia Bibliothek im Jahr 2004 in Weimar, vor Augen. Dies sind ohne Zweifel furchtbare Ereignisse mit nicht zu ersetzenden Schäden für die betroffenen Bibliotheken und das Weltkulturerbe. Viele kleinere Schadensfälle sind jährlich oft durch hausgemachte Unachtsamkeiten (z. B. Gebäudeschäden, schlechte Magazinsituation) zu verzeichnen, die nicht derart an die Öffentlichkeit gelangen, betroffenen Einrichtungen jedoch belasten und den Betrieb der Bibliothek enorm einschränken.

Die Notfallplanung dient zum einen der Behebung solcher Situationen, zum anderen der Reduzierung von Auswirkungen der Katastrophen. Strategische Überlegungen stehen im Vordergrund, weshalb die Notfallplanung eine wichtige Aufgabe des Managements darstellt. Es stellt einen Teil des Katastrophenmanagements dar.

Vor jeder konkreter Notfallplanung benötigt die Bibliothek Ressourcen. Die Entwicklung eines Notfallplans kostet Zeit und Geld, weshalb ein Projekt „Notfallplanung“ gut durchdacht und mit der Trägerinstitution abgestimmt werden muss.

Um eine effektive Notfallplanung erzielen zu können, benötigt die Bibliotheksleitung oder die von ihr benannte Teamleitung die Mithilfe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bibliothek, von externen Fachleuten (z. B. Sicherheitsexperten, Architekten, Restauratoren, Elektrikern, Installateuren, der Feuerwehr) sowie Vertretern der übergeordneten Institution. Die Kompetenzen dieses Krisenstabs in Bezug auf finanzielle Mittel, Einbindung in die Organisationsstruktur und die Entscheidungsabläufe sollten eindeutig festgelegt und kommuniziert werden.

Am Anfang der konkreten Notfallplanung steht die Beschreibung der inneren und äußeren Gefahrenquellen. Ihre Qualifizierung kann unterschieden nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung in einem Risikoanalysemodell vorgenommen werden. Hier setzen die anschließenden Überlegungen über vorbeugende Maßnahmen an, die die Wahrscheinlichkeit eines Notfalls reduzieren sollen. Alle Notfälle wird man niemals ganz ausschließen können. Aus diesem Grund gehört es auch zur Notfallplanung, Vorbereitungen zu treffen, die der Minimierung von negativen Auswirkungen dienen. Ein weiterer Schritt besteht in der Vorbereitung auf erste Maßnahmen nach dem Eintreten eines Schadensfalls. Ist ein Notfall tatsächlich einmal eingetreten, so darf der Krisenstab dessen kritische Evaluierung nicht vergessen. Alle Überlegungen münden in ein schriftliches Dokument – dem eigentlichen Notfallplan.

Der Notfallplan jedoch kann noch so gut sein, wenn er in der Bibliothek nicht jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter bekannt ist. Die Information und das Einüben der geplanten Maßnahmen ist somit ein wichtiger Bestandsteil der Notfallplanung. Gleichzeitig bietet sich die Möglichkeit, die Wirksamkeit der Planungen durch Übungen zu testen. Die Ergebnisse fließen in den endgültigen Notfallplan ein.

Checkliste: Einzelne Schritte der Notfallplanung

  • Skizzieren Sie ein Gesamtprojekt „Notfallplanung“ unter Einbezug aller notwendigen Ressourcen.

  • Holen Sie sich die Zustimmung der Trägerinstitution.

  • Stellen Sie ein Notfallteam aus internen und externen Experten zusammen.

  • Schaffen Sie sich Informations- und Aktionsnetzwerke.

  • Geben Sie dem Notfallteam alle notwendigen (Fach-)Informationen.

  • Entwickeln Sie den Notfallplan.

  • Sorgen Sie dafür, dass die vorbeugenden Maßnahmen umgesetzt werden.

  • Informieren und trainieren Sie alle Bibliotheksmitarbeiterinnen und -mitarbeiter.

  • Testen Sie den Notfallplan in Übungen.

  • Überarbeiten Sie den Plan anhand der gewonnenen Erfahrungen.

  • Veröffentlichen Sie den Notfallplan.

  • Überarbeiten Sie den Notfallplan in regelmäßigen Abständen.

Prävention

Andrea Joosten: Prävention (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2015, Abschn. 3.9.3.2)

Die Prävention beginnt im bewussten Erkennen der Gefahrenquellen. Diese können sich in den klimatischen, geografischen und baulichen Bedingungen, in den organisatorischen Strukturen der Bibliothek und deren Trägerinstitution sowie im Kenntnisstand der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbergen. Vom Allgemeinen zum Speziellen ist auch bei der Risikoanalyse die Devise. In Deutschland ist die Gefahr für Naturkatastrophen nicht so hoch wie in vielen anderen Ländern der Welt. Dennoch gibt es Gebiete, die stärker von Stürmen, Hochwasser oder kleineren Erdbeben betroffen sind als andere Regionen.

Nach einer allgemeinen Beschreibung der klimatischen Grundbedingungen sollte man sich die Umgebung des Bibliotheksgebäudes ansehen. Was befindet sich in der unmittelbaren Umgebung, das zur Gefahr werden könnte? Ein Gebäude in der Nähe des Bahnhofs in einer Großstadt ist wahrscheinlich eher von einem terroristischen Angriff betroffen als eine Bibliothek in einer ruhigen Kleinstadt mitten auf dem Land. Vielleicht liegt letztere aber direkt an einem Fluss, der regelmäßig im Frühjahr über die Ufer tritt.

Von der Betrachtung der Umgebung geht man auf das Gebäude selbst über. Wie alt ist die Bausubstanz? Lassen Sie Elektrik und Installationen untersuchen. Wie steht es mit dem Brandschutz? Neben der Frage nach dem „Wie“ ist in diesem Zusammenhang ebenso das „Wer“ wichtig. Welche Zuständigkeiten gibt es? Die Bibliothek sollte diese Personen in ihr Notfall-Netzwerk aufnehmen und eng mit ihnen zusammenarbeiten.

Über den äußeren Bedingungen dürfen die inneren Gegebenheiten der Bibliothek selbst nicht vernachlässigt werden. Der Bibliotheksbestand steht im Mittelpunkt einer jeden Notfallplanung. Welchen Umfang nimmt er ein? Aus welcher Art von Materialien besteht die Sammlung? Welche Risikoquellen befinden sich in ihrer unmittelbaren Nähe – also im Magazinbereich? Und auch hier ist die Frage nach den Menschen, die mit diesen Materialien umgehen, eine entscheidende.

Nach der Untersuchung und Auflistung aller bekannten Risikofaktoren sowie deren Bewertung können die eigentlichen Präventionsmaßnahmen eingeleitet werden, die versuchen sollen, einen Notfall ganz auszuschließen bzw. absehbare Gefahren zu verringern. Im Bereich des Gebäudemanagements ist umgehend für ausreichenden Brandschutz zu sorgen. Alle Bibliotheksmaterialien sollten entsprechend sachgerecht und sicher gelagert werden. Eine regelmäßige Pflege, Wartung und Reparatur für Mobiliar, Anlagen und Geräte ist notwendig. Eine Versicherung sollte abgeschlossen werden, die im Schadensfall die Kosten für Bergung, Neukauf oder Reparatur bzw. Restaurierung übernimmt. Sicherheitskopien von wichtigen Unterlagen (z. B. den Versicherungspapieren, Inventarbüchern) und von elektronischen Daten müssen regelmäßig angefertigt und getrennt vom Original gelagert werden.

Checkliste für Präventionsmaßnahmen der Bibliothek der Hamburger Kunsthalle

Tritt dennoch ein Notfall ein, so lassen sich die Auswirkungen gering halten, wenn die Bibliothek bereits entsprechende Vorkehrungen getroffen hat, die ein schnelles und sicheres Handeln ermöglichen. Vorbereitende Maßnahmen sind sehr vielfältig. Sie umfassen die Bildung des bereits erwähnten Notfall-Netzwerkes. Dieses Netzwerk schließt sowohl Ansprechpartner in der eigenen Institution ein, geht aber auch darüber hinaus. Bereits im Vorfeld kann die Bibliothek gute Beziehungen zur Feuerwehr knüpfen und pflegen. Absprachen können beispielsweise schon mit Transportunternehmen und Kühlhäusern getroffen werden. In der Bibliothek selbst müssen Notfall-Ordner an markanten Stellen greifbar positioniert werden. Bestandteile dieser Ordner sind Alarm- und Evakuierungspläne, eine Prioritätenliste für die Bibliotheksbestände, Adressen- und Telefonlisten der ersten Ansprechpartner sowie grundsätzliche Informationen zur Vorgehensweise im Alarmfall.

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