Ulrich Naumann, Konrad Umlauf: Personalbedarf: Beispiel für wissenschaftliche Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.3.6)

Die Anwendung des Berechnungsansatzes aus Abschnitt 4.3.5 soll hier an einem Beispiel gezeigt werden. Es beruht auf einer Personalbedarfsrechnung für das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin (FUB). Ausgangspunkt waren Überlegungen, den dortigen Personaleinsatz aus Kostengründen weiter zu reduzieren. Daher wurden in einer Arbeitsgruppe, in der Bibliotheksbeschäftigte aus der Universitätsbibliothek und den größeren Fachbibliotheken der FUB vertreten waren, einzelne Tätigkeiten mit ihren Zeitrichtwerten und dem jeweiligen Anteil an Diplom-Personal und sonstigem Personal hinreichend genau geschätzt und zu einem Gesamtpersonalbedarf der Bibliotheken der FUB akkumuliert.^*

Planungsvoraussetzungen

Aufbauend auf einer 1999 vorgelegten Bedarfsberechnung wurden für eine Neuberechnung die Planungsvoraussetzungen der gegenwärtigen Situation angepasst und eine Bedarfsprognose für das Jahr 2015 durchgeführt. Dann soll in allen Bibliotheken der Universität flächendeckend ein Integriertes Bibliotheksinformationssystem eingesetzt werden. Die Bereichsbildung durch das Zusammenlegen von kleineren bibliothekarischen Einheiten wird abgeschlossen sein. Die bibliothekarische Zugangsbearbeitung konzentriert sich dann in den wenigen Bibliotheksverwaltungszentralen. Diese Festlegungen waren unter anderem erforderlich, um in der Berechnung überall relativ gleiche Arbeitsbedingungen annehmen zu können. Das Ergebnis der Berechnung ist demnach eine Zielvorgabe für das Jahr 2015, die dem laufenden Personal- und Stellenmanagement zugrunde gelegt werden muss.

Zugangs-Tätigkeiten und mengenmäßig erfassbare Benutzung

Aufgrund des flächendeckenden und ausschließlichen Einsatzes des Integrierten Bibliotheksinformationssystems in der Zugangsbearbeitung wird wegen des Effekts der vertikalen Integration von Arbeitsvorgängen (vor allem Übernahme von bisher an sonstige Beschäftigte ausgegliederten Schreibarbeiten durch das Personal mit Bachelorabschluss bzw. Diplompersonal) der Anteil des Diplompersonals relativ hoch angesetzt. Die aus den einzelnen Tätigkeiten abgeleitete Tabelle 1 mit geschätzten Zeitrichtwerten und den Anteilen des Diplompersonals (die übrigen Prozentanteile beziehen auf den Einsatz des höheren Dienstes und zwei Qualifikationsstufen des mittleren Dienstes) hat folgenden Inhalt:

Tabelle 1: Zeitrichtwerte und Anteil des Diplom-Personals für wissenschaftliche Bibliotheken

Man erkennt an dieser Aufgabenbeschreibung das Bemühen, komplexe unterschiedliche Arbeitsvorgänge in einem Bibliothekssystem so abzubilden, dass der Anteil der sonstigen Arbeiten, die in der Personalbedarfsformel über eine Pauschale erfasst werden, relativ gering bleibt. Dabei war im Ausleihbereich mangels hinreichender Erfahrungen die Möglichkeit des Selbstverbuchens und der Selbstrückgabe über entsprechende Automaten nicht einzuschätzen. Bis auf die Gewissheit, dass durch das Tätigwerden der Benutzer Arbeitskraft eingespart wird, sagt eine Selbstverbuchungsquote von über 90 % noch nichts darüber aus, wie viel Personal für die Beaufsichtigung des Automatenbetriebs eingesetzt werden muss.^* Im Einzelhandel ist zu beobachten, dass jeweils 4 – 5 Selbstbedienungskassen von einem Mitarbeiter betreut werden.

Aufsicht und Auskunft

Neben diesen Tätigkeiten, die mengenmäßig ermittelt werden können und mit den genannten Zeitrichtwerten einen ersten Anhaltspunkt für den Personalbedarf geben, müssen zur Berechnung des gesamten Personalbedarfs noch Festlegungen über die Gestaltung der Aufsichts- und Auskunftsstellen getroffen werden (Tabelle 2). Sie sind dem mengenmäßig ermittelten Personalbedarf hinzuzurechnen. Hierbei wird wegen der unterschiedlichen Aufgabeninhalte noch eine Differenzierung in fachlich qualifizierten mittleren Dienst (Entgeltgruppe E6 bis E 8) und „angelernte“ Beschäftigte (Entgeltgruppen E3 bis E5) vorgenommen.

Um für die Öffnungszeitenberechnung eine allgemeine Vorgabe zu haben, wird von folgenden Kenngrößen (Öffnungszeiten-Modell) ausgegangen, die die unterschiedliche personelle Ausstattung berücksichtigen. Dies ist umso wichtiger, als bei dem Trend zur 24/7-Bibliothek, die durchgehend geöffnet hat, die Abschätzung des Personalbedarfs darauf Rücksicht nehmen muss, dass auch aus Kostengründen nicht über die gesamte Öffnungszeit mit hauptamtlichem Personal gearbeitet werden kann.

Hauptamtliches Personal soll an Sonnabenden nur mit einer Kraft eingesetzt werden. Die Personalausstattung ist unter Berücksichtigung der TV-L-Vorgaben für den Ausgleich für Sonderformen der Arbeit (zu denen der Einsatz hauptamtlichen Personals an Sonnabenden von 13–18 Uhr zählt und mit einem Zuschlagsfaktor von 0,20 zu berücksichtigen ist) zu berechnen.

Tabelle 2: Gestaltung der Aufsichts- und Auskunftsstellen für wissenschaftliche Bibliotheken

¹⁾ Entsprechend dem Öffnungszeiten-Modell wird angenommen, dass die Bibliothek im Jahr mit einer Regelöffnungszeit von 199.680 Minuten / Jahr arbeitet, in denen die Aufsicht mit hauptamtlichen Personal besetzt sein muss (einschließlich des Arbeitskapazitätszuschlags, der tariflich bedingt ist).

²⁾ Da die Bibliothek regelmäßig montags bis freitags bis 24 Uhr und sonnabends und sonntags bis 20 Uhr geöffnet werden soll, ist für die „Schließrunden“ der Einsatz vonWachpersonal und Studentischen Hilfskräften vorzusehen, der aus Sachmitteln zu finanzieren ist und nicht Gegenstand der Personalausstattungsrechnung ist.

³⁾ Hier wird angenommen, dass die Bibliothek zwar durchgehend geöffnet hat (365 Tage / Jahr), dass hauptamtliches Personal aber nur von Montag bis Sonnabend eingesetzt wird. Das entspricht dann unter Einbeziehung der gesetzlichen Feiertage (365-52-10 =) 303 Tagen.

⁴⁾ Entsprechend dem Öffnungszeiten-Modell wird angenommen, dass jede Bibliothek im Jahr mit einer Regelöffnungszeit von 171.600 Minuten / Jahr arbeitet, in denen die Aufsicht mit hauptamtlichem Personal besetzt sein muss.

⁵⁾ Hier wird angenommen, dass die Bibliothek zwar durchgehend geöffnet hat (365 Tage / Jahr), dass hauptamtliches Personal aber nur von Montag bis Freitag eingesetzt wird. Das entspricht dann unter Einbeziehung der gesetzlichen Feiertage (365-104-10 =) 251 Tage.

⁶⁾ Hier wird von einer jährlichen Arbeitszeit von 207,5 Tagen (365./.114 (Sonnabende, Sonntage, Feiertage)./. 30 (Urlaubstage)./. 13,5 (Fehltage lt. Betrieblichem Gesundheitsmanagement der FUB)) ausgegangen und eine tägliche Arbeitszeit von 468 Minuten (8 Stunden 18 Minuten minus 30 Minuten Pause) angenommen, was zu einer Jahresarbeitszeit von 97.110 Minuten führt. Hierbei wird von einer Arbeitszeit der Tarifbeschäftigten von 38,5 Wochenstunden und einer Arbeitszeit der Beamten von 40 Wochenstunden ausgegangen und als Berechnungsmittelwert ein Stundenfaktor von 39 Stunden angenommen.

Pauschalfaktoren

In den mengenmäßig erfassbaren Tätigkeiten gibt es, wie oben ausgeführt, einen unvermeidbaren Leerlauf. Wir haben dies in unserer Personalbedarfsrechnung den Diskontinuitäten-Faktor genannt. Der Diskontinuitäten-Faktor berücksichtigt, dass es für bestimmte, eigentlich kontinuierlich erledigbare Arbeitsaufgaben Leerlauf-Zeiten gibt, in denen Personal jedoch vorhanden ist oder bereitgestellt werden muss. Solche Tätigkeiten sind in unserer Festlegung: Freihand- und Magazin-Ausleihe und gebende und nehmende Fernleihe, also Tätigkeiten, die unmittelbar vom zeitlich nicht steuerbaren Benutzungsaufkommen abhängen. In unserer Personalbedarfsformel haben wir den Faktor mit 0,05 angesetzt, so dass die vier genannten Tätigkeiten innerhalb der Formel gesondert mit 1,05 multipliziert werden.

Die von Klar (1974) genannten weiteren bibliothekarischen Arbeiten, Nebenarbeiten und nicht unmittelbar produktive Arbeiten (in seiner Formel das Formelglied a) haben wir mit einem Nebenarbeiten-Faktor berücksichtigt. Basis waren aus dem für die Zuordnung der einzelnen Tätigkeiten im Rahmen der in der Freien Universität Berlin eingeführten Kosten-Leistungsrechnung entwickelten Leistungen-Katalog entnommene Tätigkeiten als zum Pauschalfaktor zu zählende Tätigkeiten, die nicht einer mengenmäßig bestimmbaren oder zeitgebundenen Tätigkeit zuzuordnen sind:

• Herstellung von Reproduktionen, Digitalisierung

• Einband, Restaurierung, Konservierung

• Sacherschließungskooperation und -koordination

• Bibliothekarische Dienstleistungen im Rahmen von Berufungsverfahren und für Forschungsprojekte aus Exzellenzwettbewerben

• Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen (inkl. IT)

• Andere interne Gremien

• Externe Gremienarbeit

• Führung / Leitung

• Organisation und Services

• Dienstbesprechungen

• Kosten- und Leistungsrechnung

• Dezentrale IT-Strategie

• Dezentrale Haushaltsplanung und -rechnung

• Dezentrale Aufgaben der Hochschul- und Wissenschaftskommunikation.

Unter allem Vorbehalt der richtigen Zuordnung einzelner dienstlicher Tätigkeiten erscheint ein Pauschalfaktor von 0,22 angemessen. Wir multiplizieren den Gesamtwert der mengenmäßig erfassbaren Tätigkeiten daher mit dem Wert 1,22.

Die Kosten-Leistungsrechnung, mit der die von den Mitarbeitenden geleisteten Tätigkeiten verbucht werden, kann auch als Ex-post-Kontrolle herangezogen werden, ob die geschätzten Zeit-pro-Stück-Ansätze mit dem tatsächlichen Zeitverbrauch übereinstimmen und einen Optimierungsbedarf offenlegen.

Personalbedarfsformeln

Die für unsere Personalbedarfsrechnungen zugrunde zu legende Personalbedarfsformel lautet demnach:

Die speziellen Personalbedarfsformeln für die Beschäftigtengruppen Höherer Dienst (nur fachbezogene, keine laufenden Aufgaben), Diplomdienst, Sonstige Beschäftigte der Entgeltgruppe E6 bis E 8 und E3 bis E5 lauten:

Für die konkreten Personalbedarfsrechnungen wurden EXCEL-Tabellen angelegt, in denen ohne große Probleme die Parameter gegebenenfalls verändert werden konnten, um die Auswirkungen von Parameteränderungen auf den sich dann ergebenden Personalbedarf zu testen und den Personalausstattungs-Vorgaben anzupassen. Die folgende Tabelle 3 zeigt den allgemeinen Rechenweg mit der Einschätzung des jeweiligen Personalanteils der verschiedenen Dienststufen. Hierbei werden auch beispielhaft zwei Spalten für zwei im Bibliothekssystem vorhandene Bibliotheken eingefügt, um zu zeigen, dass der Rechenweg ohne Probleme auf eine größere Anzahl von Fach- oder Zweigbibliotheken ausgeweitet werden kann, wobei durch die Ermittlung der Bezugsgrößen der einzelnen Bibliothek auch Analysen des Personalbedarfs einer einzelnen Teilbibliothek möglich sind.

In diesen Tabellen wurden auch weitere Personalbedarfe berücksichtigt, die in einem großen Bibliothekssystem wie dem der Freien Universität Berlin als zentrale Aufgaben skizziert werden mussten, ohne dass hierbei immer ein mengenmäßiger Bezug angegeben werden konnte. Die Berücksichtigung solcher Aufgaben ist aber nicht nur typisch für dezentralisierte zweischichtige Systeme, sondern diese Aufgaben fallen auch bei einschichtigen Systemen an, so dass eine generelle Berücksichtigung bei der Darstellung der Personalbedarfsberechnung für wissenschaftliche Bibliotheken gerechtfertigt ist.

Tabelle 3: Personalbedarfsberechnung für wissenschaftliche Bibliotheken