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Personalbedarf: Beispiel für wissenschaftliche Bibliotheken

Garantiert 10.9.2012, Ulrich Naumann, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Ulrich Naumann, Konrad Umlauf: Personalbedarf: Beispiel für wissenschaftliche Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.3.6)

Die Anwendung des Berechnungsansatzes aus Abschnitt 4.3.5 soll hier an einem Beispiel gezeigt werden. Es beruht auf einer Personalbedarfsrechnung für das Bibliothekssystem der Freien Universität Berlin (FUB). Ausgangspunkt waren Überlegungen, den dortigen Personaleinsatz aus Kostengründen weiter zu reduzieren. Daher wurden in einer Arbeitsgruppe, in der Bibliotheksbeschäftigte aus der Universitätsbibliothek und den größeren Fachbibliotheken der FUB vertreten waren, einzelne Tätigkeiten mit ihren Zeitrichtwerten und dem jeweiligen Anteil an Diplom-Personal und sonstigem Personal hinreichend genau geschätzt und zu einem Gesamtpersonalbedarf der Bibliotheken der FUB akkumuliert.*

Planungsvoraussetzungen

Aufbauend auf einer 1999 vorgelegten Bedarfsberechnung wurden für eine Neuberechnung die Planungsvoraussetzungen der gegenwärtigen Situation angepasst und eine Bedarfsprognose für das Jahr 2015 durchgeführt. Dann soll in allen Bibliotheken der Universität flächendeckend ein Integriertes Bibliotheksinformationssystem eingesetzt werden. Die Bereichsbildung durch das Zusammenlegen von kleineren bibliothekarischen Einheiten wird abgeschlossen sein. Die bibliothekarische Zugangsbearbeitung konzentriert sich dann in den wenigen Bibliotheksverwaltungszentralen. Diese Festlegungen waren unter anderem erforderlich, um in der Berechnung überall relativ gleiche Arbeitsbedingungen annehmen zu können. Das Ergebnis der Berechnung ist demnach eine Zielvorgabe für das Jahr 2015, die dem laufenden Personal- und Stellenmanagement zugrunde gelegt werden muss.

Zugangs-Tätigkeiten und mengenmäßig erfassbare Benutzung

Aufgrund des flächendeckenden und ausschließlichen Einsatzes des Integrierten Bibliotheksinformationssystems in der Zugangsbearbeitung wird wegen des Effekts der vertikalen Integration von Arbeitsvorgängen (vor allem Übernahme von bisher an sonstige Beschäftigte ausgegliederten Schreibarbeiten durch das Personal mit Bachelorabschluss bzw. Diplompersonal) der Anteil des Diplompersonals relativ hoch angesetzt. Die aus den einzelnen Tätigkeiten abgeleitete Tabelle 1 mit geschätzten Zeitrichtwerten und den Anteilen des Diplompersonals (die übrigen Prozentanteile beziehen auf den Einsatz des höheren Dienstes und zwei Qualifikationsstufen des mittleren Dienstes) hat folgenden Inhalt:

Tabelle 1: Zeitrichtwerte und Anteil des Diplom-Personals für wissenschaftliche Bibliotheken

Tätigkeit

(Kurzbezeichnung)

Inhalt der Tätigkeit

Zeitfaktor
(min)

Anteil gehobener Dienst (%)

fz

Formal zu erschließende Print-Medienzugänge ohne RVK-Arbeiten in Sprachen in lateinischer Schrift: Zahl der Bände

23

25

sz

Sachlich zu erschließende Print-Medienzugänge (RVK-Arbeiten) in Sprachen in lateinischer Schrift: Zahl der Bände (als Teilmenge von fz)

10

75

nls

Print-Medienzugänge in nicht-lateinischer Schrift: Zahl der Bände

30

40

ebook

E-Medienzugänge: Zahl der Bände

12

65

mf

Medienzugänge: Zahl der Mikrofiche-Bearbeitungen (pro Einzelfiche)

4

50

zs

laufende Print-Zeitschriften (12 Ausgaben einschließlich buchbinderische Vorbereitung)

40

30

zs-nls

laufende Print-Zeitschriften in nicht-lateinischer Schrift (12 Ausgaben einschließlich buchbinderische Vorbereitung)

60

90

ezs

laufende elektronische Zeitschriften

5,5

75

digibib

Verwaltung des Bestandes und des laufenden Zugangs für die Digitale Bibliothek

40

80

dokuserv

Laufender Zugang für den Dokumentenserver

15

70

zt

laufende Zeitungen (300 Ausgaben)

500

5

lobl

Zahl der Loseblattsammlungs-Lieferungen

45

r

Anzahl der Rechnungen

10

25

ben

Benutzerbetreuung im Ausleihsystem

3

10

afh

Ausleihen aus Freihandbestand

1

10

amag

Ausleihen aus Magazinbestand
(10 Magazinstockwerke in der UB)

5

pflege

Bestandspflegearbeiten am Freihandbestand

0,2

5

flg-bereit

Bereitstellung gebende Fernleihen

15

flg-versand

Versand von Medien durch die UB

10

25

fln

nehmende Fernleihen

15

50

sem

Bereitstellung von Semesterapparaten (pro Band)

4

b

Revisionsbestand

0,2

30

ab

Bestandsaussonderungen

15

40

ausb

Ausbildung von Fachangestellten und Referendaren (Zeitaufwand pro Auszubildenden / Jahr) (ohne Arbeitsleistung des höheren Dienstes)

22.000

50

komp

Vermittlung von Informationskompetenz an Studierende (pro Studierendem)

66

91

unibib

Bearbeitung der Universitätsbibliographie

20

70


Man erkennt an dieser Aufgabenbeschreibung das Bemühen, komplexe unterschiedliche Arbeitsvorgänge in einem Bibliothekssystem so abzubilden, dass der Anteil der sonstigen Arbeiten, die in der Personalbedarfsformel über eine Pauschale erfasst werden, relativ gering bleibt. Dabei war im Ausleihbereich mangels hinreichender Erfahrungen die Möglichkeit des Selbstverbuchens und der Selbstrückgabe über entsprechende Automaten nicht einzuschätzen. Bis auf die Gewissheit, dass durch das Tätigwerden der Benutzer Arbeitskraft eingespart wird, sagt eine Selbstverbuchungsquote von über 90 % noch nichts darüber aus, wie viel Personal für die Beaufsichtigung des Automatenbetriebs eingesetzt werden muss.* Im Einzelhandel ist zu beobachten, dass jeweils 4 – 5 Selbstbedienungskassen von einem Mitarbeiter betreut werden.

Aufsicht und Auskunft

Neben diesen Tätigkeiten, die mengenmäßig ermittelt werden können und mit den genannten Zeitrichtwerten einen ersten Anhaltspunkt für den Personalbedarf geben, müssen zur Berechnung des gesamten Personalbedarfs noch Festlegungen über die Gestaltung der Aufsichts- und Auskunftsstellen getroffen werden (Tabelle 2). Sie sind dem mengenmäßig ermittelten Personalbedarf hinzuzurechnen. Hierbei wird wegen der unterschiedlichen Aufgabeninhalte noch eine Differenzierung in fachlich qualifizierten mittleren Dienst (Entgeltgruppe E6 bis E 8) und „angelernte“ Beschäftigte (Entgeltgruppen E3 bis E5) vorgenommen.

Um für die Öffnungszeitenberechnung eine allgemeine Vorgabe zu haben, wird von folgenden Kenngrößen (Öffnungszeiten-Modell) ausgegangen, die die unterschiedliche personelle Ausstattung berücksichtigen. Dies ist umso wichtiger, als bei dem Trend zur 24/7-Bibliothek, die durchgehend geöffnet hat, die Abschätzung des Personalbedarfs darauf Rücksicht nehmen muss, dass auch aus Kostengründen nicht über die gesamte Öffnungszeit mit hauptamtlichem Personal gearbeitet werden kann.

Allgemeine Öffnungszeit der Bibliotheken:

Mo-Fr 9–24 Uhr,
Sonnabend 10–20 Uhr, Sonntag 10–20


95 Stunden

davon mit hauptamtlichem Personal besetzt:

Mo-Fr 9–20 Uhr,
Sonnabend 10–18 Uhr
einschließlich TVöD-Zuschlag Sa 13–18 0,2 Stunden


(63 Stunden)

64 Stunden

davon mit Auskunftspersonal besetzt

Mo-Fr 9–20 Uhr

55 Stunden


Hauptamtliches Personal soll an Sonnabenden nur mit einer Kraft eingesetzt werden. Die Personalausstattung ist unter Berücksichtigung der TV-L-Vorgaben für den Ausgleich für Sonderformen der Arbeit (zu denen der Einsatz hauptamtlichen Personals an Sonnabenden von 13–18 Uhr zählt und mit einem Zuschlagsfaktor von 0,20 zu berücksichtigen ist) zu berechnen.

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