Ulrich Naumann und Konrad Umlauf: Personalbedarf: Ein Überblick (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.3.1)

Der Personalbedarf einer Bibliothek bemisst sich nach dem Umfang aller Aufgaben, die erledigt werden müssen. Hierzu gehören sowohl die zu verrichtenden Prozessaufgaben als auch die dispositiven, leitungsbezogenen Aufgaben. Wie viel Personal braucht eine Bibliothek, wie viel Personalstellen sollen ihr zugestanden werden, damit sie diese Aufgaben erfüllen kann? Über diese Frage besteht zwischen Bibliotheken und Unterhaltsträgern traditionell ein Dissens. In der Regel fordern die Bibliotheken mehr Personal als der Unterhaltsträger gewährt. Hintergrund ist, dass bei den Unterhaltsträgern über die Personalausstattung haushaltspolitisch entschieden wird, während die Bibliotheken Forderungen nach Personalausstattung auf dem Hintergrund von Erfahrungen, Bibliothekszielen und erkanntem Bedarf der Kunden anmelden. Berechnungen des Personalbedarfs müssen dennoch vorgenommen werden, um den Unterhaltsträgern plausibel machen zu können, dass die Bedarfsanmeldungen auf einer realistischen und nachvollziehbaren Grundlage beruhen.

Anders ist die Situation in Einrichtungen, die ihre Mittel – auch die damit mögliche Personalausstattung – selbst erwirtschaften. Hier muss der Preis der Dienstleistung so kalkuliert werden, dass die Kosten einschließlich der Personalkosten mindestens gedeckt werden – auf diesem erwerbswirtschaftlichen Hintergrund werden für die potenziellen Kunden zu teure Dienstleistungen dann nicht angeboten.

Dienstleistungen von Bibliotheken, die aus Steuermitteln finanziert werden, sind indessen weitgehend nicht marktfähig – andernfalls würde und sollte die öffentliche Hand die Dienstleistungserzeugung dem Markt überlassen. Es handelt sich bei ihnen um klassische „Aufwandswirtschaften“, die nur existenzfähig sind, wenn der weit überwiegende Teil der von ihnen benötigten finanziellen Ausstattung aus Steuergeldern aufgebracht wird. In den Bibliotheken liegt unabhängig vom Typ (Öffentliche oder wissenschaftliche Bibliothek) der Zuschussbedarf in der Regel bei über 90 %. Wenn man zugleich berücksichtigt, dass die Personalkosten in den Bibliotheken zwischen 65 und 70 % der Gesamtkosten liegen, ist das Bemühen der Unterhaltsträger um eine minimale Personalausstattung verständlich, da im Abbau von vermeintlichen Überkapazitäten erhebliche Einsparpotentiale liegen können.

Nach einer übersichtlichen Einteilung von Zemke (2009, S. 56–58) gibt es vier Komponenten, die bei der Ermittlung des Personalbedarfs berücksichtigt werden müssen:

• Die quantitative Komponente: Hier wird nach der Anzahl der Mitarbeiter gefragt, die für die Bewältigung der geplanten Aufgaben bereitgestellt werden müssen.

• Die qualitative Komponente: Hier wird nach den notwendigen Qualifikationen für die Aufgabenerfüllung gefragt und zugleich analysiert, ob für den erforderlichen Personalbedarf Qualifizierungsmaßnahmen des vorhandenen Personals erforderlich sind – letztlich eine Einzelbetrachtung des vorhandenen Mitarbeiterstamms und Fragen der personellen Verstärkung in benötigten Qualifikationen.

• Die intralokale Komponente: Sie bezieht sich auf die einzelne zu verrichtende Aufgabe oder ein zusammenhängendes Aufgabenbündel und ermöglicht eine abteilungsorientierte Abschätzung des Personalbedarfs.

• Die zeitliche Komponente: Sie bezieht sich auf den Planungshorizont der Personalbedarfsberechnung. Je kürzer dieser Zeitraum gewählt ist, desto genauer kann der Personalbedarf in diesem Zeitraum abgeschätzt werden. Jedoch sollten auch mittelfristige und langfristige Planungshorizonte berücksichtigt werden, um das dann notwendige Potenzial allmählich zu entwickeln.

Im Folgenden stehen Methoden der quantitativen Personalbedarfs-Ermittlung und der Begründung von Forderungen nach Personalstellen im Mittelpunkt.