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Personalbedarf: Richtwerte für wissenschaftliche Bibliotheken

Garantiert 10.9.2012, Ulrich Naumann, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Ulrich Naumann, Konrad Umlauf: Personalbedarf: Richtwerte für wissenschaftliche Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2012, Abschn. 4.3.5)

Der schon erwähnte Bibliotheksplan '73 enthält im Gegensatz zu den Aussagen für Öffentliche Bibliotheken keine Modellrechnungen für Universitäts- oder Fachhochschulbibliotheken, jedoch für wissenschaftliche Landesbibliotheken (als Stufe 3 des dort vorgestellten Bibliotheksnetzes) und für Gesamthochschulbibliotheken (wohl weil dieser Bibliothekstyp damals häufiger gegründet wurde und man Berechnungsmodelle für dessen Ausstattung vorlegen wollte).

Auch Bibliotheken '93 verzichtet auf solche Modellrechnungen für die wissenschaftlichen Bibliotheken. Es wird aber unter Bezugnahme auf die 1973 zugrunde gelegten Verhältnisse darauf hingewiesen, dass inzwischen Veränderungen in den wissenschaftlichen Bibliotheken eingetreten sind, die einen insgesamt höheren Personalbedarf als 1973 erwarten lassen:

  • Die Nutzungszahlen sind inzwischen erheblich gestiegen.

  • Die Buchproduktion ist erheblich gestiegen und damit das Beschaffungsvolumen der Bibliotheken.

  • Die elektronischen Medien sind als Aufgabenbereiche hinzugekommen, die durch ihre Komplexität wesentlich höhere Arbeitsleistungen bei der Informationsvermittlung und Nutzerschulung erfordern.

  • Hohe Studentenzahlen erfordern eine längere Zugänglichkeit der Bestände (oder sollten zumindest dazu führen).

Dieser erhöhte Personalbedarf wird auch nicht dadurch kompensiert, dass durch die Einführung der Datenverarbeitung Rationalisierungserfolge erzielt werden konnten.

Neben der bereits erwähnten, differenzierten Untersuchung von Mallmann-Biehler (1982) liegen für die Abschätzung des Personalbedarfs nur zwei ältere Untersuchungen von Klar (1974) und Funk (1977) vor. Deren Ergebnisse können aber keinesfalls mehr für die Abschätzung des Personalbedarfs herangezogen werden, da sie wesentlich dadurch relativiert werden, dass sie Arbeitsablaufuntersuchungen von konventionellen Geschäftsgängen zum Inhalt haben. Lediglich der methodische Ansatz kann für die Personalbedarfsberechnung geprüft und modifiziert herangezogen werden. Bei dem hier vorgestellten Verfahren handelt es sich um Richtwerte, die aufgrund von analytischen Schätzungen und Prognosen entwickelt worden sind.

Die Personalbedarfsberechnung muss für wissenschaftliche Bibliotheken stärker noch als bei den Öffentlichen Bibliotheken die differenzierte arbeitsteilige Prozessorganisation berücksichtigen, die auf vielen Schultern ruht und bei größeren Universitätsbibliotheken in der Regel Personalstärken von mehr als 100 Personen umfasst.

Daher ist es wegen der hohen Personalzahlen grundsätzlich gerechtfertigt, bei der Personalbedarfsrechnung die Zugangsbearbeitung und die Benutzung zu unterscheiden, weil Mischarbeitsverhältnisse, die beiden großen Aufgabengebieten zugerechnet werden können, relativ selten sind. Bei der Zugangsbearbeitung, also der Erwerbung und der formalen und sachlichen Erschließung von Medien, kann in analoger Anwendung der Zeit-pro-Stück-Messungen mit Mengengrößen und Bearbeitungszeiten gerechnet werden, die miteinander multipliziert einen Anhaltspunkt für den „zugangsabhängigen Personalbedarf“ ergeben. Ähnliche Zeit-Mengen-Werte lassen sich für Teile des Benutzungsdienstleistungsangebots berechnen, in dem etwa ermittelt wird, wie lange durchschnittlich die Bereitstellung eines Mediums dauert oder wie lange durchschnittlich ein Fernleihwunsch bearbeitet werden muss, bevor er in den manuellen oder elektronischen Versand gegeben werden kann.

Andere Bibliotheksdienstleistungen entziehen sich jedoch solchen Berechnungsmöglichkeiten. Hier ist der Personalbedarf sogenannter „Bereitstellungsaufwand“, der geleistet werden muss, um die Dienstleistung für eine bestimmte Zeit auch ohne Inanspruchnahme durch einen Nutzer überhaupt anbieten zu können. Solche Dienstleistungen liegen etwa beim Auskunftsdienst vor, generell bei allen öffnungszeitbezogenen Dienstleistungen, wie Aufsicht über bestimmte Bereiche oder den Garderobendienst. Aber selbst im mengenmäßig berechenbaren Aufwand für Ausleihtätigkeiten kommen Zeitanteile für Bereitstellungsaufwand hinzu, da zum Beispiel das Benutzungsaufkommen an der Leihstelle sich nicht für den Arbeitsablauf rhythmisieren lässt, sondern je nach der Inanspruchnahme durch die Nutzer ansteigt und sich wieder abschwächt. Hier helfen für einen optimierten Bereitstellungsaufwand (Personaleinsatz) in größeren Ausleihstellen nur langjährige Erfahrungen und eine kontinuierliche Beobachtung des Kundenverhaltens, um die jeweils erforderliche Personalausstattung über den Arbeitstag verteilt bedarfs- und damit auch kostengerecht anzubieten.

Personalbedarfs-Grundformel

Nach Klar (1974, S. 87 ff.) ist zur Berechnung des Personalbedarfs folgende Grundformel anzuwenden:

Diese Formel ist formal als Rosenkranzformel (Rosenkranz 1968) bekannt. Nach der Rosenkranzformel werden alle Aufgaben in Haupt- und Nebentätigkeiten unterteilt, wobei nur für die Hauptaufgaben eine Zeitaufnahme oder -schätzung und Arbeitsablaufuntersuchung erfolgt, nicht aber für die Nebentätigkeiten, für die eine genauere Analyse sich wegen des unregelmäßigen Auftretens nicht lohnt. Bei den Haupttätigkeiten wird ermittelt, wie oft diese in einem Bezugszeitraum anfallen und wie lange eine einmalige Durchführung dauert. Die Nebentätigkeiten werden als Verteilzeitfaktoren berücksichtigt. Wir benutzen die Rosenkranzformel als Methode, gehen aber über den Ansatz, der von Büroarbeiten mit Fallzahlen ohne Output-Größen ausging, hinaus und setzen als zu berücksichtigende Tätigkeiten auch betriebsinterne Output-Größen wie die Zahl der Katalogisate oder betriebsexterne Output-Größen (Dienstleistungen) wie die Zahl der Leihfälle ein.

Für die verschiedenen Tätigkeiten (Index i) und das Formelglied t (der Zeitrichtwert für eine Mengeneinheit dieser Tätigkeiten) lassen sich keine allgemeingültigen Werte festlegen. Zu unterschiedlich sind die Verfahrensweisen in einzelnen Bibliotheken und zu unterschiedlich sind die dafür benötigten Zeitwerte. Für die auf konventionellen Arbeitsverfahren basierende Untersuchung von Klar konnte noch durch die Annahme einer relativ gleichartigen konventionellen Tätigkeitenabfolge aus der Vielzahl der in verschiedenen dezentralen Bibliotheken erhobenen Daten ein Mittelwert gebildet werden und dieser für eine allgemeine Personalbedarfsrechnung benutzt werden. Hierbei war zum Beispiel für die gesamte Zugangsbearbeitung ein Zeitrichtwert von knapp 40 Minuten ermittelt worden.

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