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Produktpolitik, Informationsdienstleistungen: Bestandsmanagement – Öffentliche Bibliotheken

Garantiert 13.8.2020, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Öffentliche Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.2)

Informationsquellen (Links geprüft am 12.12.2016)

Konrad Umlauf: Informationsquellen (Links geprüft am 12.12.2016) (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.2.0)

Bestandsabbau (2012). Bozen: Amt für Bibliotheken und Lesen = http://www.provincia.bz.it/kulturabteilung/download/Bestandsabbau_2012.pdf.

Bestandskonzept (2013). Eine Anleitung für Öffentliche Bibliotheken. 6. Aufl. Bozen: Amt für Bibliotheken und Lesen = http://www.provinz.bz.it/kulturabteilung/download/Skriptum_Bestandskonzept(7).pdf.

Die Dienstleistungen der Öffentlichen Bibliothek (2001). IFLA/UNESCO Richtlinien für die Weiterentwicklung. IFLA/UNESCO guidelines for development. München: Saur (Ifla publications. 97) = http://www.ifla.org/files/assets/hq/publications/archive/the-public-library-service/pg01-g.pdf.

Fecht, Tanja: Deakquisition des Sachbuchbereichs mithilfe der Portfolio-Analyse: Praktische Tipps aus der Stadtbücherei Traunstein für die Handhabung eines komplexen Instruments. In: BuB: Forum Bibliothek und Information 66 (2014), Nr. 10, S. 717 – 719.

Hörning (2006), Beate: Bestandsaufbau und Erwerbung in öffentlichen Bibliotheken Deutschlands und der USA. Berlin: Inst. für Bibliothek- und Informationswiss., Humboldt-Univ. (Berliner Handreichungen zur Bibliothekswissenschaft und Bibliothekarausbildung;175) = www.ib.hu-berlin.de/~kumlau/handreichungen/h175/.

Kraus (1998), Rudolf: Bestandscontrolling für öffentliche Bibliotheken. 2. Aufl. Wien: Büchereiverb. Österreichs (BVÖ-Materialien. 3).

Teigelkämper (2003), Sabine: Bestandskalkulation. München: Landesfachstelle für das öffentliche Bibliothekswesen = https://www.oebib.de/fileadmin/redaktion/muster/materialien/Bestandskalkulation.pdf.

Umlauf (2000c), Konrad: Etatverteilung für den Bestandsaufbau mit Profil. Berlin: Institut für Bibliothekswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin (Berliner Handreichungen zur Bibliothekswissenschaft. 78) = http://www.ib.hu-berlin.de/~kumlau/handreichungen/h78/.

Umlauf (2000h), Konrad: Leitbild und Bestandskalkulation. In: BuB 52, S. 646–649.

Umlauf (2002 ff.), Konrad: Medienkonzepte – Konzepte des Bestandsaufbaus. Berlin: Institut für Bibliothekswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin. (Berliner Handreichungen zur Bibliothekswissenschaft; 79) = http://www.ib.hu-berlin.de/~kumlau/handreichungen/h79/.

Umlauf (2012d), Konrad (Hrsg. zs. mit Frauke Schade; unter Mitarb. von Tom Becker): Handbuch Bestandsmanagement in Öffentlichen Bibliotheken. Berlin: De Gruyter Saur.

Umlauf (2016g), Konrad: Praxis des digitalen Bestandsmanagements in Öffentlichen Bibliotheken. In: Strategien für die Bibliothek als Ort. Umlauf, Konrad; Werner, Klaus Ulrich, Kaufmann, Andrea (Hrsg.) Berlin: De Gruyter Saur, S. 221–264.

Zum Bestandsaufbau in hauptamtlichen Bibliotheken der Landkreise (1995). Arbeitshilfe. Potsdam: Staatliche Fachstelle für öffentliche Bibliotheken im Land Brandenburg.

Ziele und Controlling

Konrad Umlauf: Ziele und Controlling (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.2.1)

Ziele und Funktionen

Das Bestandskonzept hat eine nach innen, an die Mitarbeiter der Bibliothek, und eine nach außen, an die Geldgeber und die Öffentlichkeit, aber auch an andere Bibliotheken, gerichtete Funktion.

Bei der nach außen gerichteten Funktion geht es um folgende Fragen:

Welchen Zwecken dienen die Bibliothek und ihre Bestände?

Welche Zielgruppen erreicht sie oder soll sie erreichen?

Wie ist die Stellung der Bibliothek im Verhältnis zu anderen Informationseinrichtungen, insbesondere anderen Bibliotheken definiert?

Nach außen hin begründet die Bibliothek mit ihrem Bestandskonzept also, wozu sie gut ist. Das Bestandskonzept soll den Unterhaltsträger überzeugen und motivieren, die Bibliothek ausreichend zu etatisieren, ihr also die erforderlichen Erwerbungsmittel zu geben.

Nach innen sind Bestandskonzepte ein Instrument der Personalführung. Sie dienen der Formulierung.

des Selbstverständnisses der Bibliothek hinsichtlich des Bestandsaufbaus, man kann auch sagen, sie setzen das Selbstverständnis in Aussagen über den Bestandsaufbau um,

von Zielen des Bestandsaufbaus, deren Erreichung Aufgabe der zuständigen Mitarbeiter ist, mithin

von Zielen für die Tätigkeit der zuständigen Mitarbeiter.

Damit sind Bestandskonzepte, wenn sie in geeigneter Weise formuliert werden, nicht nur Darlegungen des bibliothekarischen Selbstverständnisses und der Rolle der Bibliothek im Kommunikationsgefüge der Gesellschaft, sondern sie sind innerbetrieblich ein Führungsinstrument und die Grundlage des Controllings im Bestandsaufbau.

Ziele und Bestandteile eines Bestandskonzepts für Öffentliche Bibliotheken sind von der IFLA folgendermaßen formuliert worden:

Bestandteile eines Bestandskonzepts nach IFLA
(management policy)

nach: The public library service (2001)

  1. Universal

    1. Artikel 19 der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der UNO

      Jeder Mensch hat das Recht auf freie Meinungsäußerung; dieses umfasst die Freiheit, Meinungen unangefochten anzuhängen und Informationen und Ideen mit allen Verständigungsmitteln ohne Rücksicht auf Grenzen zu suchen, zu empfangen oder zu verbreiten.

    2. IFLA Erklärung über Freiheit des Zugangs zu Informationen

    3. Erklärungen über intellektuelle Freiheit und Freiheit des Zugangs zu Bibliotheken

    4. Informationsfreiheit

      Meinungs- und Informationsfreiheit nach Art. 5 GG ist kraft Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts ein Abwehr- und Mitwirkungsrecht, das die Bürger vor Willkür und Freiheitsbeschneidung seitens des Staates schützt und ihnen erlaubt, das öffentliche Geschehen mitzugestalten, kein einklagbares Teilhaberecht, das den Anspruch auf Einrichtung öffentlicher Informationssammlungen wie Bibliotheken begründen würde.

    5. Internationales Urheberrechts-Abkommen

    6. IFLA/UNESCO Manifest der Öffentlichen Bibliothek 1994

      Die Öffentliche Bibliothek, der lokale Zugang zum Wissen, liefert eine Grundvoraussetzung für lebenslanges Lernen, unabhängige Entscheidungsfindung und kulturelle Entwicklung des einzelnen und der gesellschaftlichen Gruppen. Öffentliche Bibliotheken sollen:

      1. Lesegewohnheiten bei Kindern von klein auf wecken und unterstützen,

      2. individuelles Lernen und Selbststudium ebenso fördern wie staatliche Bildung auf allen Ebenen,

      3. Gelegenheit für die kreative persönliche Entwicklung bieten,

      4. Phantasie und Kreativität bei Kindern und Jugendlichen anregen,

      5. das kulturelle Erbe bewusst machen, die Wertschätzung der Künste, der wissenschaftlichen Errungenschaften und Neuerungen begünstigen,

      6. Zugang ermöglichen zu kulturellen Ausdrucksweisen aller darstellenden Künste,

      7. interkulturelle Dialoge pflegen und kulturelle Vielfalt fördern,

      8. die mündliche Überlieferung unterstützen,

      9. den Zugriff der Bürger auf alle Arten von Informationen sicherstellen, die das Gemeinwesen betreffen,

      10. adäquate Informationsdienste für lokale Initiativen, Verbände und Interessengruppen anbieten,

      11. die Fertigkeiten der Informationsbeschaffung und der Nutzung von Computern in der Bevölkerung entwickeln,

      12. Lese-Aktivitäten aller Altersgruppen unterstützen.

  2. Allgemein

    1. Ziele des Bestandsaufbaus und Verhältnis zum Leitbild der Bibliotheks- Dienstleistungen

    2. Lang- und kurzfristige Ziele

    3. Strategien des Zugangs zu den Beständen

    4. Geschichte des Bestandes und/oder der Bibliotheks-Dienstleistungen

    5. Relevante rechtliche Bestimmungen

  3. Spezifisch

    1. Analyse des Bedarfs

    2. Prioritäten innerhalb der Dienstleistungen

    3. Kennzeichnende Größen der Bestände einschl. besonderer Bestandsgruppen, z.B. multikultureller Materialien, Materialien für Alphabetisierung und für Behinderte

    4. Grundsätze und Methoden des Bestandsaufbau und -abbaus

    5. Etatverteilung

    6. Verantwortlichkeiten für den Bestandsaufbau

    7. Zugang zu elektronischen Ressourcen einschl. Zeitschriften, Datenbanken

    8. Rolle der Bibliothek als eines Portals zu elektronischen Ressourcen

    9. Grundsätze für Aufbewahrung und Bestandserhaltung

    10. Anforderungen an Rechnungsprüfung: Inventarisierung, Revision, Entsorgung

    11. Finanzielle Verantwortlichkeiten

    12. Grundsätze für Geschenke und Stiftungen

    13. Grundsätze für Beschwerde-Management

    14. Abschätzung des aktuellen und zukünftigen Finanzbedarfs und der Finanzierungsmöglichkeiten

    15. Aussagen über Verfahren zur Überprüfung und Evaluation des Bestandskonzepts

Arbeitsbogen für Lektoren

Die in der praktischen Arbeit relevanten Aussagen des Bestandskonzepts werden in einem Arbeitsbogen für Lektoren niedergelegt. Der Arbeitsbogen wird als Führungsinstrument eingesetzt. Dies setzt im günstigen Fall voraus, dass die im Arbeitsbogen festgelegten Standards nicht von oben verordnet, sondern gemeinsam mit den Lektoren erarbeitet sind. Der Arbeitsbogen für Lektoren stellt dann eine Zielvereinbarung zwischen Lektor und Vorgesetztem dar. Ein- oder zweimal im Jahr legt der Lektor den ausgefüllten Arbeitsbogen vor und spricht das Ergebnis mit seinem Vorgesetzten durch. Besonders wichtig sind dabei

  • Kommentare, wieweit die vereinbarten Ziele erreicht wurden,

  • Begründungen für Abweichungen,

  • Kommentare, wieweit die Fortsetzung derselben Ziele möglich und sinnvoll ist.

Darüber hinaus sollte der Arbeitsbogen für Lektoren sowohl hinsichtlich der Ziele wie auch hinsichtlich der Zielerreichung im Kollegium erörtert werden. Auf diese Weise

  • wird der Erfahrungshintergrund, der über die objektiven Zahlen hinaus in den Arbeitsbogen eingeht,

  • werden Ziele und Arbeitsinstrumente

  • im Kollegium verallgemeinert und zum Konsens gebracht.

Es wird empfohlen, einen eigenen Arbeitsbogen für Lektoren auszuformulieren für jede einzelne Bestandsgruppe, z.B. für jede Hauptklasse der Sachbuch-Klassifikation, die Belletristik, die Kinderbücher und anderen Kindermedien, die Tonträger, usw.

Im Folgenden wird als Beispiel ein Arbeitsbogen für Lektoren für die Sachgruppe Recht (Hauptklasse C nach der Klassifikation für Allgemeinbibliotheken) gegeben. Die beispielhaften Aussagen sind kursiv. Der Arbeitsbogen für Lektoren formuliert Ziele bzw. Vorgaben und lässt Raum für Ergebnisse, Kommentare und Erläuterungen frei, gibt vor allem Platz für die Formulierung von erforderlichen Maßnahmen, die bei Zielabweichungen zu ergreifen sind, und die Nennung eines Zeitrahmens, in dem die Maßnahmen auszuführen sind.

Die Elemente im Arbeitsbogen für Lektoren

In Tabelle 6 werden die qualitativen und quantitativen Elemente im Arbeitsbogen für Lektoren erläutert, soweit sie nicht selbsterklärend sind.

Tabelle 6: Die Elemente im Arbeitsbogen für Lektoren

Element Erläuterungen
Marktsichtungsinstrument Im Interesse eines effektiven Einsatzes der Arbeitskapazität sollen möglichst wenige Marktsichtungsinstrumente verwendet werden. Ideal wäre ein einziges Marktsichtungsinstrument, das optimal auf den Bedarf der eigenen Bibliothek abgestimmt ist. Weitere Marktsichtungsinstrumente sollen nur soweit hinzugenommen werden, wie das Instrument, das dem Optimum am nächsten kommt, unverzichtbarer Ergänzungen bedarf. Bei dieser Entscheidung ist die Frage grundlegend, welche Kosten (auch Personalkosten) das Durchmustern eines weiteren Instruments verursacht im Verhältnis zum Nutzen der zusätzlich und fristgerecht gefundenen Titel.
Etatverteilung Die Etatverteilung soll der Nutzung und dem aufgrund des Leitbilds der Bibliothek gewählten Bestandsprofil entsprechen. Einzelheiten siehe Abschnitt 8.1.2.3.
Zielgruppen Welches sind aufgrund des Leitbilds der Bibliothek die wichtigsten Zielgruppen, auf deren Bedarf hin das Angebot geschaffen wird? Themengleiche Medien können aufgrund der Darstellungsform unterschiedliche Zielgruppen ansprechen, z.B. Darstellungen der Sozialhilfe einerseits für Betroffene, andererseits für Mitarbeiter im Sozialamt.
Niveaus Welches sind aufgrund des Leitbilds der Bibliothek die wichtigsten Niveaus, auf denen sich die zu erwerbenden Medien bewegen sollen? Die Niveaus müssen den Zielgruppen entsprechen.
Mediale Funktionen Welches sind die wichtigsten medialen Funktionen, die die zu erwerbenden Medien erfüllen sollen? Themengleiche Medien können aufgrund der Darstellungsform usw. unterschiedliche Funktionen erfüllen, z.B. Wissenspopularisierung, Urteilsbildung, Lernen und Ausbildung, Studium, Forschung, berufliche Fortbildung, Berufsausübung, Unterhaltung, Hobby, Selbsterkenntnis.
Mediengattungen, Publikationstypen Die meisten Mediengattungen enthalten bereits Aussagen über Zielgruppen, Niveaus und Funktionen, z.B.: Sachbuch, Fachbuch, wissenschaftliche Monografie, Handbuch, Lexikon, Sprachwörterbuch, Lehr-, Lern-, Übungsmaterialien, Schulbuch, Ratgeber, Bildband, Quelle, Bibliografie, Roman, Werkausgabe, Comics, Bilderbuch, Kinder-Sachbuch, Musiktonträger. Ferner gehören hierher Aussagen über die Rolle, die elektronische Medien und Non-Printmedien spielen sollen.
Verfügbarkeitsrate (ist nicht deckungsgleich mit Verfügbarkeit im Sinn von availibilty; zu dieser siehe Abschnitt 8.1.1.1.) = Anteil der durchschnittlich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Regal anwesenden, d.h. nicht ausgeliehenen Bestandseinheiten. Zwei Methoden zur Ermittlung: • stichprobenartige Auszählung am Regal. Die Differenz zwischen der Verfügbarkeitsrate und 100 % heißt Absenzprozentsatz (Wie hoch ist der Anteil der zu einem durchschnittlichen Zeitpunkt ausgeliehenen Bestandseinheiten?). • Errechnung aus dem Umsatz anhand der Formel: Verfügbarkeitsrate = ((365-(Umsatz*Leihfrist in Tagen))*100)/365. Hinweise auf Zielvorgaben für die Verfügbarkeitsrate enthält Tabelle 7.
Umsatz (Umschlag, Ausleihquote) • Umsatz = Ausleihen / Bestand • Hoher Umsatz = starke Benutzung • Niedriger Umsatz = schwache Benutzung • Die Umsatzzahl muss durch den Aktivierungsgrad ergänzt werden.
Aktivierungsgrad (Bewegtenquote) • Anzahl bewegter Exemplare / Gesamtzahl vorhandener Exemplare = Anteil der mindestens einmal pro Jahr ausgeliehenen Exemplare an der Bestandsgruppe • Niedriger Aktivierungsgrad = Erwerbung erfolgte am Bedarf vorbei • Hoher Aktivierungsgrad = Angebot entspricht der Nachfrage • Ergänzt die Aussage der Umsatzzahl, indem der Aktivierungsgrad darüber informiert, wieweit der Umsatz auf der ganzen Bestandsgruppe oder nur auf einem Teil davon beruht.
Null-Liste Umfasst diejenigen entleihbaren Bestandseinheiten, die im abgelaufenen Jahr nicht entliehen wurden = Ausdruck des EDV-Systems Dient der Ermittlung der überflüssigen Bestandseinheiten, im Sinn von: • Ausscheiden, wenn nicht mindestens 1 Entleihung in 2 Jahren oder • Ausscheiden, wenn nicht mindestens 2 Entleihungen in 3 Jahren oder • Ausscheiden, wenn nicht mindestens 3 Entleihungen in 2 Jahren... Zu beachten ist aber die Klassiker-Reverenz: Innerhalb gewisser Grenzen bleiben „klassische“ Autoren und Werke trotz geringerer Nutzung im Regal.
Hitliste Umfasst die besonders häufig ausgeliehenen Bestandseinheiten = Ausdruck des EDV-Systems.
Verweildauern bei Vorbestellungen Mögliche Zielvorgaben sind z.B.: • Staffelung, wenn die Verweildauer bei Vorbestellungen länger als ... ist (z.B. 14 Tage) • Staffelung, wenn mehr als ... % der Vorbestellungen länger als ... Tage verweilen (z.B. 50 % länger als 14 Tage) • Staffelung, wenn die Vormerk-Summenzahl (= Gesamtzahl der Vorbestellungen pro Jahr) höher als ... ist (z.B. 20)
Effizienz • Effizienz = Ausleihanteil / Bestandsanteil • Effizienz = 1 bedeutet: Die Bestandsgruppe entspricht dem Durchschnitt dieser Bibliothek • Effizienz < 1 bedeutet: Die Bestandsgruppe wird unterdurchschnittlich genutzt, d.h. Bestand verkleinern! • Effizienz > 1 bedeutet: Die Bestandsgruppe wird überdurchschnittlich genutzt, d.h. Bestand vergrößern!


Bestands- und Nutzungsanalyse

Konrad Umlauf: Bestands- und Nutzungsanalyse (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.2.2)

Die Bestands- und Nutzungsanalyse dient dem Ziel, anhand von Kennziffern auf Basis von Bestands- und Ausleihzahlen zu ermitteln, wie weit der vorhandene Bestand den Zielen entspricht. Die zentrale Kennziffer ist die Verfügbarkeitsrate. (Der Terminus wird hier nicht im Sinn von availability verwendet, zu dieser vgl. Abschnitt 8.1.1.1.) Verfügbarkeitsrate wird hier verstanden als Anteil der durchschnittlich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Regal anwesenden, d.h. nicht ausgeliehenen Bestandseinheiten. Zwei Methoden zur Ermittlung bieten sich an:

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