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Produktpolitik, Informationsdienstleistungen: Bestandsmanagement – Wissenschaftliche Bibliotheken

Garantiert 13.8.2020, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Wissenschaftliche Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.1)

Ziele und Instrumente

Konrad Umlauf: Ziele und Instrumente (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.1.1)

Ziele

Ein Erwerbungsprofil (Synonyme: acquisition policies, Erwerbungspolitik, Bestandsrichtlinie, Erwerbungsrichtlinie, Bestandskonzept, Bestandskonzeption, erwerbungspolitisches Konzept) gibt an,

  • nach welchen Kriterien die Bibliothek aus dem aktuellen und historischen Publikationsaufkommen auswählt,

  • in ihren Bestand aufnimmt,

  • wie sie ihren Bestand gestaltet.

Bei Wissenschaftlichen Bibliotheken stehen Aussagen über Auswahlkriterien im Vordergrund. Der Ausdruck Erwerbungsrichtlinie betont den Zusammenhang mit innerbetrieblichen Anweisungen und kann detaillierter und handlungsorientierter formuliert sein als ein Erwerbungsprofil. In deutschen Universitätsbibliotheken wird der Ausdruck Erwerbungsprofil bevorzugt und ohne Unterscheidung zum Begriff Erwerbungsrichtlinie verwendet.

Die grundlegenden Aussagen sind im Berufsbild 2000 (1998) enthalten:

Die Ziele von Bestandsaufbau und Erwerbung sind,

  • eine optimale Medienversorgung für die unterschiedlichen Kunden zu gewährleisten

  • dem Kunden der Bibliothek die benötigten Medien und Dokumente schnellstmöglich zur Verfügung zu stellen

  • den zukünftigen Bedarf vorab zu erkennen, aber auch

  • die entsprechenden Medien zu sichern

  • die Haushaltsmittel effektiv und effizient einzusetzen.

Die große und breite Palette der Buch- und Medienproduktion erfordert eine gründliche und fachgerechte Sichtung. Jede Bibliothek muß schon allein aus finanziellen, räumlichen und sachlichen Gründen eine Auswahl treffen. Die Auswahl erfolgt unter Berücksichtigung des Bestandskonzepts der Bibliothek, d. h.

  • der speziellen Aufgabe der Bibliothek

  • der Komplettierung vorhandener Bestände und

  • der Sammelschwerpunkte

  • von Absprachen auf regionaler und überregionaler Ebene

  • der Benutzerbedürfnisse

  • der Etathöhe

  • der Medienqualität (Autor, Inhalt, Darstellung)

  • von Aktualität und

  • zukünftiger Bedeutung und

  • Archivierungsrelevanz der Medien.

Der Kauf- bzw. Beschaffungsentscheid kann von einer Person oder als abgestimmte kooperative Erwerbung in Zusammenarbeit mit Nutzern und Kollegen, den Mitarbeitern eines Unternehmens oder bei Hochschul- und Spezialbibliotheken auch gemeinsam mit den Wissenschaftlern herbeigeführt werden. Voraussetzungen zur Auswahl von Medien sind:

  • Überblick über die Medienproduktion<

  • gründliche Kenntnis der Bibliographien und Angebote des Buchhandels und

  • anderer Anbieter, Auswahllisten, Besprechungsdiensten, Verlagsprofilen

  • Kontakt zur aktuellen Forschung und Lehre

  • Kenntnis der neuesten Entwicklungen der Wissenschaften und Literatur

  • Kenntnis der Erwerbungsrichtlinien

  • Kenntnisse betriebswirtschaftlicher Verfahren zur Evaluierung des Bestandsaufbaus

  • Kenntnisse soziologischer Methoden zur Erkundung des Bedarfs.

Quelle: Berufsbild 2000 (1998)

Qualitative und quantitative Kriterien

Die qualitativen Kriterien, anhand derer ein Erwerbungsprofil formuliert werden kann sind, zeigt Tabelle 1:

Tabelle 1: Qualitative Kriterien in Erwerbungsprofilen für Wissenschaftliche Bibliotheken

Kriterium Erläuterungen
Fachgebiete, Bestandssegmente Um dieses Element operationabel zu machen, wählt man solche Definitionen, die ebenso einerseits in der internen Bestands- und Ausleihstatistik verwendet werden, andererseits in den bibliografischen Hilfsmitteln, die dem Bestandsaufbau zugrunde liegen.
Länder, Sprachen aus denen erworben wird bzw. in denen die zu erwerbenden Publikationen geschrieben sind. Zum Beispiel: Wieweit sollen originalsprachige Publikationen erworben werden (unverzichtbar in den Philologien, in den Naturwissenschaften nur, wenn keine deutsch- oder englischsprachige Ausgabe verfügbar)?
Bibliografischer Wert Literaturverzeichnisse in wiss. Publikationen erhöhen deren Informationswert.
Quellenwert = Bedeutung der Publikationen als Forschungsgegenstand.
Anlass und herausgebende Stellen • Bei Wissenschaftlichen Bibliotheken sind wichtig: Kongressschriften, Reports, Publikationen der besonders angesehenen wiss. Einrichtungen, z.B. Max-Planck-Institute. • Generell entscheidet man sich bei vergleichbaren Publikationen eher für diejenigen aus den renommierten Verlagen oder von den anerkannten Autoren.
Publikationstypen, Medienarten, Mediengattungen, materielle Kriterien z.B. Hard-, Softcover, Taschenbuch, CD-ROM, Loseblatt, Mikroformen, Spiralbindung, Sachbuch, Fachbuch, wiss. Buch, Handbuch, Lexikon, Lehr-, Lern-, Übungsmaterialien, Schulbuch, Bibliografie, Roman, Werkausgabe, Musiktonträger.
Platzierung im Bibliotheksgefüge Rolle der Zentralbibliothek im Verhältnis zu Zweig-/Teilbibliotheken, Arbeitsteilung mit anderen Bibliothek(system)en, z.B. bei den Sondersammelgebieten der DFG.
Ausbaustufen Wird meistens ähnlich wie im Conspectus-Modell verwendet: • 1 Minimal Level • 2 Basic Information Level • 3 Study/Instruction Support Level • 4 Research Level • 5 Comprehensive Level


Quantitative Kriterien in Erwerbungsprofilen spielen eine wesentlich geringere Rolle. Es kann sich um folgende Kriterien handeln (Tabelle 2):

Tabelle 2: Quantitative Kriterien in Erwerbungsprofilen für Wissenschaftliche Bibliotheken

Kriterium Erläuterungen
Bestand angegeben in Bestandseinheiten (=Medieneinheiten) als • vorhandener Bestand nach Bestandssegmenten • Ziel-Bestand nach Bestandssegmenten
Ausleihen (Entleihungen) • angegeben in Bestandseinheiten (=Medieneinheiten) als erfolgte Nutzung • Probleme: o Damit Bestands- und Ausleih-Zahlen aufeinander bezogen werden können, müssen sie sich auf dieselben Bestandsgruppen beziehen o Messprobleme bei Online-Ressourcen • Ausleihe körperlicher Medien misst nicht die Präsenznutzung
Präsenznutzung (Vor- Ort-Nutzung) • aufwändig zu ermitteln • wird fast nur bei der Zeitschriftennutzung berücksichtigt • wird teilweise geschätzt
Umsatz (Umschlag, Ausleihquote) • Umsatz = Ausleihen / Bestand • hoher Umsatz = starke Benutzung
Aktivierungsgrad (Bewegtenquote) • Anzahl bewegter Exemplare / Gesamtzahl vorhandener Exemplare = Anteil der mindestens einmal pro Jahr ausgeliehenen Exemplare an der Bestandsgruppe • niedriger Aktivierungsgrad = Erwerbung erfolgte am Bedarf vorbei • hoher Aktivierungsgrad = Angebot entspricht der Nachfrage • ergänzt die Aussage der Umsatzzahl, indem der Aktivierungsgrad darüber informiert, wieweit der Umsatz auf der ganzen Bestandsgruppe oder nur auf einem Teil davon beruht
Verweildauern bei Vorbestellungen • Staffelung, wenn die Verweildauer bei Vorbestellungen länger als ... ist (z.B. 14 Tage) • Staffelung, wenn mehr als ... % der Vorbestellungen länger als ... Tage verweilen (z.B. 50 % länger als 14 Tage) • Staffelung, wenn die Vormerk-Summenzahl (= Gesamtzahl der Vorbestellungen pro Jahr) höher als ... ist (z.B. 20)
Verfügbarkeit (availability) Ermittlung durch Benutzerbefragung mit Fragebögen: • Gewünschter Titel: nicht vorh. / nicht am Platz / Benutzer hat in der Bibl. benutzt / ausgeliehen / aus dem Mag. bestellt / vorbestellt Misserfolg des Benutzers kann folgende Gründe haben, die fallweise geprüft werden müssen: • nicht erworben • erworben, aber noch nicht katalogisiert • vom Benutzer im Katalog nicht gefunden • ist verliehen • ist nicht am Platz • ist am Platz, wurde vom Benutzer nicht gefunden


Nach Griebel (1994) soll ein Erwerbungsprofil an Hochschulbibliotheken Aussagen treffen über:

  • Universitäres Anforderungsprofil

    • Lehrstühle

    • in Lehre und Forschung vertretene Fachgebiete und Teildisziplinen

    • Forschungsschwerpunkte

    • Studentenzahlen in Haupt- und Nebenfach

    • mögliche Studienabschlüsse

    • interdisziplinäre Aspekte

    • Anforderungen aus den Nachbarfächern

  • Außeruniversitäre Aufgaben

  • Finanzielle Rahmenbedingungen

    • Kontingent für Monografien und Fortsetzungen

    • Kontingent für Zeitschriften

    • erwerbungsstatistische Daten

    • elektronische Publikationen

  • Bestellunterlagen für die Titelauswahl

  • Fachsystematische Gliederung. Die Erwerbungsstufen (=Sammelintensitäten) werden auf einzelne Untergruppen bezogen.

  • Erwerbungsstufen:

    • Stufe 1 (Randbereich): Nachschlagewerke, Datenbanknachweise, Bibliografien, Deutsch, ausnahmsweise Englisch (außer in den Kulturwissenschaften)

    • Stufe 2 (Enge Auswahl): Aktuelle einführende und allgemeine Literatur zu Fächern und Teildisziplinen, Handbücher, historische Überblicke, ausgewählte Ausgaben wichtiger Werke, Enzyklopädien, Lexika, Wörterbücher, Bibliografien, Adressbücher, die wichtigsten Zeitschriften, Vermittlung des Zugangs zu externen Datenbankrecherchen (UB hat keine Lizenzen), Deutsch, ausnahmsweise Englisch (außer in den Kulturwissenschaften)

    • Stufe 3 (Studienstufe): ausreichend für Ausbildung und Studium. Grundlegende aktuelle Lehrbücher, Monografien und Handbücher in breiter Auswahl, vollständige Sammlung der wichtigen Quellen, Enzyklopädien, Lexika, Wörterbücher,Bibliografien, Referateorgane, Adressbücher, die wichtigen Zeitschriften in Auswahl, Vermittlung des Zugangs zu externen Datenbanken (UB hat Lizenzen), Deutsch, ausnahmsweise Englisch (außer in den Kulturwissenschaften)

    • Stufe 4 (Forschungsstufe): umfangreiche Sammlung von spezialisierten Monografien, Forschungsberichten, Konferenzberichten, Dissertationen, Vermittlung des Zugangs zu externen Datenbanken, eigene Datenbanken, lokale Online- Ressourcen, alle Sprachen

    • Stufe 5 (Umfassende Sammlung): Sondersammelgebiete der DFG, regionale Pflichtaufgaben, lokale Schwerpunkte mit Anspruch der Vollständigkeit, alle Literaturarten, alle Sprachen.

  • Erwerbungsabstimmung innerhalb der Hochschule (Zentralbibliothek, Zweig-, Institutsbibliotheken) und regional

  • Deakquisition (= Aussonderung).

Conspectus-Modell

Konrad Umlauf: Conspectus-Modell (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2020, Abschn. 8.1.1.2)

Ziele

Die Grundidee des Conspectus-Modells besteht darin, in Form einer Tabelle oder durch bloße Zahlenwerte eine Übersicht über die Leistungskraft und die Sammelintensität von Bibliotheksbeständen zu geben. Die Conspectus-Methode wurde in den 70er- Jahren des vorigen Jahrhunderts von der Research Library Group (RLG) in USA für Spezialbibliotheken entwickelt, in den 80er-Jahren für alle Bibliothekstypen von der Nationalbibliothek bis zu ländlichen Bibliotheken erweitert und modifiziert und bald von der American Library Association propagiert. In Gebrauch sind regional und national unterschiedliche Varianten; sie unterscheiden sich

  • nach Art und Differenzierung der Bestandsgliederung (z.B. Dezimalklassifikation auf der n-ten Ebene der Unterklassen, Library-of-Congress-Classification),

  • nach der Art der Angaben über Leistungskraft der Bestände und Sammelintensität (Indikatoren) und

  • nach der Differenzierung der Angaben über Leistungskraft der Bestände und Sammelintensität (Indikatorwerte).

Die folgenden Ziele werden mit dem Conspectus-Verfahren verfolgt:

  • Abstimmung der Erwerbung, um mit der wachsenden Schere zwischen dem aufgrund von Online-Recherchen in überörtlichen Bestandsnachweisen artikulierten Bedarf einerseits und dem lokalen Bestand andererseits besser umgehen zu können. Dies ist das ursprüngliche Ziel; Spezialbibliotheken hatten die Absicht, ihre Bestandsprofile vergleichen zu können.

  • Abstimmung der Ziele der Bibliothek mit den Zielen des Unterhaltsträgers.

  • Umsetzung der Ziele der Bibliothek in Bestands- und Erwerbungsprofile.

  • Vergleich der bestandspolitischen Ziele mit dem, was tatsächlich erreicht wurde.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die Fassung des Conspectus-Modells, die in USA von mehreren hundert Öffentlichen, Universitäts- und Spezialbibliotheken verwendet wird (WLN* Conspectus, siehe www.oclc.org/western/products/aca/ conspect.htm). In den Erläuterungen wird auf weitere Varianten hingewiesen.

Indikatoren und Levels

Ausgangspunkt ist eine Bestandsgliederung nach der Dewey Decimal Classification und der Library of Congress Classification im Umfang von ca. 4.000 Klassen (Deskriptoren). Für jede Klasse werden vier Aussagen (collection depth indicators) getroffen, nämlich (Tabelle 3):

Tabelle 3: Collection depth indicators

Bezeichnung im WLN Conspectus Bezeichnung im RLG Conspectus Übersetzung
CL: current collection level ECS, Existing Collection Strength Leistungskraft des vorhandenen Bestandes
AC: acquisition commitment CCI, Current Collecting Intensity aktuelle Sammelintensität
GL: collection goal DCI, Desired Collecting Intensity angestrebte Leistungskraft des Bestandes (Bestandsziel)
PC: preservation commitment

Archivierungsintensität


Für jeden Indikator wird die Ausprägung in Form eines Zahlwerts (Levels) angegeben:

  • NA = Not Assessed = nicht ermittelt

  • 0 = Out of Scope

  • 1a = Minimal Level, Uneven Coverage

  • 1b = Minimal Level, Even Coverage

  • 2a = Basic Information Level, Introductory

  • 2b = Basic Information Level, Advanced

  • 3a = Study/Instruction Support Level, Basic

  • 3b = Study/Instruction Support Level, Intermediate

  • 3c = Study/Instruction Support Level, Advanced

  • 4 = Research Level

  • 5 = Comprehensive Level

Inhaltlich ergiebige Definitionen dieser Levels formulierte 1997 die Association of Research Libraries (ARL) mit Unterstützung von WLN. Diese Definitionen berücksichtigen insbesondere elektronische Medien und das Verhältnis von Besitz körperlicher Bestände zum Zugang zu Dokumentlieferdiensten (access versus ownership). Freilich fehlt hier die feinere Unterteilung der Indikatorwerte mit den Buchstaben a, b und c.

0 Out of Scope:

Die Sammlung gehört nicht zu den Zielen der Bibliothek.

1 Minimal Information Level:

Die Sammlung deckt einen minimalen Informationsbedarf ab. Dazu gehört eine sehr begrenzte Sammlung allgemeiner Monografien und Nachschlagewerke des betreffenden Sachgebiets. Zeitschriften des Fachgebiets und tiefer gehende elektronische Ressourcen gehören nicht dazu. Die Sammlung sollte regelmäßig und systematisch auf Aktualität geprüft werden. Alte Auflagen werden durch neue ersetzt. Standardwerke bleiben ggf. auch in älteren Ausgaben im Bestand.

2 Basic Information Level:

Sammlungen, die in das betreffende Sachgebiet einführen, zu weiteren Informationen hinführen und den Informationsbedarf für Bibliotheksnutzer auf dem Level der ersten zwei College- Jahre befriedigen (entspricht Sekundarstufe II). Dazu gehören:

  • eine begrenzte Sammlung von Monografien und Nachschlagewerken,

  • eine begrenzte Sammlung von Zeitschriften, die das ganze Fachgebiet repräsentieren,

  • eine mit Blick auf den Informationsbedarf der Zielgruppe vorgenommene Auswahl von Links zu elektronischen Ressourcen wie Volltexten, Zeitschriften, Datensammlungen, bibliografischen Ressourcen.

Die Sammlung sollte regelmäßig und systematisch auf Aktualität geprüft werden. Alte Auflagen werden durch neue ersetzt. Standardwerke bleiben ggf. auch in älteren Ausgaben im Bestand.

3 Study or Instructional Support Level:

Sammlungen, die in systematischer Weise Informationen über das betreffende Sachgebiete bereitstellen, und zwar auf einem Level unterhalb des Forschungslevels, so dass der Informationsbedarf von Nutzern auf dem Level eines Hochschulstudiums gedeckt wird. Dazu gehören:

  • eine umfangreiche Sammlung von allgemeinen Monografien und Nachschlagewerken des Fachgebiets sowie ausgewählte spezielle Monografien und Nachschlagewerke,

  • eine umfangreiche Sammlung von allgemeinen Zeitschriften des Fachgebiets und eine repräsentative Auswahl von speziellen Zeitschriften,

  • eine begrenzte Sammlung von fremdsprachigen Materialien, z.B. Sprachlehrmaterial für Nicht-Muttersprachler oder Material über englische Geschichte auf Englisch,

  • eine umfangreiche Sammlung der Werke bekannter Autoren und eine Auswahl der Werke weniger bekannter Autoren,

  • eine umfangreiche Sammlung von Links und anderen Zugängen zu elektronischen Ressourcen wie Volltexten, Zeitschriften, Datensammlungen, bibliografischen Ressourcen.

Die Sammlung sollte systematisch auf Aktualität überprüft werden. Ferner ist sicherzustellen, dass wesentliche und wichtige Information langfristig aufbewahrt wird.

4 Research Level:

Sammlungen, die den Hauptanteil der auf dem betreffenden Fachgebiet publizierten Information enthält und geeignet ist für das Abfassen einer Dissertation. Dazu gehören:

  • eine sehr extensive Sammlung allgemeiner und spezialisierter Monografien und Nachschlagewerke des betreffenden Fachgebiets,

  • eine sehr extensive Sammlung allgemeiner und spezialisierter Zeitschriften,

  • eine extensive Sammlung fremdsprachiger Materialien,

  • eine extensive Sammlung der Werke sowohl der bekannten wie auch der weniger bekannten Autoren,

  • eine sehr umfangreiche Sammlung von Links und anderen Zugängen zu elektronischen Ressourcen wie Volltexten, Zeitschriften, Datensammlungen, bibliografischen Ressourcen.

Älteres Material wird im Interesse historischer Forschung aufbewahrt und ggf. restauriert.

5 Comprehensive Level:

Sammlungen, die auf dem betreffenden Fachgebiet so umfassend sind („special collection“), wie es vernünftigerweise möglich ist, in allen erreichbaren Sprachen:

  • eine umfassende Sammlung publizierten Materials,

  • sehr umfangreiche Sammlungen von Manuskripten,

  • sehr umfangreiche Sammlungen von anderen dauerhaften Materialien.

Eine Sammlung auf diesem Level dient als nationale und internationale Ressource. Um angemessene Levels für Sachgebiete anzugeben, auf denen Non-Print-Medien wesentlich sind, sollte die Formulierung Monografien und Nachschlagewerke ergänzt werden um angemessene Non-Print-Medien, z.B. lautet dann die Formulierung für einen Musikalien-Bestand auf dem Level 2: eine begrenzte Sammlung von Monografien, Nachschlagewerken und angemessenen Non-Print-Medien. Relevante elektronische Ressourcen werden dann ebenso wie Print-Materialien berücksichtigt, wenn der Zugang zu denselben Bedingungen (z.B. ohne zusätzliche Gebühren für die Nutzer) erfolgt. Elektronische Zeitschriften, seien sie auf dem Server der Bibliothek gespeichert oder auf einem entfernten Server, werden dann ebenso wie Print-Zeitschriften berücksichtigt, wenn

  1. der Zugang zu denselben Bedingungen wie zu den Print-Zeitschriften erfolgt,

  2. eine ausreichende Zahl von PCs zur Verfügung steht,

  3. die Nutzer keine zusätzlichen Gebühren entrichten müssen.

Dasselbe gilt für elektronische Volltext-Archive bzw. Bild- Archive. Dokumentlieferdienste werden nur dann wie Print- Medien berücksichtigt, wenn sie ohne Wartezeit Dokumente liefern. Der Grund ist, dass das Conspectus-Modell solche Ressourcen erfasst, die im Besitz der Bibliothek oder unmittelbar und ohne Verzögerung benutzbar sind. Die Definitionen im WLN Conspectus für die Archivierungsintensität (preservation commitment) weichen von den vorgenannten Definitionen ab:

  • 0 Out of Scope: Keine Archivierung.

  • 1 Normal Wear: Bestandseinheiten werden längstens bis zu ihrem Verschleiß im Bestand gehalten.

  • 2 Physical Preservation Level: Bestandseinheiten werden in Grenzen gereinigt, repariert und unter günstigen Umweltbedingungen aufbewahrt, aber längstens bis zu ihrem Verschleiß im Bestand gehalten.

  • 3 Content Preservation Level, Planned Replacement:Archiviert wird der intellektuelle Inhalt, je nach Bedingungen in der originalen Form oder übertragen auf einen anderen Träger. Gegebenenfalls wird der originale Träger entsorgt. Die Bibliothek trägt Sorge für günstige Umweltbedingungen im Interesse einer besseren Haltbarkeit.

  • 4 Research Conservation Level: Die Bestandseinheiten werden mithilfe von Reparatur und Restauration in ihrer originalen Form archiviert. Der intellektuelle Inhalt wird in originaler Form und zusätzlich in besser archivierbarer Form aufbewahrt. Die Bibliothek trägt Sorge für optimale Umweltbedingungen zur Archivierung von unterschiedlichen Materialien.

  • 5 Comprehensive Archiving and Conservation Level:Hier geht es um Bestandseinheiten von hohem intellektuellem, künstlerischen oder monetärem Wert. Diese werden restauriert und unter Bedingungen der Schadensabwehr aufbewahrt. Die Bibliothek trägt Sorge für optimale Umweltbedingungen zur unbegrenzten Archivierung von unterschiedlichen Materialien.

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