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Projektarbeit und –management: Projektinformation und -dokumentation

Garantiert 3.11.2014, Dieter Schwartz, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Dieter Schwartz: Projektarbeit und –management: Projektinformation und -dokumentation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7)

Entscheidenden Einfluss auf die Wirksamkeit der Projektarbeit und damit den Erfolg des Projektes haben Art und Umfang der Information, mit der alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter über das Projekt unterrichtet werden. Entsprechend dem Informationsbedarf der unterschiedlichen Projektbeteiligten (u.a. Leitungsgremium, Mitarbeiter) unterscheidet sich auch die Dichte, der jeweils weitergeleiteten Informationen: Während die unmittelbar am Projekt Beteiligten detaillierte Information erhalten, werden an die vorgesetzte Organisationseinheit bzw. Projekteinheit verdichtete Daten weitergegeben. Die Projektinformation muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • Die Informationen müssen regelmäßig und pünktlich zur Verfügung stehen.

  • Die Informationen müssen klar formuliert und übersichtlich sein.

  • Die Informationen müssen vollständig sein.

Um Projektziele, Projektfortschritte, aber auch Entscheidungen, Vereinbarungen, Störungen oder Ressourcen-Verwendungen zu erfassen, ist eine Projektdokumentation erforderlich. In der Projektdokumentation sind damit alle Unterlagen zusammenzuführen, die in Zusammenhang mit dem Projekt anfallen. Die Projektdokumentation ist ein Instrument, um gegenüber dem Projektförderer eine erfolgreiche Arbeit anzuzeigen oder über Schwierigkeiten bei der Projektbearbeitung zu berichten. Des Weiteren ist sie ein Instrument, mit deren Hilfe alle Projektmitarbeiter über den aktuellen Projektverlauf und den Stand der Arbeiten informiert werden. Zur Dokumentation von Projekten können u.a. herangezogen werden:

  • Projektantrag

  • Aktivitäten u. Termine

  • Meilensteine

  • Statusberichte

  • Besprechungsprotokolle

  • Projektbericht

  • Übersicht Projektmitarbeiter

  • Schnittstellen zwischen Beteiligten.

Nachfolgend werden Aufbau und Struktur einiger Dokumente beispielhaft vorgestellt.

Projektbeschreibung

Dieter Schwartz: Projektbeschreibung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.1)

Eine Projektbeschreibung fasst die wesentlichen Kennzeichen eines Projektes zusammen. Sie dient in erster Linie der Information der Mitarbeiter, da Verantwortlichkeiten, Kommunikationsschnittstellen und Abläufe festgelegt werden.

Tabelle 2: Beispiel für eine Projektbeschreibung

Projektbeschreibung

Projektname

MediaPrint

Kurzbeschreibung

Entwicklung und Einführung einer länderübergreifend einsetzbaren mobilen Serviceplattform für die Anbindung des technischen Außendienstes an das zentrale Host-System.

Zweck

Beschleunigte Auftragabwicklung

Projektziel

s.o.

Projektorganisation

Projektgeber

Fa. Musterfirma / Britische Niederlassung

Projektnehmer

Fa. Musterfirma / Deutsche Niederlassung

Projektleiter

Herr Mustermann

Projektmitarbeiter

Abt. II B

weitere Schnittstellen

DV-Abteilung

Projekttermine

Beginn des Projektes

25. Mai

Phase I

22. KW – 28. KW

Meilenstein 1

Ende 24. KW

Meilenstein 2

Ende 27. KW

Ende Phase I

Zwischenbericht I, Mitteilung an Abt. A

Phase II

30. KW – 40. KW

Meilenstein 1

34. KW

Meilenstein 2

39. KW

Ende des Projektes

30. September

Umlauf in Abt. II A

Unterschrift Abteilungsleiter A

Umlauf in Abt. II B

Unterschrift Abteilungsleiter B


Steckbrief

Dieter Schwartz: Steckbrief (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.2)

Ähnlich der Projektbeschreibung verzeichnet der Steckbrief wichtige Elemente eines Projektes. In seiner kurzen und plakativen Form richtet er sich jedoch in erster Linie an Außenstehende.

Tabelle 3: Beispiel für einen Steckbrief

Steckbrief: MediaPrint

Projektart: Entwicklung und Einführung einer länderübergreifend einsetzbaren mobilen Serviceplattform für die Anbindung des technischen Außendienstes an das zentrale Host-System.

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