Dieter Schwartz: Projektarbeit und –management: Projektinformation und -dokumentation (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7)

Entscheidenden Einfluss auf die Wirksamkeit der Projektarbeit und damit den Erfolg des Projektes haben Art und Umfang der Information, mit der alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter über das Projekt unterrichtet werden. Entsprechend dem Informationsbedarf der unterschiedlichen Projektbeteiligten (u.a. Leitungsgremium, Mitarbeiter) unterscheidet sich auch die Dichte, der jeweils weitergeleiteten Informationen: Während die unmittelbar am Projekt Beteiligten detaillierte Information erhalten, werden an die vorgesetzte Organisationseinheit bzw. Projekteinheit verdichtete Daten weitergegeben. Die Projektinformation muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Die Informationen müssen regelmäßig und pünktlich zur Verfügung stehen.

• Die Informationen müssen klar formuliert und übersichtlich sein.

• Die Informationen müssen vollständig sein.

Um Projektziele, Projektfortschritte, aber auch Entscheidungen, Vereinbarungen, Störungen oder Ressourcen-Verwendungen zu erfassen, ist eine Projektdokumentation erforderlich. In der Projektdokumentation sind damit alle Unterlagen zusammenzuführen, die in Zusammenhang mit dem Projekt anfallen. Die Projektdokumentation ist ein Instrument, um gegenüber dem Projektförderer eine erfolgreiche Arbeit anzuzeigen oder über Schwierigkeiten bei der Projektbearbeitung zu berichten. Des Weiteren ist sie ein Instrument, mit deren Hilfe alle Projektmitarbeiter über den aktuellen Projektverlauf und den Stand der Arbeiten informiert werden. Zur Dokumentation von Projekten können u.a. herangezogen werden:

• Projektantrag

• Aktivitäten u. Termine

• Meilensteine

• Statusberichte

• Besprechungsprotokolle

• Projektbericht

• Übersicht Projektmitarbeiter

• Schnittstellen zwischen Beteiligten.

Nachfolgend werden Aufbau und Struktur einiger Dokumente beispielhaft vorgestellt.

Projektbeschreibung

Dieter Schwartz: Projektbeschreibung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.1)

Eine Projektbeschreibung fasst die wesentlichen Kennzeichen eines Projektes zusammen. Sie dient in erster Linie der Information der Mitarbeiter, da Verantwortlichkeiten, Kommunikationsschnittstellen und Abläufe festgelegt werden.

Tabelle 2: Beispiel für eine Projektbeschreibung

Steckbrief

Dieter Schwartz: Steckbrief (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.2)

Ähnlich der Projektbeschreibung verzeichnet der Steckbrief wichtige Elemente eines Projektes. In seiner kurzen und plakativen Form richtet er sich jedoch in erster Linie an Außenstehende.

Tabelle 3: Beispiel für einen Steckbrief

Informationsmatrix

Dieter Schwartz: Informationsmatrix (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.3)

Das Informationsmanagement umfasst die kontrollierte und gezielte Weitergabe von Informationen während des Projektes, hierzu zählen beispielsweise die Präsentation von Ergebnissen, die Erläuterung von Verfahren oder die Vermittlung von Rahmenbedingungen. Auf regelmäßigen Projektbesprechungen können Verbesserungsmöglichkeiten eingebracht oder kann auf befürchtete Projektstörungen hingewiesen werden.

Tabelle 4: Beispiel für eine Informationsmatrix

In Form einer Matrix können die erforderlichen Informationsprozesse bzw. -instrumente erfasst werden. Ein erfolgreiches Informationsmanagement formt vorhandene Daten in solche Informationen um, die von den angesprochenen Partnern rasch und unmissverständliche erfasst werden können.

Termin- und Kapazitätsplanung

Dieter Schwartz: Termin- und Kapazitätsplanung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.4)

Termin- und Kapazitätsplanung sind eng miteinander verbunden. Nachfolgend sind die Projektphasen und der Aufwand im Jahresverlauf beispielhaft für die Erstellung eines Softwareproduktes dargestellt. Die einzelnen Projektphasen können durch unterschiedliche Kapazitäten bzw. Arbeitsintensitäten beschrieben werden; es gibt Projektphasen, die parallel verlaufen bzw. fließend in einander übergehen.

Projektstatusbericht

Dieter Schwartz: Projektstatusbericht (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.5)

Durch Zwischenberichte werden alle Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand gehoben. Es werden die erreichten Ergebnisse, der Status der Projektarbeiten und die unmittelbaren Folgeschritte angezeigt.

Projektbewertung

Dieter Schwartz: Projektbewertung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2014, Abschn. 3.9.2.7.6)

Mit Abschluss des Projektes sollte der Grad der Zielerreichung ermittelt und zugleich eine Bilanz gezogen werden. Dabei sind Beurteilungen der Kunden und Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Es kann zwischen messbaren (harten) und nicht messbaren (weichen) Zielgrößen unterschieden werden. Harte Ereignisse können z.B. Umsatz-, Kosten-Veränderungen, weiche Größen können z.B. die Verbesserung des Ansehens oder die Erhöhung der Kundenzufriedenheit sein. Bereits bei Projektbeginn muss festgelegt werden, welche harten und weichen Ziele erreicht werden sollen.