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Records Management, Schriftgutverwaltung und Compliance: Ein Überblick

Garantiert 28.5.2010, Ulrich Kampffmeyer, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Ulrich Kampffmeyer: Records Management, Schriftgutverwaltung und Compliance: Ein Überblick (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 9.4.5.1)

Records Management ist im angloamerikanischen Sprachraum ein feststehender Begriff. Er beinhaltet die ordnungsgemäße Verwaltung aller Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher, rechtlicher und geschäftlicher Aktionen notwendig sind. Basierend auf den Prinzipien ordnungsgemäßer Aufbewahrung und Erschließung von papiergebundenen Dokumenten hat sich im angloamerikanischen Raum eine Records-Management-Kultur entwickelt, die sich in den Geschäftsprozessen und der Archivierungsstrategie widerspiegelt.

In Deutschland gibt es diese ausgeprägte Tradition des Records Managements nicht. In der freien Wirtschaft haben sich Verfahren des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) und der elektronischen Archivierung in den letzten 20 Jahren etabliert. Übergreifend wird hier von DMS-Lösungen gesprochen. Zwar gibt es vereinzelt Produkte und Module von ECM- und ERP-Anbietern, die unter dem Begriff „Records Management“ angeboten werden (z.B. SAP Records Manager), jedoch wird der Begriff in Deutschland häufig anders benutzt als international gebräuchlich. Dies ist darauf zurückzuführen, dass in Deutschland anstelle des Begriffes „Record“ vom „Dokument“ gesprochen wird. Im angloamerikanischen werden jedoch „Record“ und „Document“ unterschieden. Dies zeigt sich z.B. auch in der Definition für ECM Enterprise Content Management, die „Document Management“ und „Records Management“ unterscheidet und Records Management im Übrigen auch von der elekronischen Archivierung, im Angloamerikanischen „Digital Preservation“, abgrenzt. Seit 1999 ist ECM Enterprise Content Management die gebräuchliche Bezeichnung für DMS-Lösungen, die Records Management als wesentliche Komponente einbeziehen.

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