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Strategisches Management: Kostenstrukturanalyse

Garantiert 5.12.2013, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Strategisches Management: Kostenstrukturanalyse (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2013, Abschn. 3.3.4)

Die Frage richtet sich darauf, bei welchen Kostenarten am ehesten Potenziale der Kostensenkung bzw. der Umschichtung der Haushaltsmittel bestehen. Die Kostenstrukturanalyse macht fast nur bei flexibilisierten Haushaltsmitteln einen Sinn. Bei unflexiblen, klassisch-kameralistischen Haushaltsplänen braucht es mehrere Jahre, verbunden mit hohen Risiken von fachlich fragwürdigen Eingriffen seitens des Unterhaltsträgers, um entsprechende Umschichtungen zu erreichen.

Das Vorgehen lässt sich wie folgt skizzieren:

  • Zunächst wird die aktuelle Kostenstruktur nach Kostenarten dargestellt:

    Personalkosten, ggf. differenziert nach Personalgruppen wie Angestellte, Beamte; Angelernte, FaMIs, Bachelor-Bibliothekare, Master-Bibliothekare, Verwaltungskräfte

    Raum-, Gebäude-, Energiekosten

    Erwerbung, Lizenzierung

    IT-Dienstleistungen

    Verbrauchsmaterial

    Sonstiges.

  • Die eigene Kostenstruktur wird mit Durchschnittswerten vergleichbarer Bibliotheken oder mit solchen Bibliotheken verglichen, die als vorbildlich gelten. Die Daten entnimmt man den Haushaltsplänen. In vielen Fällen, besonders bei budgetierten bzw. Globalhaushalten, muss man sie erfragen.

  • Aus auffälligen Abweichungen ergeben sich Potenziale für Kostensenkungen bzw. Umschichtungen im eigenen Haushalt.

  • Oder man leitet Potenziale aus Zielen ab wie:

    Die Mittel für Erwerbung und Lizenzierung sollen gesteigert werden.

    Der Personaleinsatz im Publikumsbereich soll gestärkt werden, um eine bessere Dienstleistungsqualität zu erreichen.

    Raum-, Gebäude-, Energiekosten sollen gesenkt werden.

Klassische sowie leicht und rasch realisierbare Mittel zu Verbesserung der Kostenstruktur sind:

  • Einsatz von Fremdleistungen im Bereich Fachreferat bzw. Lektorat (Approval Plans, Standing Orders),

  • Einsatz von Fremdleistungen im Bereich Erschließung (Anwendung von Standard-Klassifikationen, für die Fremddaten erhältlich sind; Übernahme von Katalogisaten),

  • Einsatz von Fremdleistungen im Bereich Medienbearbeitung (Foliierung, Bucheinband, Signaturschilder),

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