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Thema des Quartals: Zugeschnittener Bestandsaufbau an Bibliotheken unter Einbezug externer Dienstleister: Bezug, Auswahl und Bearbeitung von Medien an der Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB)

Garantiert 6.2.2019, Nina Frank, Manuel Seitenbecher, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Nina Frank, Manuel Seitenbecher: Thema des Quartals: Zugeschnittener Bestandsaufbau an Bibliotheken unter Einbezug externer Dienstleister: Bezug, Auswahl und Bearbeitung von Medien an der Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 2)

Nina Frank, Manuel Seitenbecher: Thema des Quartals: Zugeschnittener Bestandsaufbau an Bibliotheken unter Einbezug externer Dienstleister: Bezug, Auswahl und Bearbeitung von Medien an der Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB) (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 2.1)

Einleitung

Nina Frank, Manuel Seitenbecher: Einleitung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 2.1.1)

Im Dezember 2014 beschloss der Stiftungsrat der ZLB die Neuausrichtung des Bestandsmanagements. Hintergrund war die auch im Vergleich zu anderen Öffentlichen und wissenschaftlichen Bibliotheken niedrige Fremddienstleistungsquote von unter 5 Prozent: der Bestandsaufbau beruhte überwiegend auf vorausschauenden Einzelentscheidungen der zuständigen Fachlektoren, die Medienbearbeitung wurde in der Regel im eigenen Haus betrieben. Eine überwiegende Umstellung des Bestandsmanagements auf Standing-Order-Pakete, Approval-Plan- Lösungen und regalfertige Medienbelieferung sollte Arbeitszeit für neue Tätigkeiten in der Bibliothek freisetzen. In einem zweistufigen Verfahren wurden zunächst 2016 in einem ersten Schritt Teile der Buchbelieferung auf neue Bezugsmodelle umgestellt, bevor 2018 nach einer europaweiten Ausschreibung das finale Bestandskonzept umgesetzt wurde.

Der Weg zum neuen Bestandskonzept

Nina Frank, Manuel Seitenbecher: Der Weg zum neuen Bestandskonzept (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 2.1.2)

Die ZLB ist nach Stiftungsgesetz im Kern die Öffentliche Zentralbibliothek Berlins mit landesbibliothekarischen Aufgaben. Pro Jahr werden etwa 40.000 Kaufmedien erworben, hinzukommen weitere etwa 30.000 Zugänge pro Jahr wie Pflichtexemplare, Geschenkmedien oder elektronische Medien – dies sollte sich im Wesentlichen auch nicht auf Grund des zu überarbeitenden Bestandsbezuges ändern. Die ZLB agiert dabei im Verbund mit den Bezirksbibliotheken Berlins – diese sind jedoch jede für sich eigenständig und entscheiden über Angebote und Medienbezug selbstständig. Das Bestandskonzept bezieht sich nur auf die Angebote der ZLB.

Die Entscheidung des Stiftungsrates basierte auf einem Gutachten der Professoren Konrad Umlauf und Cornelia Vonhof: In einem neu definierten Bestandssegment General Interest sollten mit möglichst großem Anteil an Fremddienstleistungen insgesamt 30.000 Medien erworben werden. Hierfür wurde der Bezug des ID-Vorab (ID-V) der ekz.bibliotheksservice GmbH empfohlen. Ein Bereich Special Interest sollte die besonders profilgebenden und die landesbibliothekarischen Fachgebiete umfassen.

Die ZLB hat daraufhin eine Projektstruktur aufgesetzt, in der unter Beteiligung von ca. 30 Mitarbeitern aus allen Abteilungen und Einbezug des Fachwissens weiterer Kollegen im Rahmen von mehrtägigen Workshops und Arbeitsgruppen die Umsetzung des verbindlichen Stiftungsratsbeschlusses ausgestaltet wurde. Dabei stellte sich heraus, dass der reine Bezug der Medien über bislang existierende Standing-Order-Pakete wie den ID-V der ekz an inhaltliche und organisatorische Grenzen stößt: Selbst der ID-V als marktgrößtes Standing-Order-Paket für Öffentliche Bibliotheken deckte nach Abzug der Berliner Verlage und der Staffelexemplare nur etwa 40 Prozent des Medienzugangs der ZLB pro Jahr ab. Da nicht vorab bekannt ist, welche Medien über das Standing Order-Paket kommen, wurden Probleme im weiteren zügigen Bestandsaufbau über andere Händler erwartet: Entweder man würde zahlreiche Doppelkäufe akzeptieren müssen, oder man würde die weiteren Medien erst mit einer deutlichen Verzögerung kaufen können. Im Kollegenkreis kritisch bewertet wurde auch, dass es mit Blick auf das Profil der ZLB keinerlei inhaltliche Einflussmöglichkeit auf die Standing-Order-Lieferungen geben würde.

Daher wurde in einem der Workshops ein zweistufiges Verfahren beschlossen: Um zügig mit den Veränderungen starten zu können, sollte ab 2016 zunächst der Bezug des ID-V und begleitender Lösungen im Kinder- und Jugendbereich gestartet werden. Bis 2018 sollte ein darauf aufbauendes weitergehendes und auf die ZLB zugeschnittenes Bestandskonzept entwickelt und umgesetzt werden, welche die geschilderten Probleme behebt.

Provisorischer Medienbezug 2016/17 mittels ID-V und Hugendubel Fachinformationen

Nina Frank, Manuel Seitenbecher: Provisorischer Medienbezug 2016/17 mittels ID-V und Hugendubel Fachinformationen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 2.1.3)

In den Jahren 2016 und 2017 wurden etwa 9.500 Titel pro Jahr über den ID-V und die dahinter stehende Lektoratskooperation erworben. Diese Titel beinhalteten nur Buchmedien und einen Ausschluss der Berliner Verlage, welche die ZLB über das Pflichtexemplargesetz erhält. Von den Titeln im ID-V wurde erwartet, dass diese zum Grundbestand einer Bibliothek in der Größenordnung der ZLB gehören und daher ohne Sichtung der Fachlektoren direkt von der ekz bezogen werden können. In jedem Fachgebiet bestand zudem die Möglichkeit, weitere Titel sowie Non-Books per Einzelauswahl durch die Lektoren zu erwerben, was weitere etwa 9.000 Titel ausmachte. Zusätzlich wurden Staffelungsquoten und -kriterien mit dem Ziel einer Bereitstellung vorgemerkter Medien innerhalb von 30 Tagen geschaffen.

Die Medien der Kinder- und Jugendbibliothek (KiJuBi) wurden aus dem Bezug des ID-V herausgenommen, da Profil und Menge nicht dem Bedarf entsprach. Stattdessen wurde eine Ausschreibung des Medienbezugs über von der ZLB erstellte Fächerprofile vorgenommen. Diese Approval Plans machten etwa 80 Prozent des Medienbezugs der KiJuBi aus. Den Zuschlag für die Ausschreibung erhielt die Firma Hugendubel Fachinformationen (HFI).

Insgesamt machte der Bereich aus ID-V, KiJuBi, Staffelung und Eigenkauf in diesen Bereichen etwa 30.000 Exemplare pro Jahr aus.

Über 10.000 weitere Exemplare wurden in Gebieten außerhalb des ID-V und der KiJuBi erworben. Hierzu gehörten Bereiche mit einer erweiterten Profiltiefe an der ZLB, beispielsweise die Berlin-Studien, Film und Musik sowie die Senatsbibliothek, die wissenschaftliche Spezialbibliothek für die Verwaltung des Landes Berlin, eine Abteilung der ZLB, als auch die fremdsprachige Belletristik. Der Großteil der Medien wurde hier weiterhin mittels Einzelauswahl der Lektoren erworben.

Insgesamt lag die Fremddienstleistungsquote nun bei ca. 45 Prozent.

Europaweite Ausschreibung des Medienbezugs für 2018 ff.

Nina Frank, Manuel Seitenbecher: Europaweite Ausschreibung des Medienbezugs für 2018 ff. (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 2.1.4)

Mit Jahresbeginn 2018 startete wie geplant die zweite Stufe des neuen Bestandskonzeptes der ZLB. Vorausgegangen waren dem zwei öffentliche europaweite Ausschreibungen. Ausschreibung 1 teilte die Gebiete der Geisteswissenschaften, der MINT und Wirtschaftsgebiete sowie der KiJuBi und der Belletristik und Romane samt Sprachlernbereichs in vier verschiedene Lose auf. Ausschreibung 2 beinhaltete jeweils mit einem Los den Notenbestand, die Musik-CDs und einen Teil des Filmbereichs. Die Aufteilung in zwei Ausschreibungen wurde vorgenommen, da es sich bei den Medien der Ausschreibung zum Großteil um preisgebundene Medien handelt und der Medienpreis daher nicht relevant für die Auswahlentscheidung war, während in Ausschreibung 2 die Medienpreise auf Grund fehlender Preisbindung eine zusätzliche Vergaberolle spielten. Außerdem waren die Markterfahrungen für Bewerber andere – so konnten sich bspw. auch Musikalienhändler bewerben. Für die Vergabeentscheidung wurde jedes Los einzeln betrachtet, so dass auch die Möglichkeit bestand, sich nur auf einzelne Lose zu bewerben. Entscheidend war jedoch, dass anders als zuvor ein Fachgebiet aus einer Hand von einem Händler bedient wird, um Doppelungen und Verzögerungen im Erwerb zu vermeiden.

Die vertragliche Leistung wurde für zunächst drei Jahre mit zweimaliger Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr ausgeschrieben. Längstens läuft der Vertrag demnach bis Dezember 2022.

Die Ausschreibung definierte neben Medienauswahl, Medienbearbeitung und Metadatenerstellung auch diverse andere Kriterien wie die der elektronischen Rechnungslegung und der Häufigkeit der Lieferung oder der Anzahl an Ansprechpartnern. Dabei bestand die Möglichkeit, sich mit anderen Dienstleistern oder Buchhändlern zusammenzuschließen und die Leistungen gemeinsam zu erbringen.

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