Themen
Termine und Adressen
 
Do not fill this:

Sie möchten folgenden Artikel lesen:

Umzug von Buchbeständen in Bibliotheken

Garantiert 9.6.2008, Jürgen Plieninger, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Jürgen Plieninger: Umzug von Buchbeständen in Bibliotheken (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.4)

Literatur und weitere Information

Jürgen Plieninger: Literatur und weitere Information (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.4.0)

Bibliotheksbau: Kompendium zum Planungs- und Bauprozess / Deutsches Bibliotheksinstitut. [Red.: Ute Kissling; Ute Stephan] Unter Mitarbeit von R: Iris Dannenbauer und Ute Kissling. – Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut, 1994. – 131 S.: Ill. (DBI-Materialien; 131) 3-87068-931-5

Bibliothekstechnik / Hrsg. Evelin Morgenstern; Robert Funk. – Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut, 1987. – VII, 243 S.: Ill., graph. Darst (DBI-Materialien, 65) (Arbeitshilfen für Spezialbibliotheken; 4) 3-87068-865-3

Delin, Peter; Ute Kissling: Bibliotheksumzug. – in: Bibliotheksbau. Kompendium zum Planungs- und Bauprozess / Deutsches Bibliotheksinstitut. – Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut, 1994. – S. 263–272.

Dörpinghaus, Hermann Josef: Der „Inventar“-Umzug einer Bibliothek als organisatorische Aufgabe. – In: Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie, 26.1979, S. 475–488. http://www.freidok.uni-freiburg.de/volltexte/2949/

Ellendt, Gabriele: Bibliotheksumzug. – in: Bibliothekstechnik / Hrsg. Evelin Morgenstern; Robert Funk. – Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut, 1987. – S. 183–203.

Jecht, Heike: Bibliotheksumgestaltung oder -umzug / Heike Jecht. Hrsg. von Gudrun Behm-Steidel. Fachhochschule Hannover / Fakultät III – Medien, Information und Design – Abteilung für Information und Kommunikation, o.J. – in: http://www.spezialbibliothek.de/Spezialbibliothekare/Infoagentur/Umgestaltung/Jecht_2.pdf

„Geld ist rund und rollt weg, aber Bildung bleibt“. 94. Deutscher Bibliothekartag in Düsseldorf 2005 / Hrsg. Daniela Lülfing. – Frankfurt am Main: Klostermann, 2006. – - 269 S.: Ill. (Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie: Sonderheft; 89).

Plieninger, Jürgen: Bibliotheksumzug / Jürgen Plieninger … Hrsg. Berufsverband Information Bibliothek / Kommission für One-Person Libraries. – 1. Aufl. – 2003. (Checkliste; 1) <http://www.opus-bayern.de/bib-info/volltexte/2003/12/>

Prost, Elisabeth und Nathalie Esnault: Déménager une bibliothèque. Paris: Électre-Éditions du Cercle de la Librairie, 2003. – 222 S.: Ill. 2-7654-0864-5

Saal, Hans-Peter: Umzugslogistik für Bibliotheken. innovative Lösungen zur Bestandszusammenführung und Herstellung der Aufstellungsfolge. – in: „Geld ist rund und rollt weg, aber Bildung bleibt“. 94. Deutscher Bibliothekartag in Düsseldorf 2005. Frankfurt am Main: Klostermann, 2006. – S. 142–153.

Aktuelle Adressen von Dienstleistern für Bibliotheksumzüge finden Sie unter 2.5.7.14 in diesem Handbuch.

Abgrenzung des Themas und Grundgesichtspunkte

Jürgen Plieninger: Abgrenzung des Themas und Grundgesichtspunkte (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.4.1)

Dieser Beitrag behandelt den Umzug von Buchbeständen. Die zeitlich davor liegenden Bau-, Raum- und Regalplanungen werden vorausgesetzt. Dieser Beitrag behandelt also nicht die Planung kurzer Wege, die Entwicklung eines roten Fadens für die systematische Aufstellung des Bestandes, die optimale Ausleuchtung der Regale oder dergleichen, sondern die reine Logistik. Auch bei dieser ist eine sorgfältige Planung die Voraussetzung zur Vermeidung von Verzögerungen und Stress während des eigentlichen Umzuges.

Gesichtspunkte, nach denen Sie die Planung und auch die Durchführung des Umzugs ausrichten sollten, sind

eine möglichst kurze Periode, in welcher der Bestand für die Benutzer nicht zur Verfügung steht,

Effizienz bei der Durchführung und

Schonung des Bestandes.

Planung des Umzuges

Jürgen Plieninger: Planung des Umzuges (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.4.2)

Planung der Art des Umzuges

Jürgen Plieninger: Planung der Art des Umzuges (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.4.2.1)

Am Anfang der Planungen sollte die Frage stehen, ob Sie den Umzug aus eigener Kraft bewältigen wollen oder ganz oder auch nur Teile outsourcen wollen oder können.

Für Outsourcing sprechen verschiedene Gründe:

die Größe des Bestandes und damit des Umzuges,

die Leistungsfähigkeit und Erfahrung von Spezialisten (einer Spedition) und damit auch

die Kostenreduzierung.

Für eine Bewältigung aus eigener Kraft sprechen

die Überschaubarkeit des Umzuges,

Kostengründe (wenn die Trägerorganisation für den Umzug kein Geld zur Verfügung stellen kann),

Inanspruchnahme von Abteilungen der Trägerorganisation, die solche Aktionen durchführen oder dabei entscheidend helfen können (Fahrbereitschaften, Hausmeisterzentralen, facility management-Abteilungen).

Checkliste Spedition

sich nach Spezialisten in der Nähe erkundigen

mehrere Kostenvoranschläge einholen

Referenzen einholen und überprüfen

genaue Absprachen in Bezug auf Termin, Zeitraum der Erledigung, Umfang, Fahrzeuge und Mitarbeiter.

Man sollte bei der Geschäftsleitung rechtzeitig genügend Mittel für Hilfskräfte beantragen. Außer wenn man einen Komplettservice bei einer Spedition geordert hat, ist es immer sinnvoll, Sondermittel zu beantragen, um Hilfskräfte über die in der Bibliothek vorhandenen Kräfte hinaus zur Verfügzung zu haben. Bedenken Sie: Für Sie und das Stammpersonal der Bibliothek kommt mit dem Umzug genügend Extraarbeit zu, weshalb Sie den Aufwand für Ausräumen, Transport und Einräumen komplett durch Sondermittel finanziert bekommen sollten. Alternativ ist auch die Verfügung von Hilfskräften aus anderen Abteilungen der Trägerorganisation als Forderung möglich. Es bleibt sowieso genügend Arbeit für die Koordination und die Bewältigung von unvorhergesehenen Problemen übrig, so dass Sie sich als Koordinationskraft und das Stammpersonal eher als mobile Einsatztruppe einplanen sollten. Sinnvoll sind sogar zwei Koordinationskräfte: Eine am alten, die andere am neuen Standort.

Eine feste Formel für den Einsatz von Hilfskräften besteht nicht. Wenn man viel Zeit, aber wenig Hilfskräfte zur Verfügung hat, kann man mit wenigen Kräften auskommen. Dann helfen alle beim Einpacken, in den Lastwagen laden, fahren alle an den neuen Ort, um dort wieder auszuladen und die Kartons an den neuen Standort zu bringen.

Zeitsparend ist jedoch die Einrichtung eines „rollierenden Systems“, bei dem die Helfer in verschiedenen Gruppen an beiden Standorten arbeiten: Rechnen Sie hier mit mindestens einem Fahrer, je einer Kraft am Standort für Transporte innerhalb des Hauses (mit Hilfe von Sackkarre, Laufwagen, Aufzug etc.) und 2 Kräften an jedem Standort, welche ein- und ausräumen. Natürlich sind dann auch mehr Kartons notwendig. An einem Tag lassen sich so mit sieben Kräften 15.000 Bände bewegen, so dass für einen Umzug mit 45.000 Bänden drei Tage anzusetzen sind. Soll mehr geleistet werden, müssen entsprechend die Hilfskräfte und die Transportmittel vermehrt werden, wobei auf Engpässe (Aufzüge!) Acht zu geben ist.

Terminplanung

Jürgen Plieninger: Terminplanung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 3.9.4.2.2)

Wenn die gesamte Trägerinstitution umzieht, ist es oft günstig, wenn die Bibliothek als erstes umzieht, es sei denn, Erfordernisse des Hauses (Handwerker in der Bibliothek noch nicht fertig, Zugänglichkeit noch nicht voll gewährleistet) verhinderten dies. Der Umzug der Bibliothek macht meist den Großanteil des Gesamtumzuges aus, so dass der Arbeitsbeginn der Mitarbeiter der Trägerorganisation gestört wird, wenn die Bibliothek im Umzug begriffen ist. Man hat auf diese Weise auch den Hausmeister für eventuelle Hilfeleistungen zur Verfügung, während bei einem späten Umzug der Bibliothek dieser mit dem Aufbau von Büromöbeln etc. ausgelastet ist. Weitere Gründe sind, dass die Kartons der Bibliothek gerne für den weiteren Umzug in Anspruch genommen werden, ebenso Hinweise und Hilfeleistungen strategischer und praktischer Art (das bedeutet einen Imagegewinn!).

Falls man die Wahlfreiheit bezüglich des Umzugstermins hat oder nur die Bibliothek umzieht, dann sollte man unbedingt überlegen, ob der Umzug nicht in einer benutzungsarmen Periode stattfinden kann. Schulferien oder Weihnachtsferien, in universitären Bibliothekssystemen bieten sich hier auch die Semesterferien an.

Negativ bei einem frühen Umzug schlagen oft Verzögerungen bei den Handwerkern zu Buche, wenn zugesagte Termine nicht eingehalten werden, beispielsweise Malerarbeiten noch ausstehen oder Böden noch versiegelt werden müssen. Diese kurzfristigen Verzögerungen sind oft nicht zu vermeiden, sprechen aber dafür, die Planungsarbeit möglichst früh in Angriff zu nehmen, damit die Planung „steht“ und ggf. nur noch die praktische Umsetzung aussteht, die man unter Umständen durch erhöhten Einsatz ausgleichen kann.

Gut vorsorgen sollte man im Falle eines selbst durchgeführten Umzuges mit Kartons und mit Transportmitteln. Wer mit normalen Umzugskartons arbeitet, sollte wissen, dass man diese höchstens zu einem Drittel füllen darf, um die Rücken des Hilfspersonals, die Kartons und Bücher selbst zu schonen. Bei voller Bepackung ist Bruch unvermeidlich! Andererseits verschwendet man bei zu geringer Auslastung der Kartons Platz im Transportmittel: Der Lastwagen ist schneller voll und transportiert gleichzeitig weniger! Zur Berechnung und Verhandlung mit der Spedition: ein Karton bis 80 l wird mit einer Raumeinheit (RE) und Umzugskartons mit mehr als 80 l mit 1,5 RE angesetzt. 1 RE entspricht 0,5 m2, 50 RE sind ein Möbelwagenmeter (MWM). -

Es gibt mittlerweile bei Speditionen auch Kartons, welche in den Abmessungen auf den Buchtransport abgestellt sind. Es lohnt sich, danach zu fahnden! In großen Institutionen gibt es zudem Stellen, welche Kartons sammeln. Bevor Sie auf den Markt gehen und nach dem Kauf oder der Miete von Kartons fragen, hören Sie sich in Ihrer eigenen Institution um, ob eventuell Kartons vorhanden sind. Bei Kartons ist übrigens eine gewisse Reserve immer mit einzuplanen!

Wenn Sie nicht mit einer Spedition umziehen, müssen Sie entweder die Dienste der Fahrbereitschaft der Trägerorganisation in Anspruch nehmen oder sich ein Fahrzeug mieten. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass Ihnen das Fahrzeug auch über die ganze Periode zur Verfügung steht, um hektische Suchen nach Alternativen zu vermeiden.

Zu den einen Umzug überaus erleichternden Transportmitteln gehört nicht zuletzt ein Aufzug. Stellen Sie sicher, dass er Ihnen zur Umzugszeit auch zur Verfügung steht und nicht durch parallel verlaufende Transporte von Handwerkern, Mitarbeitern oder durch zeitgleiche Umzüge anderer Abteilungen blockiert ist. Dies gilt übrigens für die Aufzüge beider Standorte! Und probieren Sie im Vorfeld, ob die Kisten auch wirklich gut in den Aufzug passen.

Bleibt bei der Rubrik „Transportmittel“ noch das Gerät zu nennen, mit dessen Hilfe man die Kartons vom Standort zum Lastwagen bzw. vom Lastwagen zum neuen Standort bewegt. Hier ist von Sackkarren oder Transportwagen die Rede, von denen man nie zu wenig haben kann. Ein Exemplar pro Stockwerk ist das Mindeste, was sein muss, eine strategische Einsatzreserve ist immer von Nutzen. Daher ist im Vorfeld weit ausholende Netzwerkarbeit zu leisten und sind zu allen möglichen Hausmeistern im Umfeld Beziehungen anzubahnen, um Sackkarren auszuleihen. Bücherwagen, welche auch immer gut zum Ordnen und Transportieren sind, können Sie von anderen Bibliotheken ausleihen.

Sie möchten weiterlesen?

Loggen Sie sich mit Ihrem Premium-Account ein oder erhalten Sie jetzt 14 Tage freien Zugang mit der Bestellung unseres Newsletters!

Jetzt gratis weiterlesen!
  • Zugriff auf alle Premium-Artikel der Seite!
  • Keine Kündigung erforderlich (Premium-Zugang endet automatisch)
  • Gratis und unverbindlich!
  • Zusätzlicher Fach-Newsletter für 0,00 €