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Weitere Begriffe, Definitionen und Abgrenzungen zum Records Management

Garantiert 28.5.2010, Ulrich Kampffmeyer, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Ulrich Kampffmeyer: Weitere Begriffe, Definitionen und Abgrenzungen zum Records Management (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 9.4.5.4)

Beim Records Lifecycle Management (RLM) handelt es sich um die Verwaltung des Lebenszyklusses nach der Dokumentenerstellung und vor der Langzeitarchivierung. Das Records Lifecycle Management beinhaltet in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem für die Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten bevor diese zu einem Record deklariert und in das Records Management überführt werden. Ferner wird eine Archivierungskomponente genutzt, die die langfristige, unveränderbare Verfügbarkeit aller Records sicherstellt. Im RLM wird das angebundene Archiv vom Records Management verwaltet, das gleichzeitig als Zugangskomponente für das Archiv dient.

Das Akronym EDRMS wird im englischen Sprachraum für ein kombiniertes „Electronic Document and Records Management System“ benutzt. Dieser integrative Ansatz, der die Verbindung von dynamisch ausgelegten Dokumentenmanagementlösungen zusammen mit eher statischen Records Management und Archivsystemen verbindet, ist für eine durchgängige und konsistente Nutzung sinnvoll. EDRMS-Lösungen sind in der Regel auch als nachgeordnete oder integrierte Systeme mit Fach- und Office-Anwendungen verknüpft. Records Management wird so zum Bestandteil der Softwarelösungen, mit denen die Mitarbeiter ständig am elektronischen Arbeitsplatz arbeiten. Direkt integrierte Lösungen bieten aus Prozesssicht durch die Möglichkeit der automatischen Übernahme von Indexdaten aus dem Bearbeitungskontext und durch die Integration in eine einheitliche Benutzeroberfläche erhebliche Vorteile gegenüber „Stand-alone“ Records Management Systemen.

Dokumentenmanagement wird im deutschen Sprachraum anders definiert als im angloamerikanischen. DMS Dokumentenmanagementsysteme wird im weiteren Sinn als Sammelbegriff für Archivierung, Scannen, Groupware, Workflow und andere Systemkategorien benutzt, die heute international als Enterprise Content Management (ECM) zusammengefasst werden. Records Management und Document Management sind im ECM-Konzept unterschiedene Funktionsgruppen. Das „klassische Dokumentenmanagement“ oder „Dokumentenmanagement im engeren Sinn“ umfasst die Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten während ihres Entstehungs- und Nutzungszyklus. Hierzu gehören Funktionen wie Check-In/Check-Out, Versionierung, Renditionierung und andere. Dokumentenmanagement verwaltet im Prinzip Dokumente bevor diese zu Records und/oder Archivobjekten werden. Dokumentenmanagement ist daher eine vorgelagerte Funktionalität zum Records Management. Während im Records Management die Informationsobjekte kontrolliert, gegen Veränderungen geschützt, nach Aufbewahrungsfristen statisch verwaltet und über Metadaten und Klassifikationsschema erschlossen werden, unterstützt das Dokumentenmanagement den dynamischen Teil des Lebenszyklus einschließlich Ändern und Löschen.

E-Mail-Management kann als zulieferndes System für Records Management betrachtet werden. E-Mails enthalten geschäftsrelevante Information und sind als Geschäftsbriefe zu bewerten. Dementsprechend ist ihre Verwaltung und Aufbewahrung im Rahmen unternehmensweiter Lösungen von großer Bedeutung. Dabei sollten E-Mails im Zusammenhang mit anderen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen erschlossen und verwaltet werden. Die große Herausforderung ist dabei die Identifikation aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger E-Mails, insbesondere wenn Unternehmen die private Nutzung von E-Mails zulassen. Unterschieden wird zwischen vollständiger und selektiver Archivierung, sowie der regelbasierten und manuellen Archivierung. Wichtig ist, E-Mails nicht in isolierten Repositories außerhalb des geschäftlichen Kontexts aufzubewahren. Es empfiehlt sich die Integration in ein ECM-System.

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