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Zeit- und Selbstmanagement: Aufgaben planen und durchführen

Garantiert 24.11.2010, Cornelia Vonhof, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Cornelia Vonhof: Zeit- und Selbstmanagement: Aufgaben planen und durchführen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.2)

Persönlicher Arbeitsstil und persönliche Leistungskurve

Cornelia Vonhof: Persönlicher Arbeitsstil und persönliche Leistungskurve (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.2.1)

Bei der Verteilung der Aufgabentypen über den Tag berücksichtigt man vernünftigerweise seine persönliche Leistungskurve. Ist die Konzentration am Morgen und Vormittag sehr hoch, sollte man die Bearbeitung von A-Aufgaben in diesen Zeitraum legen. Zeiten mit nachlassender Leistungsfähigkeit und Konzentration eignen sich dagegen für B- und C-Aufgaben. Neben dieser grundsätzlichen Disposition gibt es unterschiedlichste Arbeitsstile. Zwei grundlegenden Formen lassen sich als Grundmuster in vielen Fällen wiedererkennen:

  1. Mosaik-Stil: Kurze, intensive Arbeitseinheiten

    Hohe Arbeitsleistungen werden in kurzen, intensiven Arbeitseinheiten erbracht. Zwischen intensive Arbeitseinheiten werden mosaikartig B- und C-Aufgaben geschaltet. Hier empfiehlt es sich, eine tägliche Aufgabenliste zu erstellen, um den Überblick über die A-Aufgaben zu behalten.

  2. Block-Stil: Lange, ruhige Arbeitseinheiten

    Hohe Arbeitsleistungen werden in längeren, ruhigen Arbeitseinheiten erbracht. Hier muss die Tagesplanung darauf angelegt werden, längere ungestörte Zeitblöcke „freizuschaufeln“ und dies unter Berücksichtigung der persönlichen Leistungskurve. Hier empfiehlt es sich, nicht nur eine Tagesplanung im Blick zu haben, sondern eine Wochenplanung vorzunehmen. So können innerhalb der Wochenplanung längere Zeitblöcke für ruhige Arbeitsphasen (z.B. regelmäßig ein Vormittag) eingeplant werden, die von anderen Terminen frei gehalten werden.

Zeitmanagement praktisch – Tools und Helferlein

Cornelia Vonhof: Zeitmanagement praktisch – Tools und Helferlein (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.2.2)

Pomodoro: Unterstützung konzentrierter Arbeitseinheiten

Cornelia Vonhof: Pomodoro: Unterstützung konzentrierter Arbeitseinheiten (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.2.2.1)

Egal, ob man den Arbeitsstil mit kurzen, intensiven oder langen, ruhigen Arbeitseinheiten vorzieht, um effizient zu arbeiten, müssen Störungen und Unterbrechungen möglichst ausgeschlossen werden. Zudem sollte die eigene Leistungsfähigkeit durch regelmäßige Pausen erhalten werden. Dafür einen Zeitrhythmus zu entwickeln, wird von der Pomodoro-Technik* unterstützt. Sie besteht nur aus wenigen Regeln: Jede Aufgabe*, die am Tag erledigt werden muss, wird in Zeiteinheiten zu je 25 Minuten eingeteilt. Diese Zeiteinheiten werden Pomodoros (zu Deutsch Tomate) genannt, weil ihr Erfinder als Zeitmesser eine Küchenuhr* in Form einer Tomate verwendet. Eine Aufgabe die zwei Stunden in Anspruch nimmt, beinhaltet also vier Pomodoros. Zwischen jeder Zeiteinheit werden fünf Minuten Pause gemacht, nach vier Pomodoros eine etwas längere Erholungspause. Die kurzen Unterbrechungen sollen vor allem der Reflexion über die Aufgabe und der Entspannung dienen. Ziel der Pomodoro-Technik ist die Fokussierung auf eine einzelne Aufgabe und das Bewusstwerden des Zeitbedarfs für einzelne Aufgaben.

Aufgabenplanung mit Kalendern und To-do-Listen

Cornelia Vonhof: Aufgabenplanung mit Kalendern und To-do-Listen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.2.2.2)

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