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Zeit- und Selbstmanagement: Ziele und Aufgabentypen

Garantiert 24.11.2010, Cornelia Vonhof, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Cornelia Vonhof: Zeit- und Selbstmanagement: Ziele und Aufgabentypen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.1)

Lässt sich Zeit managen? Der Tag hat 24 Stunden und lässt sich darin auch nicht beirren. Deshalb kann Zeitmanagement nur durch Selbstmanagement erfolgen: Durch das Einteilen der eigenen (Arbeits-) Zeit, durch das Managen der eigenen Person und durch hilfreiche Arbeitsmethoden.

Zeitmanagement wird verstanden als zielgerichteter Umgang mit der eigenen Zeit, der dazu führt, von der Fülle der Aufgaben nicht überwältigt zu werden, sondern die eigenen Ziele und die Freude an der täglichen Arbeit nicht aus den Augen zu verlieren. Voraussetzung sind Klarheit der Ziele, mit Prioritäten versehene Aufgaben sowie die konsequente Anwendung von Arbeitstechniken. Folgende Fragen stehen dabei im Mittelpunkt:

  1. Welche Ziele verfolge ich? Welche Ergebnisse will ich erzielen? Wozu arbeite ich?

  2. Was tue ich eigentlich den ganzen Arbeitstag?

  3. Was kann ich tun, um effizienter zu arbeiten?

Zielsetzung: Persönliche und berufliche Ziele

Cornelia Vonhof: Zielsetzung: Persönliche und berufliche Ziele (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.1.1)

Will man für das Selbstmanagement eine solide Basis schaffen, so ist es ratsam, nicht sofort auf der Ebene von Aufgaben und deren operativer Bewältigung anzusetzen, sondern sich etwas grundsätzlicher mit persönlichen Zielen und Arbeitszielen zu beschäftigen. Fragen wie: „Welche Ziele verfolge ich?“, „Welche Ergebnisse will ich erzielen?“, „Wozu arbeite ich?“ können dabei Impulse setzen.

Ziele sind in der Zukunft liegende angestrebte Zustände, die möglichst präzise eine Veränderung gegenüber einem gegenwärtigen Zustand beschreiben. Dabei ist ein wesentliches Merkmal von Zielen, dass dieser künftige Zustand durch eigenes Handeln herbeigeführt werden kann. Der – im besten Fall schriftlichen – Formulierung von Zielen werden Motivations-, Orientierungs-, Kommunikationsfunktionen zugesprochen. Ziele sollen – und hier wird ihre Funktion im Kontext von Zeitmanagement sichtbar – beim Setzen von Prioritäten und beim Kategorisieren von zu erledigenden Aufgaben helfen.

Neben beruflichen Zielen sollten bei einer ganzheitlichen Betrachtung des Selbstmanagements auch persönliche Ziele („Lebensziele“) geklärt werden. Auf einer solchen Basis lassen sich Arbeitsziele einfacher priorisieren und einordnen.

Eine Systematisierung der Arbeitsziele schafft weitere Klarheit:

  • Standard- bzw. Routineziele sind Ziele, die vor allem das laufende Dienstgeschäft umfassen, die sich z.B. aus der Arbeitsplatz- bzw. Stellenbeschreibung ableiten lassen und das Ziel haben, den „Betrieb am Laufen zu halten“.

  • Verbesserungs- und Innovationsziele sind diejenigen Ziele, die Beiträge zur zukunftsorientierten Weiterentwicklung und Sicherung der eigenen Organisation im Auge haben. Häufig sind solche Ziele Inhalt von Zielvereinbarungen im Rahmen von Mitarbeitergesprächen.

Wie sich das Verhältnis von Standardzielen zu Verbesserungszielen darstellt, welche Möglichkeiten der Einzelne in seiner Arbeitsumgebung hat, um neben Standardzielen auch Verbesserungsziele zu verfolgen, hängt stark vom Arbeitsplatz und seinem Gestaltungsspielraum, vom herrschenden Führungsstil und der Unternehmenskultur, durchaus aber auch von der hierarchischen Einordnung einer Stelle ab. Klarheit über die eigenen, persönlichen wie beruflichen Ziele zu gewinnen, ist vor allem dann eine wesentlichen Hilfe, wenn die anstehenden Aufgaben in angemessener bzw. verfügbarer Zeit nicht mehr bewältigbar erscheinen, wenn also Zeitmanagement notwendig wird. Dann wird der Rückbezug auf die Ziele zum Maßstab der Prioritätensetzung für die Aufgaben.

Tätigkeitsanalyse: Was tue ich eigentlich den ganzen Arbeitstag?

Cornelia Vonhof: Tätigkeitsanalyse: Was tue ich eigentlich den ganzen Arbeitstag? (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 4.6.1.2)

Um Aufgaben effizient planen und erledigen zu können, müssen die Aufgaben, die den Arbeitstag füllen, bekannt sein. Immer dann, wenn die Zeit scheinbar oder tatsächlich nicht ausreicht, um alle anstehenden Aufgaben zu bewältigen, ist ein Filter notwendig, um Aufgaben zu identifizieren, die vorrangig bearbeitet werden müssen und solche, die liegen bleiben (müssen). Eine Kategorisierung von Aufgaben mit Hilfe des ABC-Aufgabenrasters (in Abwandlung der klassischen ABC-Analyse kann dabei helfen. Es erlaubt die Einteilung der Aufgaben in A-, B-, C-Aufgaben.

Abb. 1: ABC-Aufgabenraster

A-Aufgaben: Hauptaufgaben

Diese Aufgaben haben die höchste Priorität und sind mit den persönlichen wie den Arbeitszielen eng verknüpft. Sie beschreiben das, was den Kern der Tätigkeit am jeweiligen Arbeitsplatz ausmacht.

Für sie gilt:

  • sie müssen termingerecht angegangen und abgeschlossen werden

  • sie müssen mit hoher Qualität erledigt werden

Für einen bibliothekarischen Arbeitsplatz könnten A-Aufgaben sein:

  • Auskunftsdienst

  • Bestandsaufbau

  • Veranstaltungsplanung und -durchführung

  • Planung und Durchführung von Bibliothekseinführungen

B-Aufgaben: Nebenaufgaben

Diese Aufgaben tragen zur Erfüllung der Hauptaufgaben bei und führen, wenn sie nicht termingerecht erledigt oder vernachlässigt werden, zu Problemen bei den Hauptaufgaben.

Für sie gilt:

  • sie müssen in den Tagesablauf integriert werden, ohne ihn zu dominieren

  • sie sollten kritisch auf Rationalisierungspotenzial und Möglichkeit der Delegation geprüft werden

Für einen bibliothekarischen Arbeitsplatz könnten B-Aufgaben sein:

  • Erstellung von Statistiken und Berichten (soweit es sich nicht um eine Controller-Stelle handelt)

  • Fachlicher Austausch mit Kollegen

  • Aktenablage und Dokumentation

  • Besprechungen

  • Lektüre von Fachliteratur

  • Bearbeitung von Mails und Post

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