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Management und Marketing: Strategisches Management – Weitere Instrumente der Analyse der externen Umwelt: Benchmarking

Garantiert 25.4.2019, Konrad Umlauf, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Konrad Umlauf: Benchmarking (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.3.10.4)

Beim Benchmarking macht man sich auf die Suche nach „den Besten“, um ebenso gut oder sogar noch besser zu werden. Man spürt Best Practices auf und entwickelt Strategien, um gerade diese Praktiken zu übernehmen oder weiterzuentwickeln.

Gegenstand des Benchmarkings können sein:

  • Produkte bzw. Dienstleistungen, z. B. das persönliche virtuelle Bücherbord oder Kurse in Informationskompetenz,

  • Methoden bzw. Verfahren, z. B. der Geschäftsgang,

  • innerbetriebliche Vorgänge, z. B. die Ausgestaltung der leistungsorientierten Bezahlung bei Anwendung des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (Kommunen).

Die Zielgrößen, anhand von denen die Gegenstände verglichen werden, um Abstufungen nach gut – besser – am besten vorzunehmen, können die folgenden sein. Es versteht sich, dass nicht jede Zielgröße für jeden Gegenstand geeignet ist. Die Dauer des Geschäftsgangs beispielsweise misst man besser direkt in Tagen als indirekt mit dem Grad der Benutzerzufriedenheit, denn auf diese Zielgröße wirken auch viele andere Faktoren ein.

  • Kosten bzw. Wirtschaftlichkeit. An ihre Stelle können erforderliche Personalkapazitäten treten, die direkt mit Kosten zusammenhängen.

  • Qualität. Sie könnte gemessen werden, indem bestimmte Anforderungen formuliert werden, die erfüllt sein müssen. Beispielsweise kann als Qualität der Lehrbuchsammlung definiert werden, dass der Aktivierungsgrad über 90 Prozent und der Umsatz zwischen vier und sechs liegen.

  • Durchlauf-, Bereitstellungszeiten. So kann bei Vorbestellungen eine Wartezeit von höchstens fünf Tagen definiert werden.

Die Quellen, aus denen Informationen für das Benchmarking gewonnen werden können, sind umfassend. Häufig genutzte Quellen sind:

  • Mitarbeiter der Bibliotheken, die in das Benchmarking einbezogen werden,

  • Experten, denen man tiefe Kenntnisse und gutes Urteilsvermögen zutraut,

  • Fachliteratur, in denen über vorbildliche Praxis berichtet wird,

  • Testberichte, die aus Bibliotheken allerdings selten sind,

  • Konferenzen, auf denen einschlägige Berichte vorgetragen werden.

Ebenso breit und vielfältig sind die Methoden, mit denen Aussagen gewonnen werden können:

  • Befragung und Interviews. Bibliothekspersonal ist im Allgemeinen ziemlich auskunftsbereit, weil zwischen ihren Einrichtungen keine kommerziellen Wettbewerbsbeziehungen bestehen. Grenzen ergeben sich eher aus der Imagepflege.

  • Workshops. Eine gute Plattform, um in dieser Form Erfahrungsaustausch zu organisieren, sind Fortbildungsveranstaltungen.

  • Produktuntersuchungen. Das gilt vor allem für technische Sachverhalte wie z. B. Software oder Bibliotheksmöbel.

  • interne Dokumentationen. Hier gilt das selbe wie für Befragungen und Interviews.

Das Benchmarking beruht maßgeblich auf Vergleichen. Was kann womit verglichen werden? Die Tabelle gibt eine Übersicht:

internes Benchmarking

Vergleich von Abteilungen, Prozessen, Arbeitsplätzen in der eigenen Bibliothek

Wettbewerbs-Benchmarking

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