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Organisationsstruktur und Organisationsgestaltung: Organisationsgestaltung erfordert Entscheidungen

Garantiert 26.9.2019, Cornelia Vonhof, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Cornelia Vonhof: Organisationsgestaltung erfordert Entscheidungen (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.8.1.4)

Eine Organisation zu gestalten, erfordert es, eine Reihe von Entscheidungen zu treffen. Die erste Entscheidung, die zu treffen ist, ist die, wie die Arbeitsteilung gestaltet werden soll. Was ist die zweckmäßigste und zielführendste Art, nach der die Gesamtaufgabe, die eine Bibliothek zu erbringen hat, zerlegt wird? Wie kann diese Gesamtaufgabe (sehr vereinfacht und reduziert: die Bereitstellung von Medien und Informationsdienstleistungen) so in Teilaufgaben zerlegt werden, dass sie von einer Stelle – das ist die kleinste Organisationseinheit – übernommen werden kann?

Arbeitsteilung hat offensichtliche Vorteile: Sie ermöglicht überschaubare Aufgabenpakete und die Spezialisierung der Stelleninhaber auf eine Teilleistung der Gesamtaufgabe. Sie hat auch ganz offensichtliche Nachteile. Denn die bei der Arbeitsteilung entstehende Aufgabendifferenzierung und Spezialisierung muss wieder zusammengeführt werden. Die von unterschiedlichen Stellen erledigten Teilaufgaben müssen wieder zu einer geschlossenen Leistungseinheit zusammengeführt und koordiniert werden.

BeispielDie Aufgabe „Bereitstellung von Medien“ wird arbeitsteilig erledigt. Sie wird in Teilaufgaben wie Lektorat, Erwerbung, technische Medienbearbeitung, inhaltliche Erschließung unterteilt.

Diese Spezialisierung hat unmittelbar ersichtliche Vorteile in Bezug auf die jeweils erforderlichen Kompetenzen und Routinen der Mitarbeitenden bei der Erledigung der speziellen Teilaufgaben. Es entsteht jedoch auch die Gefahr, dass eine spezialisierte Aufgabe als sehr monoton und eindimensional wahrgenommen wird und der Blick für das Gesamtergebnis (das Medium, das letztlich möglichst schnell für Kunden bereitgestellt werden soll) verloren geht. Die einzelnen spezialisierten Teilaufgaben werden dann zu wenig aufeinander abgestimmt. Erheblicher Koordinations- und Integrationsaufwand entsteht.

Die arbeitsteilige Erfüllung von Aufgaben erfordert also Koordination der einzelnen Aktivitäten. Entscheidungen zu Arbeitsteilung und Arbeitsintegration sind untrennbar verbunden. Je stärker eine Gesamtaufgabe differenziert wird, desto aufwändiger wird die Integration.

Neben der Aufgabenspezialisierung sind zu zwei weiteren Gestaltungsparametern Entscheidungen zu treffen:

Weisungsbefugnisse gestalten

Durch Weisungsbefugnisse sollen die reibungslose Aufgabenerfüllung innerhalb einer Organisationseinheit sowie die Abstimmung zwischen unterschiedlichen Organisationseinheiten gesichert werden. Beim Einliniensystem hat ein Mitarbeitender genau einen Vorgesetzten, der verbindliche Entscheidungen trifft. Bei Unstimmigkeiten werden Entscheidungen auf der nächst höheren hierarchischen Stufe getroffen, auf der sich dann nämlich die gemeinsame vorgesetzte Person der betroffenen Parteien befindet.

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