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Organisationsstruktur und Organisationsgestaltung: Organisationsstruktur und ihre Folgen für die tägliche Arbeit

Garantiert 26.9.2019, Cornelia Vonhof, Quelle: Verlag Dashöfer GmbH

Cornelia Vonhof: Organisationsstruktur und ihre Folgen für die tägliche Arbeit (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Hans-Christoph Hobohm • Prof. Dr. Konrad Umlauf, Hamburg: Dashöfer 2019, Abschn. 3.8.1.3)

Bedenkt man, dass die Organisation (im instrumentalen Verständnis) ganz wesentlich die Bedingungen für gutes Arbeiten beeinflusst, wird deutlich, dass es von großer Bedeutung ist, diese Verantwortung aktiv wahrzunehmen und den gestalterischen Aspekt in den Vordergrund zu stellen.

Lange Abstimmungsprozeduren und Genehmigungsprozesse, mangelnder Informationsfluss, Abgrenzungskämpfe zwischen Abteilungen, Doppelarbeit etc. sind Phänomene, die den Arbeitsalltag in vielen Organisationen bestimmen. Dabei ist es oft aber nicht mangelnde Motivation oder gar Inkompetenz von Mitarbeitenden, sondern es sind ungeeignete Strukturen, die einen wesentlichen Anteil daran haben. Menschen passen ihr Verhalten ihrer Umgebung an. Organisationale Rahmenbedingungen fördern oder beschränken bestimmte Verhaltensmuster.

Vielfach ist es jedoch schwer, Ursache und Wirkung zu trennen. Wenn es also darum geht, eine Organisation so zu gestalten, dass Menschen in ihr gut zusammenwirken können, um das gemeinsame Ziel zu erreichen, dann lohnt sich eine gründliche Analyse von Ursachen, die dies behindern. Folgende Symptome können Hinweise auf Mängel in der Organisation geben:

Symptom

Beschreibung

Überlastung der Führungskräfte

  • Tagesgeschäft und Sachbearbeitung lassen Führungskräften kaum Zeit für strategische Fragen und für den direkten Kontakt zu ihren Mitarbeitenden.

  • Die Leitung befasst sich mit operativen Einzelheiten, dafür bleiben wichtige Entscheidungen liegen.

  • Beschlüsse der Leitungsgremien werden nicht konsequent umgesetzt.

  • Mitarbeitende klagen, die Führung sei zu wenig spürbar.

Informationspannen und Informationslücken

  • Mitarbeitende kennen wichtige Beschlüsse und Informationen nicht.

  • Informationen von oben nach unten oder von unten nach oben versanden. Anfragen, Ideen und Vorschläge bleiben unbeantwortet.

  • Dafür gibt es viel „Flurfunk“ und ungeschriebene Gesetze, die für engagierte Mitarbeitende zu Stolperfallen werden.

Schwierige Zusammenarbeit und Abgrenzungskonflikte

  • Gerangel um Zuständigkeiten und Ressourcen nimmt viel Aufmerksamkeit in Anspruch.

  • Die Auftragserteilung ist unklar oder wird als willkürlich wahrgenommen. Mitarbeitende klagen über eine ungerechte Verteilung der Aufgaben.

  • Teams oder einzelne Mitarbeitende schotten sich ab und verteidigen ihren Aufgabenbereich.

  • Fach- oder personenübergreifende Zusammenarbeit erfordert viel Überzeugungskraft.

Lustlosigkeit der Mitarbeitenden

  • Führungskräfte beklagen die fehlende Gesamtsicht des Betriebs und fehlendes Engagement bei den Mitarbeitenden.

  • Mitarbeitende vermeiden selbstständiges Handeln und sichern sich bei jedem Schritt ab.

  • Die Fluktuation und der Krankenstand sind hoch. Die Stimmung im Betrieb lässt zu wünschen übrig.

Verkrustung

  • Änderungen lassen sich nur mit großem Aufwand umsetzen, es ist viel Anpassungsarbeit notwendig.

  • Kleine Zwischenfälle erzeugen große Störungen.

  • Selbst Routinearbeiten bzw. Routineaufträge erfordern umfangreiche Absprachen und beschäftigen Gremien langwierig.

Leistungsschwächen

  • Beschwerden von internen und externen Kunden nehmen zu, bleiben aber ohne Folgen.

  • Zeitpläne werden nicht eingehalten und Termine werden verfehlt oder verschoben.

  • Projekte scheitern oder es gibt scheinbar unerklärliche Verzögerungen.

  • Nacharbeit und Korrekturen nehmen zu. Der Verbrauch an Material und Arbeitszeit ist ungewöhnlich hoch.


(vgl. Marek 2017, S. 3)

Lässt sich eines oder mehrere der genannten Symptome feststellen, dann sollte in einem zweiten Schritt folgenden Fragen nachgegangen werden:

Prüfbereich

Prüffragen

Zuständigkeiten

  • Sind Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden kongruent (AKV-Prinzip)?

  • Wie klar sind die Befugnisse und die Zuständigkeiten aller Beteiligten?

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